Οι εσωτερικοί έλεγχοι είναι πολιτικές που εφαρμόζονται για την αποφυγή κλοπής και ζημιάς σε πολύτιμα περιουσιακά στοιχεία μιας εταιρείας. Τα ενσώματα περιουσιακά στοιχεία, όπως η ακίνητη περιουσία, ο παραγωγικός εξοπλισμός, το απόθεμα και τα μετρητά, μπορεί να είναι μια πρόκληση να διατηρήσετε την ασφάλεια ανά πάσα στιγμή, αλλά εξοικειωθείτε με εσωτερικούς ελέγχους για τη διαχείριση υλικών περιουσιακών στοιχείων, μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε την ιδιοκτησία σας ασφαλή.
Ελεγχόμενη πρόσβαση
Ελέγξτε την πρόσβαση σε βασικές περιοχές των λειτουργιών σας, όπως εγκαταστάσεις αποθήκευσης αποθεμάτων, θησαυροφυλάκια και αίθουσες εξοπλισμού, με κλειδαριές ή σημεία ελέγχου ασφαλείας. Υπάρχουν διαθέσιμα ηλεκτρονικά συστήματα που σας επιτρέπουν να περιορίσετε την πρόσβαση σε ευαίσθητες περιοχές στο καθορισμένο προσωπικό χωρίς τη χρήση παραδοσιακών πλήκτρων. Αυτά τα συστήματα έχουν τη δυνατότητα να διατηρούν ένα αρχείο καταγραφής των οποίων οι εργαζόμενοι έχουν πρόσβαση σε συγκεκριμένες περιοχές σε συγκεκριμένες χρονικές στιγμές.
Θέματα αντιπροσωπείας
Εκχωρήστε μόνο δραστηριότητες που περιλαμβάνουν ανοικτή πρόσβαση σε αποθέματα, μετρητά και άλλα τιμαλφή στους πιο αξιόπιστους υπαλλήλους σας. Σύμφωνα με το Montana.edu, τα διευθυντικά στελέχη δεν πρέπει να επιτρέπουν σε κανέναν να υπογράψει το όνομα του διαχειριστή όταν ασχολείται με προμηθευτές, διανομείς ή πελάτες και δεν πρέπει να επιτρέπει σε κανέναν υπάλληλο τον αποκλειστικό έλεγχο ή την έκθεση σε δραστηριότητες παράδοσης ή διαχείρισης χρημάτων.
Θέματα ασφάλειας
Μια πειθαρχημένη προσοχή στη λεπτομέρεια είναι ζωτικής σημασίας για την ασφάλεια των υλικών σας περιουσιακών στοιχείων. Στερεώστε, ασφαλίστε και ασφαλίστε τις εγκαταστάσεις σας μετά από κάθε εργάσιμη ημέρα και χρησιμοποιήστε την παρακολούθηση της κάμερας για να καταγράψετε τους παραβάτες ή την ύποπτη δραστηριότητα. Κάνετε τραπεζικές καταθέσεις συχνά, και κρατάτε μόνο όσα χρήματα χρειάζεστε.
Διαδρομές πρόσβασης
Καταγράψτε την πρόσβαση στις ευαίσθητες περιοχές όποτε είναι δυνατόν. Σύμφωνα με το siterooms.com, τα αρχεία πρόσβασης είναι το κλειδί για αποτελεσματικούς εσωτερικούς ελέγχους. Διατηρείτε ένα ηλεκτρονικό αρχείο πρόσβασης σε περιοχές περιορισμένης πρόσβασης. Να απαιτούν οι ταμίες να συνδεθούν σε ταμειακές μηχανές με ένα μοναδικό αναγνωριστικό και δεν επιτρέπουν την ανταλλαγή μετρητών. Να απαιτούν από τους υπαλλήλους να επισημαίνουν τα αρχικά τους σε αποδείξεις τραπεζικών καταθέσεων, έντυπα παράδοσης, κασετόφωνα και άλλα έγγραφα ελέγχου.
Φυσικοί έλεγχοι
Εκτελέστε τακτικούς και τυχαίους ελέγχους του αποθέματός σας, του εξοπλισμού και των τραπεζικών λογαριασμών σας για να εντοπίσετε έγκαιρα την ύποπτη δραστηριότητα. Εξετάστε τη χρήση μιας εταιρείας ελέγχου τρίτου μέρους για να διασφαλίσετε την αξιοπιστία των αποτελεσμάτων του ελέγχου.
Μην επιτρέπετε στους υπαλλήλους να ελέγχουν τους δικούς τους τομείς ευθύνης. Για παράδειγμα, μην επιτρέπετε σε έναν υπάλληλο που είναι υπεύθυνος για την παραλαβή των παραδόσεων να ελέγχει την απογραφή πρώτων υλών και δεν επιτρέπει στον υπάλληλο που πραγματοποιεί τραπεζικές καταθέσεις να ελέγχει τις τραπεζικές καταστάσεις και τα αρχεία του ταμειακού μητρώου.
Διαφάνεια
Οι προαναφερόμενες έννοιες και τεχνικές μπορούν να βοηθήσουν στην πρόληψη των ζημιών και των ζημιών, αλλά καθιστώντας τις πολιτικές εσωτερικού ελέγχου εντελώς διαφανείς στους εργαζόμενους, τους πελάτες και τους επιχειρηματικούς συνεργάτες σας, μπορεί να συμβάλει στην αποφυγή περιστατικών από την πρώτη στιγμή. Για παράδειγμα, ενημερώστε τους υπαλλήλους σας ότι καταγράφεται η πρόσβαση σε περιοχές περιορισμένης πρόσβασης. ενημερώστε τους πελάτες ότι οι εγκαταστάσεις σας παρακολουθούνται μέσω επιτήρησης μέσω βίντεο. και ενημερώστε τους προμηθευτές σας για τις πολιτικές εσωτερικού ελέγχου.
