Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα πρακτικά των συνεδριάσεων ενός οργανισμού αντιπροσωπεύουν ένα νομικό έγγραφο το οποίο δεν μπορεί να αλλάξει χωρίς την ψήφο του διοικητικού συμβουλίου. Η εσφαλμένη τροποποίηση των πρακτικών μπορεί να οδηγήσει σε ακύρωση ή ακύρωση των ψήφων, των συμβάσεων, των προσλήψεων και άλλων ενεργειών που έγιναν κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης. Χρησιμοποιήστε μια απλή διαδικασία για να διασφαλίσετε ότι θα τροποποιήσετε σωστά τα λεπτά.
Προσδιορίστε εάν τα πρακτικά έχουν ήδη εγκριθεί επίσημα με την ψήφο του διοικητικού συμβουλίου ή αν έχουν υποβληθεί προς εξέταση μόνο σε πρόεδρο ή εκτελεστική επιτροπή. Τα σχέδια πρακτικών που δεν έχουν ψηφισθεί από ένα διοικητικό συμβούλιο μπορούν να τροποποιηθούν χωρίς ψηφοφορία από το διοικητικό συμβούλιο.
Εάν οι προτεινόμενες αλλαγές γίνονται σε ένα άτομο ή σε άτομα που εξετάζουν τα λεπτά πριν τα πρακτικά πάνε στο πλήρες συμβούλιο, προτείνετε τις αλλαγές που επιθυμείτε. Συγκρίνετε την τελική προτεινόμενη διατύπωση με τα αρχικά υποβληθέντα πρακτικά. Εξηγήστε τους λόγους για τις αλλαγές. Αν ο καθένας συμφωνεί, να έχει ένας γραμματέας να τροποποιήσει τα αρχικά υποβληθέντα, μη εγκεκριμένα πρακτικά.
Εάν γίνουν οι προτεινόμενες αλλαγές για λεπτά που δεν έχουν ακόμη εγκριθεί από το συμβούλιο και κατά τη διάρκεια συνεδρίασης του διοικητικού συμβουλίου, ακολουθήστε την ακόλουθη διαδικασία:
Ο πρόεδρος υποβάλλει πρόταση για την έγκριση των πρακτικών της συνεδρίασης. Περιμένετε να αποσπασθεί η κίνηση. Έχει ο πρόεδρος να ανοίξει το θέμα για συζήτηση. Έχει το πρόσωπο που προτείνει την τροποποίηση να παρουσιάσει το λόγο για τις αλλαγές. Μετά από συζήτηση, το πρόσωπο που προτείνει τις αλλαγές υποβάλλει μια πρόταση για την τροποποίηση των πρακτικών και να δώσει την ακριβή διατύπωση των προτάσεων. Περιμένετε να αποσπασθεί η κίνηση. Έχει ο πρόεδρος να κλείσει τη συζήτηση και να καλέσει την ερώτηση ή να πάρει την ψήφο. Καταγράψτε την ψηφοφορία, συμπεριλαμβανομένων των ονομάτων υπέρ, αντίθεσης και αποχής.
Εάν γίνουν οι προτεινόμενες αλλαγές για λεπτά που έχουν προηγουμένως εγκριθεί από το διοικητικό συμβούλιο, ακολουθήστε την ίδια διαδικασία για την τροποποίηση των λεπτών που υποβάλλονται για έγκριση από το διοικητικό συμβούλιο την πρώτη φορά.
Να έχει ο γραμματέας της ηχογράφησης ή το πρόσωπο που λαμβάνει λεπτά στη συνεδρίαση να κάνει τις αλλαγές στα πρακτικά. Στο επάνω μέρος του εγγράφου που περιλαμβάνει την ημερομηνία λήψης των πρακτικών, σημειώστε ότι τα πρακτικά τροποποιούνται τώρα. Να συμπεριληφθεί η ημερομηνία των αλλαγών και το όνομα του προσώπου που τροποποιεί τα πρακτικά.
