Τα πρακτικά της συνεδρίασης της Εκκλησίας παρέχουν το επίσημο, νομικό αρχείο των ενεργειών του συμβουλίου ή της επιτροπής. Είναι σημαντικές εσωτερικά για ιστορική ακρίβεια και χρησιμοποιούνται επίσης από εξωτερικά μέρη. για παράδειγμα, από τα ιδρύματα δανεισμού να διαπιστώσουν ότι η εκκλησία έχει εγκρίνει ένα οικοδομικό έργο πριν από την έκδοση δανείου για αυτό. Ελεγκτές και η IRS εξετάζει επίσης τα πρακτικά ως απόδειξη ότι επιτρέπονται ορισμένες οικονομικές συναλλαγές. Στις περισσότερες οργανώσεις, ο γραμματέας ή γραμματέας καταγραφής λαμβάνει τα πρακτικά.
Περιεχόμενα
Ενώ το συγκεκριμένο περιεχόμενο ποικίλλει από την επιτροπή, γενικά, τα πρακτικά για όλες τις εκκλησιαστικές οργανώσεις περιλαμβάνουν:
- Στοιχεία της συνάντησης, όπως ο χρόνος, η ημερομηνία, ο τόπος, ο οποίος παρακολούθησε και προήδρευσε.
- Είτε πρόκειται για τακτική συνάντηση είτε για ειδική σύσκεψη και, ειδικότερα, ποιος κάλεσε τη σύσκεψη και για ποιο σκοπό - επισυνάπτοντας ένα αντίγραφο της ειδοποίησης σύσκεψης.
- Παραγγελίες για το τι συνέβη στη συνεδρίαση.
- Διακοπή και χρόνος.
- Υπογραφή γραμματέα και, μόλις εγκριθούν τα πρακτικά, ο προεδρεύων αξιωματικός.
Μία από τις πιο προκλητικές πτυχές της λήψης λεπτών είναι να καθορίσετε πόση λεπτομέρεια θα καταγράψετε. Η Ιστορική Επιτροπή των Μεντονιτών Αδελφών προτείνει να καταγραφούν τα κύρια σημεία των συζητήσεων που οδηγούν σε αποφάσεις, καθώς και οι εναλλακτικές λύσεις που εξετάστηκαν και μια περίληψη του γιατί η επιτροπή επέλεξε μία εναλλακτική λύση έναντι των άλλων. Το Ευαγγελικό Συμβούλιο για τη Χρηματοοικονομική Λογοδοσία υποδεικνύει ότι το συμβούλιο θεσπίζει μια πολιτική σχετικά με τις λεπτομέρειες που είναι συνεπείς ανεξάρτητα από τον κάθε γραμματέα. Προτείνει να περιληφθούν αρκετές λεπτομέρειες για να δείξει ότι το διοικητικό συμβούλιο ήταν συνετό, αλλά όχι τόσο πολύ που τα πρακτικά διαβάστηκαν σαν μυθιστόρημα.
Λαμβάνοντας τα λεπτά
Πριν αρχίσει η σύσκεψη, αποκτήστε αντίγραφο της ημερήσιας διάταξης. Καθώς η σύνοδος εξελίσσεται, να λάβετε λεπτομερείς σημειώσεις σχετικά με τα στοιχεία της συνεδρίασης, τις εκθέσεις του διοικητικού συμβουλίου, τις συζητήσεις και τις ενέργειες καθώς το συμβούλιο προβαίνει σε κάθε σημείο της ημερήσιας διάταξης. Καταγράψτε καταγεγραμμένες προτάσεις, ψηφίσματα και αποφάσεις, αλλά συνοψίστε τις συζητήσεις. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει το όνομα του κάθε προσώπου που κάνει μια κίνηση ή που κινεί τη δράση, καθώς και τις ενδεχόμενες συγκρούσεις συμφερόντων. Αφού ολοκληρωθεί η συνάντηση, μεταγράψτε και συμπυκνώστε τις σημειώσεις σας ώστε να συμπεριλάβετε τις κατάλληλες λεπτομέρειες και να τις τοποθετήσετε στη σωστή μορφή, ξεκινώντας από τα στοιχεία της συνάντησης, ακολουθώντας τη σειρά της ημερήσιας διάταξης.
Διατήρηση των πρακτικών
Αφού ολοκληρώσετε το σχέδιο των πρακτικών, μεταφέρετε το έγγραφο στα μέλη. Τα πρακτικά που έχετε συντάξει για αυτή τη συνεδρίαση θα εγκριθούν, με ή χωρίς διορθώσεις, κατά την επόμενη συνεδρίαση. Μόλις εγκριθούν τα πρακτικά, ετοιμάστε ένα τελικό αντίγραφο, στη συνέχεια υπογράψτε το έγγραφο και ζητήστε από τον προεδρεύοντα να τον υπογράψει επίσης. Αποθηκεύστε τα πρακτικά χρονολογικά σε ένα λεπτό βιβλίο με χαλαρά φύλλα, μαζί με την ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων. Αυτό το βιβλίο χαλαρό φύλλο πρέπει επίσης να περιέχει έναν πίνακα περιεχομένων, και αντίγραφα των κανόνων της εκκλησίας και της σύνταξης. Σε κάποιο σημείο, ίσως ετησίως, τα πρακτικά μπορεί να είναι επαγγελματικά δεσμευμένα.
