Η ετήσια γενική συνέλευση είναι μια συνάντηση με τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου, μετόχους, επενδυτές και ανώτερα στελέχη για την ανασκόπηση των δημοσιονομικών πληροφοριών και την κάλυψη των βασικών αποφάσεων και των αλλαγών που έγιναν κατά τη διάρκεια του προηγούμενου έτους. Τα πρακτικά της Ετήσιας Γενικής Συνέλευσης καταρτίζονται ως πρακτικό της συνεδρίασης και περιέχουν συγκεκριμένες λεπτομέρειες για τις σημαντικές αποφάσεις που λαμβάνονται κατά τη συνάντηση και σημειώσεις για τους εκλεγμένους αξιωματικούς. Τα πρακτικά τυπικά επισυνάπτονται σε παράρτημα των εκθέσεων που συζητήθηκαν ή παρουσιάστηκαν κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης.
Πληκτρολογήστε το όνομα του οργανισμού σας, ακολουθούμενο από "Ετήσια Γενική Συνέλευση". Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε την πλήρη ημερομηνία και ώρα που ξεκίνησε η σύσκεψη και τη θέση της συνάντησης. Η τοποθεσία θα πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα της αίθουσας συνεδριάσεων και τον τόπο διεξαγωγής της συνεδρίασης.
Γράψτε το προοίμιο. Χρησιμοποιήστε τον λατινικό αριθμό "I" που ακολουθεί ο όρος PREAMBLE για να εισαγάγετε τους συμμετέχοντες. Κατάλογος όλων των μελών που συμμετέχουν στη συνεδρίαση, ξεκινώντας από τον πρόεδρο. Στη συνέχεια, απαριθμήστε τον αντιπρόεδρο, τον ταμία, τον γραμματέα και τα εκτελεστικά μέλη που είναι παρόντα. Για αυτό το τμήμα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είτε πλήρη ονόματα είτε πρώτα αρχικά και επώνυμα.
Κατάλογος παρατηρητών και συγγνώμη. Εάν υπάρχουν παρευρισκόμενοι της συνεδρίασης που δεν είναι αξιωματικοί ή μέλη της επιτροπής, μπορεί να αναγράφονται ως παρατηρητής ή συγγνώμη. Εάν κανείς δεν εμπίπτει σε καμία από τις δύο κατηγορίες, υποδείξτε "Nil" για κάθε μία από αυτές.
Εισάγετε τα πρακτικά της προηγούμενης συνεδρίασης. Χρησιμοποιήστε το Ρωμαϊκό νούμερο "II" ακολουθούμενο από ΛΕΠΤΑ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΗΣ ΣΥΝΑΝΤΗΣΗΣ για αυτό το τμήμα. Να αναφερθούν οι προτάσεις που μετακινήθηκαν, αποσπάστηκαν και μεταφέρθηκαν στην παρούσα συνεδρίαση.
Εισάγετε τις εκθέσεις της συνάντησης. Ξεκινήστε αυτήν την ενότητα χρησιμοποιώντας το Ρωμαίο νούμερο "III" που ακολουθείται από ΕΚΘΕΣΕΙΣ. Αναφέρετε τις αναφορές μεμονωμένα ως αντικείμενα προσαρτήματος.
Καταγράψτε τη διαδικασία των εκλογών. Χρησιμοποιήστε τον ρωμαϊκό αριθμό "IV" για να υποδείξετε τις εκλογές για τους αναπληρωτές αξιωματικούς, τον πρόεδρο, τον αντιπρόεδρο, τον γραμματέα, τον ταμία και οποιονδήποτε άλλο εκλεγμένο αξιωματούχο. Για κάθε υποψήφιο, θα πρέπει να συμπεριλάβετε: το πρόσωπο που έχει οριστεί. από τους οποίους προτάθηκαν. ο οποίος ανέθεσε την υποψηφιότητα. και εάν ο υποψήφιος αποθάρρυνε ή αποδέχθηκε την υποψηφιότητα. Ο εκλεγμένος αξιωματικός θα αναγράφεται ως τέτοιος εντός των πρακτικών.
Καταγράψτε τις εκλογές του δημόσιου λειτουργού. Αν εκλέγετε δημόσιους διακινητές, θα πρέπει να αναγράψετε το όνομα του υποψηφίου και τα άτομα που έχουν διορίσει και αποσπάσει τον αξιωματικό.
Αναφέρετε τις προτάσεις που υποβλήθηκαν ή παρουσιάστηκαν στη συνεδρίαση. Μια πρόταση είναι μια ψήφος υπέρ ή κατά μιας συγκεκριμένης πολιτικής ή απόφασης και μπορεί να παρουσιαστεί κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Αναφέρετε οποιαδήποτε από αυτές τις συζητήσεις στα πρακτικά και αναφέρετε εάν η πρόταση εγκρίθηκε ή απορρίφθηκε.
Καταγράψτε τα στοιχεία "Άλλα Επιχειρήσεις". Κάτω από τον ρωμαϊκό αριθμό "V", απαριθμεί και συνοψίζει οποιεσδήποτε συζητήσεις ή γεγονότα που έλαβαν χώρα κατά τη συνάντηση εκτός των εκλογών και των εισαγωγών. Μια λίστα με κουκκίδες ή 2 έως 3 προτάσεις σχετικά με κάθε στοιχείο είναι συνήθως αρκετή για την αναθεώρηση κατά την επόμενη συνεδρίαση.
Κατάλογος των πληροφοριών και των οικονομικών στοιχείων του παραρτήματος. Το τελευταίο τμήμα των πρακτικών της Ετήσιας Γενικής Συνέλευσης πρέπει να απαριθμεί τα προσαρτήματα που αναφέρονται προηγουμένως στα πρακτικά και να τελειώνει με μια περίληψη των οικονομικών στοιχείων που παρέχει ο ταμίας.
Συμβουλές
-
Η Ετήσια Γενική Συνέλευση διεξάγεται συνήθως κάθε χρόνο για να ενημερώνει τα μέλη για τις δραστηριότητες του προηγούμενου έτους και να εκλέγει αξιωματούχους και δημόσιους υπαλλήλους για το επόμενο έτος. Αντίγραφα των πρακτικών της Ετήσιας Γενικής Συνέλευσης μπορούν να διανεμηθούν σε όλους τους συμμετέχοντες λίγο μετά τη συνεδρίαση. Ο γραμματέας ενδέχεται να χρειαστεί να υποβάλει αντίγραφο των πρακτικών της Ετήσιας Γενικής Συνέλευσης στην επόμενη συνεδρίαση για επανεξέταση.
