Σύμφωνα με το Υπουργείο Οικονομικών των Η.Π.Α., "Ένα σύστημα διαχείρισης πληροφοριών (MIS) είναι ένα σύστημα ή διαδικασία που παρέχει τις απαραίτητες πληροφορίες για την αποτελεσματική διαχείριση ενός οργανισμού." Το MIS μπορεί να λάβει πολλές διαφορετικές μορφές, ανάλογα με την οργάνωση και τον τύπο της πληροφορίας που πρέπει να διατηρηθεί. Ωστόσο, υπάρχουν μερικά γενικά βήματα για το σχεδιασμό ενός Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης που θα πρέπει να ακολουθείται ανεξάρτητα από τις προσωπικές σας ανάγκες.
Αναλύστε τα υπάρχοντα συστήματά σας. Αξιολογήστε τις ανάγκες του οργανισμού σας για να καθορίσετε ακριβώς ποιοι τύποι πληροφοριών απαιτούνται για να βοηθήσετε στη διαδικασία λήψης αποφάσεων.
Προσδιορίστε ποιος χρησιμοποιεί κάθε στοιχείο του συστήματος πληροφοριών σας. Ερευνήστε τους υπαλλήλους σας για να μάθετε ποιος χρησιμοποιεί το MIS και ποιες πληροφορίες χρειάζονται για να έχει πρόσβαση.
Προσδιορίστε ποιες πληροφορίες είναι άμεσα διαθέσιμες και ποιες πληροφορίες δεν είναι διαθέσιμες. Στην έρευνα των υπαλλήλων σας, ρωτήστε για τις εμπειρίες τους με το τρέχον σύστημα, καθώς και για το πώς πιστεύουν ότι το σύστημα θα μπορούσε να βελτιωθεί.
Μάθετε πόσο αξιόπιστες είναι οι πληροφορίες σας. Μελετήστε το τρέχον MIS για να καθορίσετε πόσο συχνά ενημερώνονται οι πληροφορίες και από πού προέρχονται. Αναλύστε τις πληροφορίες για να διαπιστώσετε αν υπάρχει καλύτερος τρόπος συλλογής και ενημέρωσης των πληροφοριών.
Σχεδιάστε ένα πρωτότυπο Σύστημα Πληροφοριών Διαχείρισης. Χρησιμοποιήστε τις πληροφορίες που έχετε συντάξει για το τρέχον σύστημα και τις ανάγκες σας και χρησιμοποιήστε αυτές τις πληροφορίες για να σχεδιάσετε ένα πρωτότυπο του ιδανικού συστήματος για να ταιριάζει στις ανάγκες του οργανισμού σας. Χρησιμοποιήστε αυτές τις πληροφορίες για να συντάξετε μια λίστα με συγκεκριμένα κριτήρια για την επιλογή ενός συστήματος.
Ερευνήστε τα πραγματικά Συστήματα Πληροφοριών Διαχείρισης για να καθορίσετε ποια θα ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας. Συγκρίνετε τις διαθέσιμες εναλλακτικές λύσεις και προετοιμάστε μια ανάλυση κόστους-οφέλους για να προσδιορίσετε το MIS που θα ικανοποιεί πολλά από τα κριτήρια των προδιαγραφών σας με το χαμηλότερο διαθέσιμο κόστος.
