Οι επιχειρήσεις και οι οργανισμοί λειτουργούν με συστηματικούς τρόπους που αντικατοπτρίζουν το μέγεθος, το σκοπό, το στάδιο ανάπτυξης και τους στόχους της εταιρείας. Ένα οργανόγραμμα ή ένα οργανόγραμμα είναι μια οπτική αναπαράσταση αυτού του εσωτερικού συστήματος και της δομής που καθιστά ευκολότερη την κατανόηση των λειτουργιών και των ρόλων της εταιρείας. Δεδομένου ότι δεν λειτουργούν όλοι οι οργανισμοί με τον ίδιο τρόπο, υπάρχουν διαφορετικοί τύποι δομών οργανωτικού χάρτη, συμπεριλαμβανομένων των λειτουργικών, μητρικών, τμηματικών και επίπεδων. Κάθε μία από αυτές τις διατάξεις οργανωτικών γραφημάτων της εταιρείας έχει μια μοναδική εμφάνιση και παρέχει ένα λεπτομερές στιγμιότυπο της δομής του οργανισμού. Οι οργανωτικοί χάρτες είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για την απεικόνιση των σχέσεων αναφοράς και των ρόλων των ομάδων εντός του οργανισμού.
Γιατί η οργανωτική δομή έχει σημασία
Ένα διάσημο απόσπασμα από τον πρωτοπόρο του Hockey Hall of Fame Wayne Gretzky λέει ότι χάνουμε 100 τοις εκατό των πυροβολισμών που δεν παίρνουμε, τα οποία στο πλαίσιο του χόκεϊ, της ζωής και των επιχειρήσεων σημαίνει ότι δεν μπορείτε να επιτύχετε ένα στόχο εάν δεν παίρνετε Η οπτική και η αποστολή μιας επιχείρησης μπορεί να είναι συναρπαστική, αλλά χωρίς μια σαφώς καθορισμένη δομή, ένας οργανισμός δεν έχει κατεύθυνση, δεν έχει σαφείς στόχους και στόχους για να αναλάβει δράση, λείπει έτσι το 100% των ευκαιριών της για επιτυχία. Για παράδειγμα, σε μια τυχαία οργάνωση, οι εργαζόμενοι και τα τμήματα μπορεί να μην κατανοούν τον ρόλο τους και τη σημασία της συμβολής τους, η οποία μπορεί να οδηγήσει σε έλλειψη ηθικού και εξάντλησης. Όταν μια εταιρία καθορίζει οπτικά την οργανωτική δομή της, διευκρινίζονται οι περιγραφές θέσεων εργασίας, οι σχέσεις και οι ρόλοι των ατόμων και των τμημάτων και η επίτευξη των στόχων γίνεται πολύ πιο εύκολη.
Καθώς μεγαλώνει ένας οργανισμός, το οργανωτικό δομικό σχήμα της εταιρείας μπορεί να χρειαστεί να τροποποιηθεί για να αντανακλά τις αλλαγές στην εταιρεία καθώς εξελίσσεται. Για παράδειγμα, μια εκκίνηση θα μπορούσε να ξεκινήσει με ένα διαγράμματα πλαγμάτων, αλλά καθώς κερδίζουν δυναμική, μεταβείτε σε ένα τμηματικό διάγραμμα καθώς αναπτύσσονται νέες περιοχές και υποκατηγορίες. Όταν η τρέχουσα επιχειρηματική σας δομή δεν εξουσιοδοτεί τις ομάδες σας να εκπληρώσουν γρήγορα τους στόχους τους, αναζητήστε οδηγίες για να αξιολογήσετε εάν η αναδιοργάνωση της δομής σας θα αποκαταστήσει την ορμή και θα επιτύχει ταχύτερα τους στόχους σας.
