Κατά τη σύνταξη μιας έκθεσης που θα παρουσιαστεί σε μια συνάντηση, θα πρέπει να ακολουθήσετε μερικές βασικές οδηγίες, οι περισσότερες από τις οποίες πιθανότατα έχετε μάθει στο σχολείο. Για παράδειγμα, πρέπει να είστε σίγουροι για το σκοπό της έκθεσής σας, πρέπει να εστιάσετε σε ένα ακριβές υποτομέα και πρέπει να γράψετε με το κοινό σας.
Γνωρίστε εκ των προτέρων το εκπαιδευτικό και εργασιακό υπόβαθρο των συμμετεχόντων στη συνάντηση. Αυτό σας βοηθά να γνωρίζετε πόσο από το θέμα πρέπει να εξηγήσετε. Για παράδειγμα, φανταστείτε ότι εκπονείτε μια αναφορά σχετικά με τον αριθμό των ατυχημάτων σε ορισμένες διασταυρώσεις των πόλεων που θα παρουσιαστούν στην επόμενη συνεδρίαση της Επιτροπής Κυκλοφορίας. Αν τρία από τα πέντε μέλη της επιτροπής έχουν υπόβαθρο στην επιβολή του νόμου, δεν θα χρειαστεί να εξηγήσετε φράσεις όπως "πλοήγηση σε στροφή".
Θυμηθείτε τις συμβουλές του δασκάλου του γυμνασίου: Μην προσπαθήσετε να αντιμετωπίσετε το σύμπαν. Γράψτε για ένα μικρότερο τμήμα του κύριου θέματος. Κάνει την αναφορά σας πιο κατανοητή. Για παράδειγμα, η "ασφάλεια των πεζών" μπορεί να είναι το κύριο θέμα για μια έκθεση μελέτης κυκλοφορίας, αλλά η έκθεσή σας περιορίζεται σε ένα μέρος αυτού του θέματος - βελτιώνοντας την ασφάλεια σε δύο διασταυρώσεις.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε δώσει αρκετό πλαίσιο στην εισαγωγή και την ολοκλήρωσή σας. Αυτό βοηθά τους συμμετέχοντες να κατανοήσουν τη σημασία των προτάσεών σας. Για παράδειγμα, αν η έκθεσή σας συστήνει να προσλάβετε επικουρικούς αστυνομικούς για να εργαστείτε στο δημοτικό δικαστήριο, η εισαγωγή σας θα εξηγούσε τους μακροχρόνιους αγώνες του δήμου για αντιστάθμιση των αυξήσεων των υπερωριών που καταβάλλονται στους αστυνομικούς. Το συμπέρασμα θα επαναλάβει τον τρόπο με τον οποίο αυτή η πρόταση είναι μόνο μία από τις πολλές που μπορούν να βοηθήσουν το δήμο να τρυπήσει τρύπες στον προϋπολογισμό του.
Αφήστε τον τίτλο της έκθεσης να υποδείξει αν η συνάντηση έχει προγραμματιστεί για την επίλυση προβλημάτων ή την παροχή πληροφοριών.Για παράδειγμα, αν ένας διευθυντής έχει καλέσει τη σύσκεψη για να ενημερώσει τα μέλη της ομάδας ότι οι πωλήσεις του τελευταίου τριμήνου έχουν αυξηθεί, ο τίτλος σας μπορεί να είναι "Πωλήσεις τρίτου τριμήνου: Ο αντίκτυπος των διαδικασιών εξυπηρέτησης των νέων πελατών".
Οι αναφορές συνήθως αποσκοπούν στην επηρεασμό των ενεργειών κάποιου. Αναφέρετε τα σχόλια που περιμένετε - και από ποιον. Για παράδειγμα, η έκθεση του σχολικού επιθεωρητή σχετικά με την αύξηση των βαθμολογιών των μαθητών μπορεί να συστήσει στο διοικητικό συμβούλιο να εγκρίνει ένα ψήφισμα που μετατρέπει ένα πιλοτικό πρόγραμμα σπουδών σε ένα μόνιμο.
