Η εξωτερική επικοινωνία είναι ο τρόπος επικοινωνίας μιας επιχείρησης ή ενός οργανισμού με εκείνους εκτός της οργανωτικής δομής. Αυτό κυμαίνεται από πελάτες και πελάτες, σε παρόχους υπηρεσιών κοινής ωφέλειας και επιχειρηματικούς εταίρους, σε φορείς συγκέντρωσης κεφαλαίων και ουσιαστικά σε όποιον δεν ανήκει στην εταιρία μισθοδοσίας. Η καλή εξωτερική επικοινωνία είναι εξίσου σημαντική με την καλή εσωτερική επικοινωνία, οπότε πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στο να διασφαλιστεί ότι όσοι βρίσκονται εκτός της εταιρείας λαμβάνουν την ίδια φροντίδα και σεβασμό με εκείνους που βρίσκονται μέσα στην εταιρεία.
Συγκεντρώστε εξωτερική ανατροφοδότηση. Η ανατροφοδότηση αναφέρεται στις αναφορές που έγιναν στην εταιρεία από όλες τις εξωτερικές πηγές, οι οποίες παρουσιάζουν πλεονεκτήματα και αδυναμίες στην ικανότητά σας να παρέχετε υπηρεσίες και προϊόντα. Εάν οι πελάτες καλούν να διαμαρτυρηθούν ή προσφέρουν έρευνες σε πελάτες που αξιολογούν την απόδοσή σας ή χρησιμοποιούν άλλη μέθοδο, η ανατροφοδότηση θα επισημάνει κενά στην επικοινωνιακή σας ικανότητα.
Αντιμετώπιση των ζητημάτων εξωτερικής επικοινωνίας που βρίσκετε. Μπορεί να διαπιστώσετε ότι οι πελάτες θεωρούν ότι δεν αντιμετωπίζονται με σεβασμό, ή ότι τους δίνεται η ευκαιρία να τρέξουν από εκπροσώπους της εταιρείας. Ενδέχεται να διαπιστώσετε ότι η υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι εσφαλμένη επισήμανση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από πελάτες ως ανεπιθύμητη αλληλογραφία, έτσι ώστε να μην λαμβάνονται αιτήματα και ερωτήσεις. Υπάρχουν εκατοντάδες πιθανά προβλήματα εξωτερικής επικοινωνίας. Αφού μάθετε ακριβώς τι προκαλεί εσφαλμένη επικοινωνία, μπορείτε να προχωρήσετε.
Δημιουργήστε μια λύση για τα εξωτερικά προβλήματα επικοινωνίας. Για παράδειγμα, εάν οι πελάτες αναφέρουν ότι οι εκπρόσωποι χρησιμοποιούν υπερβολικά τεχνική φρασεολογία, τότε εκπαιδεύστε τους αντιπροσώπους για να σπάσουν τα πράγματα όσο χρειάζεται. Εάν οι πελάτες σας αναφέρουν ότι η υπηρεσία τηλεφώνου σας δεν λειτουργεί, τότε το επισκευάστε και ρυθμίστε το ώστε να είναι όσο το δυνατόν πιο εύκολο να πλοηγηθείτε. Εάν οι πελάτες σε απευθείας σύνδεση θέλουν περισσότερες πληροφορίες, ενημερώστε τον ιστότοπό σας και ίσως να τους προσφέρετε έναν τρόπο παρακολούθησης παραγγελιών ή άμεσης βοήθειας μηνυμάτων από έναν εκπρόσωπο. Όποια και αν είναι η λύση, θα πρέπει να αντιμετωπίσει την ανησυχία και να παρουσιάσει μια εφαρμόσιμη λύση.
Συγκεντρώστε πληροφορίες σχετικά με τη λύση για το πρόβλημα εξωτερικής επικοινωνίας σας. Πρέπει να αποκτήσετε τα συναισθήματα εκείνων που επηρεάζονται από τη λύση για να δείτε αν έχει λυθεί ή όχι το ζήτημα, τόσο για τους υπαλλήλους της εταιρείας σας όσο και για τους εξωτερικούς αντιπροσώπους που συμμετέχουν στη διαδικασία εξωτερικής επικοινωνίας.
