Κάθε επιχείρηση που πωλεί ένα προϊόν έχει απογραφή. Τα προϊόντα πρέπει να είναι ακριβή, ώστε να μεγιστοποιούν τα κέρδη και να είναι ανταγωνιστικά έναντι των αντιπάλων της αγοράς. Για να γίνει αυτό, πρέπει να είναι γνωστή η αξία των προϊόντων και το κόστος παραγωγής τους. Ας δούμε δύο μεθόδους για την καταγραφή και την παρακολούθηση αυτής της ζωτικής σημασίας πληροφορίας - τα αέναα και περιοδικά συστήματα απογραφής.
Ορισμός απογραφής
Οι περισσότεροι σκέφτονται την απογραφή ως την προσφορά των αντικειμένων στο χέρι που προσφέρονται προς πώληση. Ενώ αυτό ισχύει, το απόθεμα είναι επίσης το όνομα για τους διάφορους λογαριασμούς στους οποίους ο λογιστής ή ο λογιστής καταγράφει αυτές τις πληροφορίες. Ένας λιανοπωλητής που αγοράζει τελικά προϊόντα και τους μεταπωλεί μπορεί να έχει ένα σχετικά απλό σύστημα απογραφής. οι κατασκευαστές θα έχουν πολλούς περισσότερους λογαριασμούς για να παρακολουθήσουν την αξία των εργασιών που βρίσκονται σε εξέλιξη και την αξία των πρώτων υλών που χρησιμοποιούνται στη διαδικασία παραγωγής.
Σύστημα διαρκούς απογραφής
Με ένα σύστημα διαρκούς απογραφής, όλες οι συναλλαγές καταγράφονται στο λογαριασμό απογραφής καθώς συμβαίνουν. Το υπόλοιπο του λογαριασμού αντανακλά το απόθεμα στο χέρι ανά πάσα στιγμή. Η φυσική καθυστέρηση στην καταγραφή των συναλλαγών είναι αυτή που χωρίζει το υπόλοιπο του λογαριασμού από το πραγματικό χρόνο. Με τεχνολογικές λύσεις όπως σαρωτές σημείων πώλησης, αυτή η καθυστέρηση μπορεί να είναι πολύ μικρή. Επειδή οι μετρήσεις αποθέματος και οι τιμές διατηρούνται συνεχώς, δεν χρειάζεται φυσική καταμέτρηση του αποθέματος με το διαρκές σύστημα.
Περιοδικό σύστημα απογραφής
Το περιοδικό σύστημα χρησιμοποιεί πολλούς λογαριασμούς για την καταγραφή πωλήσεων, την αγορά νέων προϊόντων και επιστροφών πελατών, μεταξύ άλλων. Οι λογαριασμοί αυτοί διατηρούνται μέχρι το τέλος της περιόδου απογραφής - το οποίο μπορεί να είναι μηνιαίο, τριμηνιαίο ή οποιοδήποτε άλλο χρονικό διάστημα που καθορίζεται από την εταιρεία - και στη συνέχεια συμφιλιώνονται με τον λογαριασμό απογραφής. Εκείνη την εποχή, οι λογαριασμοί συναλλαγών μηδενίζονται κατά την προετοιμασία για την επόμενη περίοδο απογραφής. Ένα σύστημα περιοδικού αποθέματος απαιτεί επίσης φυσική καταμέτρηση του αποθέματος στο τέλος της περιόδου. Τυχόν απαραίτητες προσαρμογές του λογαριασμού αποθέματος γίνονται και η περίοδος είναι πλήρης.
Κανονιστική εποπτεία
Το απόθεμα είναι ένα περιουσιακό στοιχείο, όπως τα μετρητά και τα ακίνητα. Όπως και άλλα περιουσιακά στοιχεία, το απόθεμα μπορεί να χειραγωγηθεί από αδίστακτους διαχειριστές. Ο νόμος Sarbanes-Oxley του 2002, που θεσπίστηκε ως απόκριση στα δημόσια σκάνδαλα της εποχής, κωδικοποίησε την απαίτηση ότι οι πληροφορίες που απελευθερώνει μια εταιρεία να είναι ακριβείς από κάθε ουσιώδη άποψη. Οι επιχειρήσεις πρέπει να επαληθεύσουν ότι οι εσωτερικοί έλεγχοι είναι επαρκείς και λειτουργικοί και ότι όλες οι οικονομικές καταστάσεις είναι ακριβείς. Επιβάλλονται κυρώσεις για μη συμμόρφωση. Η πράξη έχει αποκαταστήσει σε μεγάλο βαθμό την εμπιστοσύνη στην ακρίβεια των πληροφοριών που είναι διαθέσιμες στους δυνητικούς επενδυτές.
Πώς να επιλέξετε
Ο σημαντικότερος παράγοντας για να αποφασιστεί εάν θα χρησιμοποιηθεί το περιοδικό ή διαρκή σύστημα είναι η ικανότητα της εταιρείας να καταγράφει τα δεδομένα πωλήσεων όπως συμβαίνει. Η τεχνολογία κάνει αυτό πιο πιθανό από ποτέ, τόσο πολλές εταιρείες θα επιλέξουν το διαρκές σύστημα. Μια εταιρεία η οποία, για οποιονδήποτε λόγο, δεν είναι έτοιμη να το κάνει μπορεί να επιλέξει το περιοδικό σύστημα. Και στις δύο περιπτώσεις, οι κανόνες που διέπουν τη λογιστική απογραφής υπόκεινται στους ισχύοντες νόμους και πρότυπα λογιστικής βιομηχανίας, γνωστά στις Ηνωμένες Πολιτείες ως Γενικώς αποδεκτές λογιστικές αρχές (GAAP).
