Πριν από τη δημοτικότητα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι μεταδόσεις φαξ παρουσίασαν τον μοναδικό τρόπο για την ταχεία αποστολή γραπτών μηνυμάτων. Θα μπορούσαν να παρέχουν χαρτιά και εκτυπώσεις σε λίγα λεπτά για εκατοντάδες ή χιλιάδες μίλια. Δεδομένου ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει έρθει σε ευρεία χρήση, ορισμένες εταιρείες εγκατέλειψαν πλήρως τις συσκευές φαξ. Ωστόσο, τα φαξ έχουν κάποια πλεονεκτήματα έναντι της επικοινωνίας με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Προβλήματα χαρτιού
Δεδομένου ότι οι μεταδόσεις φαξ χρησιμοποιούν χαρτί και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα προβλήματα με το χαρτί θέτουν την επικοινωνία φαξ σε μειονεκτική θέση. Όπως και οι εκτυπωτές, οι συσκευές φαξ μπορεί να παρουσιάσουν εμπλοκές χαρτιού. Σε αντίθεση με τους εκτυπωτές, αυτές οι εμπλοκές χαρτιού μπορούν να εμφανιστούν σε μία από τις δύο μηχανές που χρειάζονται για να ολοκληρωθεί η μετάδοση φαξ. Το πρωτότυπο έγγραφο μπορεί να μπλοκάρει στο μηχάνημα αποστολής φαξ, ενδεχομένως καθιστώντας το έγγραφο άχρηστο αν η εμπλοκή είναι αρκετά σοβαρή. Στο τέλος λήψης, το χαρτί που εκτυπώνεται μπορεί να μπλοκάρει στο μηχάνημα φαξ, διακόπτοντας ολόκληρη τη διαδικασία. Το μηχάνημα λήψης θα μπορούσε επίσης να εξαντληθεί από το χαρτί και ο χρήστης για το σκοπό αυτό μπορεί να μην συνειδητοποιήσει ότι το χαρτί έχει φύγει για κάποιο χρονικό διάστημα. Αυτή η καθυστέρηση θα μπορούσε να προκαλέσει ανεπιθύμητη επικοινωνία για ώρες ή και ημέρες.
Διαδικασία ενός βήματος
Ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα των μεταδόσεων φαξ συμβαίνει όταν ένα άτομο ασχολείται με ένα υπογεγραμμένο έγγραφο ή ένα έγγραφο που υπάρχει μόνο σε έντυπη μορφή. Αν το άτομο θέλει να στείλει το έγγραφο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να προβάλει το έγγραφο με σαρωτή ή πολυλειτουργικό εκτυπωτή. Ο χρήστης πρέπει στη συνέχεια να επεξεργαστεί τη σαρωμένη εικόνα πριν επιλέξει ένα σημείο στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή για να αποθηκεύσει το σαρωμένο έγγραφο. Όταν το άτομο στέλνει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το αρχείο σάρωσης πρέπει να επισυνάπτεται στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αντίθετα, ένα άτομο που χρησιμοποιεί μια συσκευή φαξ απλώς τοποθετεί το έγγραφο στο μηχάνημα και χτυπά μερικά πλήκτρα για να το στείλει στο παραλήπτη.
Επεξεργασία
Τα έγγραφα που στέλνονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να επεξεργαστούν από έναν χρήστη, ενώ τα έγγραφα που αποστέλλονται με φαξ δεν μπορούν. Σε περιπτώσεις όπου τα δύο μέρη συνεργάζονται σε ένα έργο, η δυνατότητα επεξεργασίας του εγγράφου συμβάλλει στη διευκόλυνση αυτής της συνεργασίας, παρέχοντας στους δύο χρήστες την ευκολία να κάνουν αλλαγές γρήγορα. Αν τα δύο μέρη ασκούν μια αντιφατική σχέση, η μετάδοση φαξ μπορεί να είναι πιο ελκυστική. Η φύση του εγγράφου φαξ σε έντυπη μορφή καθιστά δυσχερέστερη την αλλαγή του εγγράφου ώστε να απειλεί ή να χειραγωγεί το άλλο μέρος.
Συνδυασμός
Πολλοί υπολογιστές και εκτυπωτές σήμερα μπορούν να στείλουν και φαξ και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Αυτό σημαίνει ότι τα ψηφιακά αρχεία μπορούν να αποστέλλονται από έναν υπολογιστή σε μια συσκευή φαξ, όπου παραδίδονται ως έντυπο έγγραφο. Αυτοί οι υπολογιστές και οι εκτυπωτές μπορούν επίσης να λαμβάνουν αποστολές φαξ από συσκευές φαξ, παρέχοντας τα πλεονεκτήματα τόσο του φαξ όσο και του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
