Όταν μια επιχείρηση καθορίζει την ανάγκη αγοράς ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας, οι αποφάσεις σχετικά με τον παροχέα υπηρεσιών ή τον πωλητή που θα χρησιμοποιηθούν βασίζονται σε προτάσεις, γραπτές περιλήψεις σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο ο πάροχος ή ο πωλητής προτίθεται να καλύψει τις ανάγκες της επιχείρησης. Οι επιχειρήσεις ζητούν προτάσεις από άλλες εταιρείες μέσω της χρήσης RFP.
Ταυτοποίηση
Μια RFP είναι μια Αίτηση για Πρόταση, ένα επίσημο έγγραφο που περιγράφει την ανάγκη της εταιρείας για ένα προϊόν ή μια υπηρεσία και παρέχει μια περιγραφή για μελλοντικούς πωλητές ή παρόχους υπηρεσιών που θα ακολουθήσουν στην ανάπτυξη μιας πρότασης.
Χαρακτηριστικά
Τα RFP περιέχουν λεπτομέρειες σχετικά με το έργο, τις πληροφορίες του προϋπολογισμού, τις προθεσμίες και τα κριτήρια που θα χρησιμοποιηθούν για την επιλογή του πωλητή ή του παρόχου υπηρεσιών.
Πηγές
Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι επιχειρήσεις υποβάλλουν RFPs σε έναν συγκεκριμένο κατάλογο εταιρειών που έχει ήδη ελεγχθεί από την επιχείρηση. Άλλες φορές, οι επιχειρήσεις διαφημίζουν RFPs σε επαγγελματικά περιοδικά και εφημερίδες.
Χρονικό πλαίσιο
Οι ΠΠΠ παρέχουν προθεσμία για υποβολή προτάσεων, συνήθως αρκετές εβδομάδες ή μήνες από την ημερομηνία έκδοσης του RFP. Πόσο καιρό η επιχείρηση επιτρέπει τις προτάσεις εξαρτάται από το επείγον της ανάγκης της εταιρείας.
Οφέλη
Τα RFP βοηθούν να διασφαλιστεί ότι κάθε πρόταση που λαμβάνεται για ένα έργο περιέχει τις πληροφορίες που χρειάζεται η εταιρεία προέλευσης για να λάβει την απόφασή της. Κάνει επίσης τη διαδικασία πιο αντικειμενική καθώς απαιτεί από την εταιρεία να καθορίσει κριτήρια για την επιλογή του ποιος θα κερδίσει ένα έργο.
