Η ανάπτυξη βημάτων για την επεξεργασία παραγγελιών είναι ζωτικής σημασίας για την επιχείρησή σας. Χωρίς τη σωστή ροή εργασιών επεξεργασίας παραγγελιών, η επεξεργασία παραγγελιών στην επιχείρησή σας θα είναι χαοτική και αναξιόπιστη. Πάρτε το χρόνο να αναπτύξετε τις σωστές οδηγίες επεξεργασίας παραγγελιών και η επιχείρησή σας θα λειτουργεί πιο ομαλά και θα έχετε μεγαλύτερη ικανοποίηση του πελάτη.
Χρησιμοποιήστε μια τυποποιημένη φόρμα κατά τη λήψη παραγγελιών
Εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί έναν αντιπρόσωπο εξυπηρέτησης πελατών για να παραγγείλει ή ο πελάτης εισάγει παραγγελίες απευθείας μέσω του ιστότοπού σας, είναι ζωτικής σημασίας να έχετε μια τυποποιημένη φόρμα. Αυτό επιτρέπει στο πρόσωπο που συμπληρώνει τη φόρμα να γνωρίζει ποιες πληροφορίες απαιτούνται και διασφαλίζει ότι συλλέγονται όλες οι απαραίτητες πληροφορίες.
Κάθε στοιχείο αποθέματος μπορεί να έχει ελαφρώς διαφορετικές λεπτομέρειες παραγγελίας. Για παράδειγμα, αν χειρίζεστε ένα κατάστημα επίπλων, η φόρμα παραγγελίας για έναν καναπέ μπορεί να περιλαμβάνει τον τύπο του υφάσματος ενώ η φόρμα για ένα τραπέζι μπορεί να απαιτεί τον τύπο του φινιρίσματος.
Είναι σημαντικό να μην γίνονται αποδεκτά τα ελλιπή έντυπα παραγγελίας. Εάν μια φόρμα παραγγελίας δεν διαθέτει τις απαραίτητες πληροφορίες, θα πρέπει να επιστραφεί και να ολοκληρωθεί πριν να γίνει η επεξεργασία της.
Επιβεβαιώστε την εντολή
Αφού υποβληθεί ένα έντυπο παραγγελίας, θα πρέπει να επιβεβαιωθεί με τον πελάτη. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί στέλνοντας ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τα στοιχεία της παραγγελίας. Δεν είναι απαραίτητο να απαιτείται από τον πελάτη να επαληθεύει την παραγγελία. Αντ 'αυτού, βεβαιωθείτε ότι ο πελάτης θα πρέπει να επικοινωνήσει με την εταιρεία σας εάν υπάρχουν προβλήματα με την παραγγελία. Βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες επικοινωνίας της εταιρείας σας είναι εύκολα προσβάσιμες στον πελάτη.
Διανείμετε τη φόρμα παραγγελίας εσωτερικά
Αφού συμπληρωθεί το έντυπο παραγγελίας, θα πρέπει να διαβιβαστεί σε όλους όσους πρέπει να εκτελέσουν μια ενέργεια που σχετίζεται με την εκπλήρωση της εντολής. Αυτό περιλαμβάνει την αποθήκη, την υπηρεσία είσπραξης λογαριασμών και τον κατασκευαστή, εάν η εντολή εκπληρώνεται από τρίτο μέρος. Η αναμενόμενη ημερομηνία ολοκλήρωσης πρέπει να αναφέρεται σαφώς, ώστε όλοι οι συμμετέχοντες να γνωρίζουν το χρονοδιάγραμμα.
Επικοινωνήστε με τον Πελάτη
Είναι ζωτικής σημασίας να επικοινωνείτε με τον πελάτη. Ενημερώστε τον πελάτη εάν υπάρχει καθυστέρηση στην εκτέλεση της παραγγελίας. Το να είστε εκ των προτέρων και ειλικρινείς με τον πελάτη όταν υπάρχει ένα πρόβλημα είναι πολύ καλύτερο από το να το αγνοήσετε. Επίσης, ενημερώστε τον πελάτη όταν η παραγγελία παραδίδεται. Πείτε το στον μεταφορέα, τον αριθμό παρακολούθησης και την αναμενόμενη ημερομηνία παράδοσης. Ζητήστε πληροφορίες από τον πελάτη αφού λάβει την παραγγελία. Ζητήστε από έναν εκπρόσωπο εξυπηρέτησης πελατών να βεβαιωθείτε ότι ο πελάτης είναι ευχαριστημένος με την αγορά ή χρησιμοποιήστε μια ηλεκτρονική έρευνα για να λάβετε σχόλια. Είτε έτσι είτε αλλιώς, τα σχόλια των πελατών θα δώσουν πολύ χρήσιμη εικόνα για τη διαδικασία ολοκλήρωσης της παραγγελίας σας.
