Σε όλο τον κόσμο, οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για επικοινωνία, μεταφορά δεδομένων και συνεργασία. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αποτελεί αποτελεσματικό εργαλείο για την αύξηση της παραγωγικότητας της επιχείρησης και την αύξηση της αξιοπιστίας των δεδομένων. Ωστόσο, η ευκολία χρήσης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η μειωμένη διατύπωση μπορούν να δημιουργήσουν αντιεπαγγελματικές επικοινωνίες και υπερφόρτωση δεδομένων. Η χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επιχειρήσεις έχει επίσης το μειονέκτημα ότι ανοίγει το δίκτυο του υπολογιστή σας σε πιθανούς ιούς και κακόβουλα προγράμματα που αποστέλλονται μέσω συνημμένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μειωμένα επίπεδα διαχείρισης
Οι εργαζόμενοι σε όλα τα επίπεδα της επιχείρησης μπορούν να στείλουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε οποιονδήποτε στην επιχείρηση. Αυτή η ευκολία αποστολής μηνυμάτων παρακάμπτει την καθιερωμένη αλυσίδα εντολών και διαταράσσει τις τυποποιημένες διαδικασίες αναθεώρησης για ζητήματα που σχετίζονται με το ανθρώπινο δυναμικό. Αυτό το άτυπο μπορεί επίσης να προκαλέσει διαταραχή στα στελέχη που πρέπει να επικεντρωθούν σε ευκαιρίες υψηλού επιπέδου και όχι σε καθημερινά θέματα προσωπικού.
Ακρίβεια
Η ευκολία αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να μειώσει την ακρίβεια των πληροφοριών. Ως πιο ανεπίσημο μέσο, οι αποστολείς συνήθως ανταποκρίνονται στα μηνύματα γρήγορα και δεν αναθεωρούν τις πληροφορίες. Οι εργαζόμενοι ενδέχεται επίσης να αισθάνονται πιεσμένοι να ανταποκριθούν γρήγορα σε αιτήματα χωρίς να λαμβάνουν υπόψη την ακρίβεια. Όταν αποστέλλονται μηνύματα με ανακριβείς πληροφορίες, μπορεί να είναι δύσκολο να διορθωθεί το σφάλμα λόγω της ταχείας διάδοσης των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άλλα μέρη.
Ανταγωνισμός
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να αυξήσει τον ανταγωνισμό των επιχειρήσεων Οι πελάτες μπορούν να αποστέλλουν προσφορές πωλήσεων σε ανταγωνιστές που ζητούν χαμηλότερες τιμές. Εάν λαμβάνουν χαμηλότερη τιμή, μπορούν να πάνε με έναν ανταγωνιστή ή να επιστρέψουν ζητώντας ακόμη χαμηλότερη τιμή. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο διευκολύνει επίσης τους πελάτες σας να συνεργάζονται με εταιρείες offshore που παρέχουν υπηρεσίες σε χαμηλότερες τιμές λόγω χαμηλότερων μισθών και χαμηλότερου κόστους ζωής σε αναπτυσσόμενες χώρες.
Επαγγελματικότητα
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να οδηγήσει σε χαμηλότερο επίπεδο επαγγελματισμού. Οι εργαζόμενοι τείνουν να χρησιμοποιούν μια λιγότερο επίσημη προσέγγιση στις επικοινωνίες όταν χρησιμοποιούν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα οποία μπορεί να φαίνονται αντιεπαγγελματικά για τους τρέχοντες και τους δυνητικούς πελάτες. Η μορφοποίηση της δημιουργικότητας μέσω αλλαγών κειμένου και χρώματος μπορεί να εμφανιστεί ως ανηλίκων και ασυνεπής με το προφίλ της εταιρείας σας.
Αυξημένη Απασχόληση
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να αυξήσει την ανάγκη για τους υπαλλήλους. Πρόσθετοι υπάλληλοι των υπηρεσιών εξυπηρέτησης πελατών ενδέχεται να χρειαστούν για να απαντήσουν στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των καταναλωτών και μπορεί να χρειαστούν περισσότεροι βοηθοί για να βοηθήσουν να ταξινομηθούν και να απαντηθούν οι επικοινωνίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τα πολυάσχολα στελέχη.
Πολλές πληροφορίες
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί εύκολα να δημιουργήσει υπερφόρτωση πληροφοριών στους παραλήπτες. Η ευκολία αντιγραφής μηνυμάτων σε ολόκληρο τον οργανισμό μπορεί να επιβαρύνει τους υπαλλήλους με ανεπιθύμητες ή περιττές πληροφορίες για έλεγχο. Η υπερφόρτωση πληροφοριών μειώνει την παραγωγικότητα.
Ασφάλεια
Η ασφάλεια των δεδομένων μπορεί να είναι δύσκολο να διατηρηθεί, αφού ευαίσθητες πληροφορίες μπορούν εύκολα να σταλούν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι ιοί που αποστέλλονται μέσω συνημμένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι οποίες προκαλούν ζημιά στο σύστημα ηλεκτρονικών υπολογιστών και απώλεια δεδομένων, μπορούν να θέσουν σε κίνδυνο τα δίκτυα υπολογιστών.
