Καθιέρωση Buy-In
Η διαδικασία χαρτοφυλακίου έργου είναι μια μέθοδος που μπορεί να μεγιστοποιήσει το δυναμικό παραγωγής όλων των έργων που αναλαμβάνει ο οργανισμός σας σε δεδομένη χρονική στιγμή, με την επιφύλαξη περιορισμένων περιορισμών πόρων. Πριν ξεκινήσετε τις προσπάθειες διαχείρισης χαρτοφυλακίου έργου, δημιουργήστε ένα περιβάλλον κατανόησης και συνεργασίας μεταξύ των βασικών φορέων λήψης αποφάσεων στον οργανισμό σας. Η διαδικασία χαρτοφυλακίου έργου μπορεί να περιλαμβάνει τερματισμό των σημερινών έργων που μπορεί να είναι επιτυχημένα και έγκαιρα υπέρ έργων που έχουν μεγαλύτερο οικονομικό ή στρατηγικό αντίκτυπο στις δραστηριότητές σας. Είναι σημαντικό οι διαχειριστές να κατανοήσουν αυτή την έννοια για να αποφευχθούν τυχόν αισθήματα δυσαρέσκειας όταν συμβεί αυτό. Ενθάρρυνση μιας ομαδικής στάσης απέναντι στην επιλογή των έργων, αντί να εντοπίζονται μικρές ομάδες εργαζομένων με συγκεκριμένα έργα. Αυτό θα αποτρέψει τα αισθήματα απόρριψης που προκύπτουν στις ομάδες έργων που ανακατανέμονται ή κατανέμονται μεταξύ νέων έργων.
Προτεραιότητα
Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας διαχείρισης χαρτοφυλακίου έργου, θα διαθέτετε πόρους, συμπεριλαμβανομένου του χρόνου, των χρημάτων, της παραγωγικότητας των εργαζομένων και της τεχνολογίας σε εκείνα τα έργα που συμβάλλουν περισσότερο στην κερδοφορία της εταιρείας σας. Πριν από την εξέταση συγκεκριμένων σχεδίων, αναπτύξτε έναν κατάλογο με τις προτεραιότητες με τις οποίες θα κρίνετε τον καθένα. Παρακολουθήστε συνεχώς τη λίστα προτεραιοτήτων σας και προσαρμόστε την σε μεταβαλλόμενους στρατηγικούς στόχους και σε εξελισσόμενα επιχειρηματικά κλίματα. Τα στοιχεία βάσει των οποίων μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα στα έργα σας μπορεί να περιλαμβάνουν το κόστος, τη συμβολή στα έσοδα, τον αντίκτυπο στην αγορά, τα χρονοδιαγράμματα και την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων.
Προσδιορισμός χωρητικότητας και ζήτησης
Όλοι οι οργανισμοί αντιμετωπίζουν το πρόβλημα της αξιοποίησης περιορισμένων πόρων με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο. Συγκεντρώστε πληροφορίες σχετικά με την ικανότητα των πόρων σας και τις απαιτήσεις πόρων κάθε έργου προτού χρησιμοποιήσετε τη λίστα προτεραιότητας για να προσδιορίσετε ποια έργα θα αναλάβετε. Η συνολική ζήτηση πόρων όλων των επιλεγμένων έργων δεν μπορεί να υπερβεί την παραγωγική ικανότητα της εταιρείας σας. Για παράδειγμα, εάν η επιχείρησή σας διαθέτει δέκα υπολογιστές και είκοσι εργαζόμενους διαθέσιμοι για εργασίες στο έργο, δεν μπορείτε να επιλέξετε ένα χαρτοφυλάκιο έργων που απαιτεί είκοσι τρεις υπαλλήλους και έντεκα υπολογιστές. Οι περιορισμοί του προϋπολογισμού είναι επίσης ένας μεγάλος παράγοντας κατά τον προσδιορισμό του βέλτιστου συνδυασμού έργων.
Βελτιστοποιήστε το χαρτοφυλάκιο έργων
Οπλισμένοι με τον κατάλογο προτεραιοτήτων και πληροφορίες σχετικά με την ικανότητα των πόρων και τις απαιτήσεις πόρων των μεμονωμένων έργων, είστε πλέον έτοιμοι να επιλέξετε ένα σύνολο έργων που θα αναλάβουν και θα μεγιστοποιήσουν τη στρατηγική σημασία της εταιρείας σας. Λάβετε υπόψη ότι τα έργα που δεν έχουν επιλεγεί αρχικά δεν απαλείφονται απαραιτήτως. έργα μικρότερης προτεραιότητας μπορούν να αναληφθούν όταν οι πόροι απελευθερωθούν με την ολοκλήρωση έργων υψηλότερης προτεραιότητας.
Υπάρχουν διάφορα πακέτα λογισμικού που σας βοηθούν στη διαδικασία χαρτοφυλακίου έργου, αλλά για απλούστερα χαρτοφυλάκια έργων μπορεί να χρησιμοποιηθεί ένα δέντρο απόφασης για να περιγράψει όλες τις δυνατότητες που σχετίζονται με τον συνδυασμό των επιλεγμένων έργων. Ακολουθήστε τον σύνδεσμο στο τέλος αυτού του άρθρου για παράδειγμα ενός δέντρου αποφάσεων του έργου.
Πρώτον, απαριθμήστε κάθε έργο, μαζί με το συνολικό κόστος και τις απαιτήσεις του για τους υπαλλήλους, την τεχνολογία και άλλους πόρους. Στη συνέχεια, ξεχωρίστε τα έργα που έχουν υψηλότερη βαθμολογία σύμφωνα με τις προτεραιότητές σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα χαρτοφυλάκιο έργων που θα υποβληθείτε. Να θυμάστε ότι οι συνολικές απαιτήσεις πόρων όλων των επιλεγμένων έργων πρέπει να είναι μικρότερες από τις συνολικές δυνατότητες πόρων. Καθώς τα νέα δυναμικά έργα εισάγονται στον οργανισμό σας και με την ολοκλήρωση των τρεχόντων έργων, επανεξετάστε τη διαδικασία του χαρτοφυλακίου έργων για να αποφασίσετε ποια νέα έργα αξίζουν τους πρόσφατα διαθέσιμους πόρους με βάση τον ενημερωμένο κατάλογο προτεραιοτήτων και τις δυνατότητες πόρων.
