Η προετοιμασία και η σύνταξη καλών πρακτικών συνάντησης είναι δεξιότητες που μπορεί κανείς να αποκτήσει με λίγη προετοιμασία και προσοχή στη λεπτομέρεια. Μια αμερόληπτη και σωστή καταγραφή των συναντήσεων αποτελεί νομική απαίτηση για πολλές επιχειρήσεις. Είτε γράφετε πρακτικά για μια επαγγελματική, πολιτική, κοινωνική ή εθελοντική οργάνωση, τα πρακτικά θα αποτελέσουν μόνιμο μέρος της ιστορίας του οργανισμού. Σε πολλές περιπτώσεις, τα πρακτικά κρατούνται για χρόνια, δεκαετίες και μερικές φορές αιώνες.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Ημερήσια διάταξη
-
Λίστα συμμετεχόντων
-
Μαγνητόφωνο
-
Σημειωματάριο
Φτάστε νωρίτερα στη συνεδρίαση με την ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης, τον κατάλογο των παρευρισκομένων και τον απαραίτητο εξοπλισμό για την καταγραφή των πρακτικών. Επιλέξτε μια θέση κοντά στον υπεύθυνο σύσκεψης. Η συνεδρίαση κοντά στον συντονιστή της συνάντησης σας επιτρέπει να ακούτε καλύτερα και να ζητάτε εύκολα διευκρινίσεις.
Ρωτήστε εάν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια μαγνητοσκόπια για να καταγράψετε μια ηχογράφηση της συνάντησης. Εάν σημειώνετε σε έναν υπολογιστή, βεβαιωθείτε ότι λειτουργεί σωστά και ότι έχετε ένα σημειωματάριο χαρτιού και όργανα γραφής που θα χρησιμοποιήσετε ως μέθοδο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας σε περίπτωση αποτυχίας του υπολογιστή.
Καταγράψτε την ημερομηνία και την ώρα που η σύσκεψη καλείται να παραγγείλει. Καταγράψτε την ουσία των εκθέσεων των αξιωματικών και των εκθέσεων των επιτροπών. Συνήθως, επισυνάπτονται πλήρη αναφορές στα πρακτικά της συνεδρίασης. Εγγραφή κινήσεων όπως συμβαίνουν. Συμπεριλάβετε ποιος εισήγαγε κάθε κίνηση, ο οποίος αποσπά την κίνηση και εάν η πρόταση εγκρίθηκε, η οποία είναι γνωστή ως "μεταφερθεί", ή απέτυχε. Εάν κατατεθεί ένα στοιχείο της ημερήσιας διάταξης - δεν έλαβε χώρα κατά τη διάρκεια της συνάντησης αλλά αναβλήθηκε για μεταγενέστερο χρόνο, σημειώστε ποιος παρουσίασε την πρόταση για την κατάθεση του στοιχείου και ποιος αποσπά την κίνηση. Ανακοινώσεις καταγραφής και ημερομηνίες συνεδριάσεων παρακολούθησης.
Βρείτε ή δημιουργήστε ένα πρότυπο λεπτών συνάντησης. Ο οργανισμός σας μπορεί να έχει ήδη ένα πρότυπο λεπτών συνάντησης. Αν όχι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα από τα πολλά πρότυπα λεπτών συνάντησης που είναι διαθέσιμα στο διαδίκτυο ή να δημιουργήσετε το δικό σας πρότυπο. Το πρότυπο χρειάζεται μια γραμμή κεφαλίδας, σώματος και υπογραφής. Ο τίτλος περιλαμβάνει το όνομα του οργανισμού και την ημερομηνία, ώρα και τόπο της συνεδρίασης.
Δημιουργήστε το σώμα του προτύπου χρησιμοποιώντας την ατζέντα της σύσκεψης ως οδηγό σας. Συμπεριλάβετε τα ακόλουθα στοιχεία σε αυτό το μέρος: στατιστικά στοιχεία συμμετοχής, έγκριση των τελευταίων πρακτικών της συνεδρίασης, εκθέσεις αξιωματικών και επιτροπών, παλαιές επιχειρήσεις, νέα επιχείρηση, ανακοινώσεις και χρόνος αναβολής.
Βεβαιωθείτε ότι το πρότυπο περιλαμβάνει γραμμές υπογραφής και γραμμές ημερομηνίας για τον γραμματέα και την εγκρίνουσα αρχή.
Προετοιμάστε τα λεπτά χρησιμοποιώντας το πρότυπο. Εξαλείψτε τις υπερβολικές λεπτομέρειες. Καταγράψτε τι αποφασίστηκε, ποιος θα κάνει την ενέργεια, πότε θα είναι και πώς ο οργανισμός θα γνωρίζει πότε θα ολοκληρωθεί η δράση. Αφού ολοκληρώσετε το πρώτο σας σχέδιο, ελέγξτε την μεταγραφή ήχου της συνάντησης για να βεβαιωθείτε ότι έχετε καταγράψει όλα τα απαραίτητα. Στη συνέχεια, επεξεργαστείτε τα λεπτά.
Τα πρακτικά είναι ένα αρχείο ενεργειών που λαμβάνει ο οργανισμός. Δεν είναι ένα αρχείο όλων όσων λέγονται, το οποίο είναι ένα αντίγραφο. Κρατήστε τα λεπτά σας επαγγελματικά. Μην συμπεριλάβετε τη γνώμη, την κρίση ή την ερμηνεία σας. Φράσεις όπως "έντονη συζήτηση" και "εξαιρετικό σχόλιο" δεν έχουν καμία θέση στα επαγγελματικά πρακτικά της συνάντησης. Ποτέ μην συμπεριλάβετε προτάσεις που αποσύρθηκαν.
Επισυνάψτε τις εκθέσεις αξιωματικών και επιτροπών στα ολοκληρωμένα πρακτικά. Κάντε τον απαιτούμενο αριθμό αντιγράφων. Αν είναι δυνατόν, διανείμετε τα λεπτά της συνεδρίασης πριν από την επόμενη σύσκεψη, ώστε να γίνονται γρήγορα προσθήκες ή / και διορθώσεις.
Συμβουλές
-
Ελέγξτε τους συμμετέχοντες στη λίστα σας καθώς φθάνουν στη συνάντηση. Καταγράψτε τα επιτεύγματα καθώς και τις ανησυχίες. Βεβαιωθείτε ότι τα ονόματα έχουν γραφτεί σωστά. Κρατήστε ένα αντίγραφο ασφαλείας των λεπτών σας. Μη φοβάστε να ζητήσετε διευκρινίσεις.
