Οι καινοτομίες στην τεχνολογία των ηλεκτρονικών επικοινωνιών ώθησαν την εποχή της πληροφορίας, μια χρονική περίοδο με ρευστά, σχεδόν στιγμιαία μετάδοση πληροφοριών. Ο ψηφιακός κόσμος προσφέρει διεπαφές όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τα άμεσα μηνύματα και τα δωμάτια συνομιλίας που βοηθούν στην ταυτόχρονη μεταφορά πληροφοριών σε μεγάλο αριθμό ανθρώπων. Για πολλούς οργανισμούς, η ηλεκτρονική επικοινωνία έχει γίνει αναγκαιότητα συμμετοχής στο σύγχρονο εμπόριο. Το ηλεκτρονικό εμπόριο έχει ανοίξει πολλές ευκαιρίες, διότι επιτρέπει ευρείας κλίμακας παγκόσμια συνεργασία.
Ταχεία μετάδοση
Η ηλεκτρονική επικοινωνία επιτρέπει την ταχεία μεταφορά αγαθών, χρημάτων και ιδεών. Αυτό εξαλείφει την ανάγκη οι εργαζόμενοι να μεταφέρουν φυσικά ιδέες, μέσω του ταχυδρομείου, είτε αυτοπροσώπως είτε μέσω τηλεφώνου. Αυτό συμβαίνει επίσης σε μεγαλύτερη κλίμακα - για παράδειγμα, η αποστολή δώδεκα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποθηκεύει στον εργαζόμενο το χρόνο που θα χρειαζόταν για να πραγματοποιήσει 12 τηλεφωνικές κλήσεις ή να στείλει 12 σημειώσεις. Για να παραμείνουν ανταγωνιστικοί, οι σύγχρονοι χώροι εργασίας πρέπει να εργάζονται με την ίδια ταχύτητα με τους ανταγωνιστές τους, χρησιμοποιώντας το Διαδίκτυο και την ηλεκτρονική επικοινωνία.
Πληροφορίες Συνεργασίας
Η πληροφόρηση είναι ένα πολύτιμο εμπόρευμα για πολλούς οργανισμούς. Ορισμένα χαρακτηριστικά, όπως η ακρίβεια, η προσβασιμότητα, η εφαρμογή και η σπανιότητα, καθιστούν τις πληροφορίες πιο πολύτιμες. Οι πληροφορίες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να βοηθηθούν οι εργαζόμενοι στη λήψη αποφάσεων είναι επίσης πολύτιμες. Η δυνατότητα επικοινωνίας αυτών των πληροφοριών γρήγορα προσθέτει στην αξία των δεδομένων. Οι εργαζόμενοι που ερευνούν και μοιράζονται είναι σε θέση να λαμβάνουν πιο ενημερωμένες αποφάσεις πιο γρήγορα από ό, τι εάν χρησιμοποιούσαν μη ηλεκτρονική επικοινωνία.
Γενικά Συστήματα Πληροφοριών
Τα συστήματα πληροφοριών χρησιμοποιούν ηλεκτρονικές επικοινωνίες για τη συλλογή, επεξεργασία, αποθήκευση, ανάκτηση και διανομή πληροφοριών. Τα συστήματα αυτά βοηθούν τους εργαζομένους στην οργάνωση και τη συνεργασία. Ένα σύστημα πληθωρισμού γραφείων αποτελείται από τα φυσικά συστατικά, που ονομάζονται υλικό, και τα προγράμματα που δημιουργούν φιλικές προς το χρήστη διεπαφές επικοινωνίας, που ονομάζονται λογισμικά. Τα αρχεία υπολογιστών που ονομάζονται βάσεις δεδομένων αποθηκεύουν πληροφορίες για εταιρείες, εργαζομένους και έρευνα. Οι υπολογιστές που συνδέονται μέσω υλικού και λογισμικού ονομάζονται δίκτυα. Τα δίκτυα είναι βολικά εργαλεία για την ανταλλαγή πληροφοριών και τη συνεργασία στον χώρο εργασίας.
Λειτουργίες ηλεκτρονικής επικοινωνίας στο χώρο εργασίας
Σε ορισμένες περιπτώσεις, όπως το ηλεκτρονικό εμπόριο, απαιτούνται συστήματα επικοινωνίας για την είσοδο στην αγορά. Σε άλλες περιπτώσεις, η εταιρεία χρησιμοποιεί την ηλεκτρονική επικοινωνία για να διατηρήσει ή να κερδίσει πλεονέκτημα έναντι των ανταγωνιστών. Ένα καλά οργανωμένο σύστημα επικοινωνιών διατηρεί τον χώρο εργασίας πιο αποτελεσματικό παρέχοντας γρήγορη αλληλογραφία και βοηθώντας στη διαδικασία λήψης αποφάσεων προσφέροντας εύκολη πρόσβαση σε σχετικές πληροφορίες. Ορισμένες εταιρείες χρησιμοποιούν ηλεκτρονικές επικοινωνίες για να βοηθήσουν σε διοικητικές λειτουργίες όπως ο προγραμματισμός, η επεξεργασία συναλλαγών και η παρακολούθηση των φύλλων εργασίας των εργαζομένων. Η ηλεκτρονική επικοινωνία μπορεί επίσης να βοηθήσει στη συνεργασία μεταξύ των τμημάτων που συνδέουν πτυχές σχεδιασμού όπως ανάπτυξη, μάρκετινγκ και στρατηγική.
