Αναφέρετε τη γραφή σε μια βασική δεξιότητα σε όλα τα επίπεδα των επιχειρήσεων. Η σύνταξη σαφών και συνοπτικών εκθέσεων αποτελεί βασική δεξιότητα για την αποτελεσματική επικοινωνία των επιχειρήσεων. Μια αποτελεσματική, καλά γραπτή αναφορά μπορεί να οδηγήσει τις πωλήσεις, να δημιουργήσει πιο συνεκτικές και καλύτερα λειτουργούντες ομάδες, να εξορθολογίσει τις διαδικασίες και να βελτιώσει τις οικονομικές λειτουργίες. Οι εκθέσεις μπορούν να προειδοποιήσουν τη διοίκηση για ευκαιρίες ανάπτυξης επιχειρήσεων, να εντοπίσουν τομείς όπου μπορεί να επιτευχθεί μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα και να καθιερώσουν συνεκτικές επιχειρηματικές διαδικασίες. Επειδή είναι τόσο σημαντικό για τη λειτουργία των περισσοτέρων επιχειρήσεων, η σύνταξη αναφορών θεωρείται μία από τις σημαντικότερες μορφές επιχειρηματικής επικοινωνίας.
Σκέψεις
Η σύνταξη αναφορών, επειδή είναι τόσο σημαντικό μέρος της επιχειρηματικής επικοινωνίας, πρέπει να είναι καλά σχεδιασμένη. Σημαντικές εκτιμήσεις είναι η γνώση του κοινού για το οποίο γράφεται η έκθεση, οι λόγοι για τη σύνταξη της έκθεσης, ο σκοπός για τον οποίο προορίζεται η έκθεση και τα ειδικά στελέχη που χρειάζονται για να συνεισφέρουν πληροφορίες που είναι απαραίτητες για την ολοκλήρωση της έκθεσης. Είναι ζωτικής σημασίας να προσδιοριστεί ο αριθμός των επιχειρηματικών πόρων που θα εισέλθουν στη σύνταξη της έκθεσης και να συγκριθεί η αξία αυτών των πόρων με την καθαρή απόδοση που αναμένεται από τη δημιουργία της έκθεσης. Εάν απαιτούνται πολλοί πολύτιμοι πόροι για τη σύνταξη μιας έκθεσης, αλλά η έκθεση θα παράγει μόνο ένα μικρό όφελος, τότε δεν είναι ένα αποτελεσματικό έργο. Μια λιγότερο χρονοβόρα μορφή επιχειρηματικής επικοινωνίας, όπως ένα μνημόνιο, μπορεί να είναι αυτό που χρειάζεται.
Σχεδίαση
Μόλις εξεταστούν και τεκμηριωθούν όλες οι εκτιμήσεις, ο συγγραφέας της έκθεσης - ή ο επικεφαλής του έργου αν αρκετοί συγγραφείς δημιουργούν την έκθεση - κατασκευάζει ένα σχέδιο. Ο σχεδιασμός είναι απαραίτητος για την αποτελεσματική επικοινωνία των επιχειρήσεων, πουθενά περισσότερο από ό, τι στην γραφή των εκθέσεων. Ένα ολοκληρωμένο σχέδιο για τη σύνταξη μιας έκθεσης περιλαμβάνει το χρονοδιάγραμμα για τη δημιουργία της έκθεσης, τα απαραίτητα υλικά, μια λίστα με όλους τους συνεισφέροντες και όλα τα απαραίτητα συμπληρωματικά υλικά και υλικά, όπως έργα τέχνης.
Παραγωγή
Η παραγωγή αποτελεί το σημαντικότερο βήμα σε όλα τα επιχειρηματικά προγράμματα επικοινωνίας. Κατά τη σύνταξη των εκθέσεων, η παραγωγή μπορεί να διαρκέσει λίγες μόνο ημέρες ή και αρκετούς μήνες, ανάλογα με το αντικείμενο του έργου. Είναι σημαντικό να συμβουλευτείτε το σχέδιο περιοδικά κατά τη διάρκεια μεγάλων έργων σύνταξης εκθέσεων για να διασφαλίσετε ότι το έργο βρίσκεται σε καλό δρόμο για την έγκαιρη ολοκλήρωση.
Ανασκόπηση
Μια έκθεση συνήθως εξετάζεται από τουλάχιστον τον συγγραφέα πριν δοθεί στους τελικούς παραλήπτες του. Η καλή γραμματική και το στυλ είναι απαραίτητες για όλες τις επιχειρηματικές επικοινωνίες, οπότε η αναθεώρηση πρέπει να περιλαμβάνει - τουλάχιστον - μια ανασκόπηση ορθογραφίας και στίξης. Εάν το επιτρέπει ο χρόνος, πρέπει να εκτελεστεί μια πιο εκτεταμένη ανασκόπηση του περιεχομένου. Εάν είναι δυνατόν, ο διορθωτής θα πρέπει να είναι κάποιος που βλέπει εκ νέου το υλικό. "φρέσκα μάτια" είναι ικανά να εντοπίζουν τυπογραφικά ή γραμματικά προβλήματα που κάποιος που έχει εμπλακεί στενά στη δημιουργία της έκθεσης δεν μπορεί να πιάσει.
Διανομή
Η παρουσίαση μιας έκθεσης μπορεί να λάβει διάφορες μορφές: Μια αναφορά μπορεί να παρουσιαστεί ως προβολή διαφανειών και συζήτηση, τυπωμένη και αποστέλλεται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στους αποδέκτες ή χωρισμένη σε διάφορες ενότητες και παραδοθεί σε αρκετές εβδομάδες σε διαφορετικούς παραλήπτες. Μια σύντομη έκδοση μιας μακροσκελής αναφοράς μπορεί να παρουσιαστεί, ενώ η πλήρης εκδοχή παρέχεται στην εκτύπωση. Οι μέθοδοι παράδοσης υπαγορεύονται από τη διάρκεια της έκθεσης, τη διαθεσιμότητα του συγγραφέα για να παρουσιάσει τα ευρήματα και τις γεωγραφικές θέσεις των παραληπτών.
