Δεν είναι ασυνήθιστο για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και τους παρόχους υπηρεσιών να επιβαρύνουν τους πελάτες. Για παράδειγμα, αν είστε σχεδιαστής ιστοσελίδων και το έργο στο οποίο εργάζεστε διαρκεί περισσότερο χρόνο και προσπάθεια από όσο νομίζατε, ίσως θέλετε να χρεώσετε περισσότερα. Σε αυτή την περίπτωση, είναι λογικό να εκδώσετε ένα χρεωστικό σημείωμα ή χρεωστικό σημείωμα στον πελάτη σας. Αυτό το έγγραφο χρησιμοποιείται ευρέως σε όλους τους κλάδους για αυξημένες χρεώσεις, τραπεζικές συναλλαγές και άλλα.
Συμβουλές
-
Ένα χρεωστικό σημείωμα ή ένα χρεωστικό σημείωμα είναι ένα έντυπο που εκδίδεται από τους πωλητές για να ειδοποιήσει τους πελάτες ότι δεν έχουν χρεωθεί ή χρεωθεί αρκετά. Έχει το ρόλο να διαχειρίζεται το υπόλοιπο που οφείλεται σε ένα συγκεκριμένο τιμολόγιο και να διορθώνει τα λάθη χρέωσης.
Τι είναι ένα Debit Memorandum;
Ας υποθέσουμε ότι διαθέτετε ένα γραφείο ψηφιακού μάρκετινγκ και ένας από τους πελάτες σας ζητάει πρόσθετες υπηρεσίες μετά την τοποθέτηση μιας παραγγελίας.Μπορείτε είτε να εκδώσετε χρεωστικό σημείωμα είτε ένα νέο τιμολόγιο που καλύπτει αυτές τις υπηρεσίες. Αν επιλέξετε την πρώτη επιλογή, είναι απαραίτητο να καταγράψετε το χρεωστικό σημείωμα στη μηνιαία κατάσταση των οφειλόμενων λογαριασμών.
Οι τράπεζες εκδίδουν χρεωστικά σημειώματα για να ενημερώνουν τους πελάτες σχετικά με τις χρεώσεις για πληρωμές δανείων, τόκους, αναδρομικά τέλη επιταγών, χρεωστικές χρεώσεις DDA και πίστωσης και ούτω καθεξής. Αυτό το έγγραφο μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για να χρεώσει μια προμήθεια ή να συμψηφίσει ένα πιστωτικό υπόλοιπο που παραμένει σε έναν λογαριασμό πελάτη. Σκεφτείτε το ως άτυπο τιμολόγιο.
Χρεωστικές κάρτες έναντι πιστωτικών σημειώσεων
Ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, είναι σημαντικό να κατανοήσετε τη διαφορά μεταξύ χρεωστικών και πιστωτικών μηνυμάτων. Το τελευταίο χρησιμοποιείται για τη μείωση του ποσού που ο αγοραστής οφείλει στον πωλητή. Οι αγοραστές καταγράφουν αυτή τη μείωση του οφειλόμενου υπολοίπου των λογαριασμών τους, ενώ οι πωλητές την καταγράφουν στο ισοζύγιο εισπρακτέων λογαριασμών τους.
Σε γενικές γραμμές, οι εταιρείες εκδίδουν πιστωτικό σημείωμα όταν τα τέλη που χρεώνονται σε έναν πελάτη είναι υπερβολικά υψηλά. Για παράδειγμα, ένα εργοστάσιο μπορεί να εκδώσει ένα τιμολόγιο 2.000 $ για 200 μονάδες αγαθών, όπου κάθε μονάδα κοστίζει $ 10. Ο αγοραστής ενημερώνει το εργοστάσιο ότι οι πέντε μονάδες είναι ελαττωματικές. Στην περίπτωση αυτή, το εργοστάσιο μπορεί να εκδώσει ένα πιστωτικό σημείωμα ύψους $ 50 και να καταγράψει τη συναλλαγή στους λογαριασμούς του.
Το ποσό που καθορίζεται στο πιστωτικό σημείωμα μπορεί να επιστραφεί στον αγοραστή ή να εφαρμοστεί για μια αγορά. Ακριβώς όπως ένα χρεωστικό σημείωμα, το έγγραφο αυτό είναι συνήθως για ένα προηγούμενο τιμολόγιο. Και τα δύο έγγραφα έχουν το ρόλο να διορθώσουν τα λάθη χρέωσης και τα σφάλματα τιμολογίου.
Δημιουργία σημείωσης χρέωσης
Ένα χρεωστικό σημείωμα είναι σχετικά απλό στη δημιουργία. Κατ 'αρχάς, καθορίστε πόσα χρήματα ο πελάτης σας οφείλει. Στη συνέχεια, επιλέξτε μια μορφή, όπως ένα δελτίο πληρωμής ή μια γραπτή επιστολή. Συμπεριλάβετε τις ακόλουθες πληροφορίες στο χρεωστικό σημείωμα:
- Όνομα και επιχειρηματικές πληροφορίες του πελάτη
- Το όνομα της επιχείρησής σας και τα στοιχεία επικοινωνίας
- Ο αριθμός φορολογικού μητρώου της εταιρείας σας
- Αριθμός αναφοράς πελάτη (προαιρετικό)
- Αριθμός και ημερομηνία τιμολογίου
- Σύντομη περιγραφή των αγορασθέντων αγαθών ή υπηρεσιών
- Ποσό οφειλόμενο από τον αγοραστή
- Όροι πληρωμής, συμπεριλαμβανομένων τυχόν καθυστερημένων τελών που ενδέχεται να ισχύουν
Δηλώστε τον λόγο για τον οποίο εκδίδετε ένα χρεωστικό σημείωμα. Περιγράψτε τι οφείλεται και γιατί. Χρησιμοποιήστε έναν επαγγελματικό ήχο. Εάν το χρεωστικό σημείωμα σχετίζεται με ένα προηγούμενο τιμολόγιο, συμπεριλάβετε τον αριθμό του στη σημείωση σας. Ανάλογα με τις προτιμήσεις σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου, έναν επεξεργαστή κειμένου, λογισμικό χρέωσης ή πρότυπα χρεωστικών σημειώσεων. Πολλοί ιστότοποι, όπως το Smartsheet, το Template.net και το Biztree, παρέχουν δωρεάν πρότυπα που μπορούν να προσαρμοστούν ανάλογα με τις ανάγκες σας. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να συμπληρώσετε, να κατεβάσετε και να εκτυπώσετε τη φόρμα.
Όταν τελειώσετε, στείλτε το χρεωστικό σημείωμα στους πελάτες σας. Αν δεν πληρώσουν εγκαίρως, δημιουργήστε και στείλτε ένα άλλο χρεωστικό σημείωμα. Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα λογισμικού όπως το QuickBooks για την τήρηση ακριβών αρχείων των χρεωστικών και πιστωτικών σας σημειωμάτων, τιμολογίων και άλλων οικονομικών εγγράφων.