Τύποι οργανωτικών δομών
Ένα οργανωτικό δομικό διάγραμμα μοιάζει με χάρτη διαφόρων ατόμων και τμημάτων εντός ενός οργανισμού. το επιχειρηματικό ισοδύναμο ενός οικογενειακού γενόγραμμα που απεικονίζει τις σχέσεις μεταξύ διαφόρων μελών μιας οικογένειας. Ακριβώς όπως ένα οικογενειακό γενόγραμμα μας βοηθά να κατανοήσουμε τη δομή μιας οικογένειας και τους ρόλους των ανθρώπων μέσα στην οικογένεια, ένα οργανωτικό δομικό διάγραμμα μας βοηθά να κατανοήσουμε τους ρόλους των ατόμων μέσα σε μια εταιρεία.
Αυτοί είναι οι τέσσερις κύριοι τύποι δομών οργανογράμματος που μπορεί να αντικατοπτρίζουν τις τρέχουσες λειτουργίες της εταιρείας σας ή να σας βοηθήσουν να αναδιαρθρώσετε σε διαφορετικό τρόπο λειτουργίας:
- Λειτουργικός: Ένα λειτουργικό χάρτη οργανικών εταιρειών απεικονίζει τι οι περισσότεροι άνθρωποι θα συσχετίζονταν με γραφειοκρατικούς ή ιεραρχικούς τρόπους λειτουργίας. Πρόκειται για μια παραδοσιακή δομή από την κορυφή προς τα κάτω με την C-Suite στην κορυφή, ακολουθούμενη από άλλα ανώτερα στελέχη και μεσαία στελέχη με την μεγαλύτερη δύναμη και επιρροή στην εταιρεία. Υπάρχουν σχετικά λίγοι υπάλληλοι που αναφέρονται στην κορυφή του διαγράμματος, με όλο και περισσότερους υπαλλήλους ή τμήματα που αναφέρονται στο κάτω μέρος του διαγράμματος. Όσο πιο κάτω πηγαίνετε στην οργάνωση, τόσο λιγότερη δύναμη έχουν οι άνθρωποι. Οι άνθρωποι χωρίζονται σε τμήματα ανάλογα με τη λειτουργία ή τις ικανότητές τους μέσα στην εταιρεία. Παραδείγματα ιεραρχικών οργανώσεων περιλαμβάνουν τον στρατό, τις περισσότερες επιχειρήσεις και τις οργανωμένες θρησκείες. Ένα σημαντικό πλεονέκτημα μιας λειτουργικής δομής είναι η ικανότητα κάθε υπαλλήλου και τμήματος να επικεντρωθεί μόνο σε αυτά που κάνουν καλύτερα, χωρίς να ανησυχεί για τα υπόλοιπα μέρη του οργανισμού. Την ίδια στιγμή, η έλλειψη επικοινωνίας μεταξύ των τμημάτων μπορεί να επιβραδύνει την πρόοδο προς τους γενικούς στόχους του οργανισμού, καθώς το δεξί χέρι συχνά δεν έχει ιδέα τι κάνει το αριστερό χέρι.
- Μήτρα: Το γράφημα εταιρικής οργάνωσης είναι παρόμοιο με ένα λειτουργικό εταιρικό διάγραμμα, εκτός από το γεγονός ότι οι υπάλληλοι αναφέρουν τουλάχιστον σε δύο επόπτες, ανάλογα με την κατάσταση και το έργο. Για παράδειγμα, μπορεί να έχουν ένα κύριο αφεντικό, αλλά στη συνέχεια διαφορετικούς διαχειριστές έργων για τρία διαφορετικά έργα στα οποία εργάζονται επί του παρόντος. Αυτό σημαίνει ότι είναι υπεύθυνοι για την αναφορά σε τέσσερις διαφορετικούς ανθρώπους. Παρόλο που το γράφημα αυτό εξακολουθεί να εμφανίζει κατά κύριο λόγο σχέσεις από την κορυφή προς τα κάτω, θα δείτε επίσης οριζόντιες γραμμές σχέσεων μεταξύ ανθρώπων ή τμημάτων στο ίδιο επίπεδο, επειδή οι άνθρωποι πρέπει να αναφέρουν ο ένας στον άλλο σχετικά με συγκεκριμένα έργα. Ένα πλεονέκτημα του συστήματος μήτρας είναι ότι επιτρέπει την εύκολη επικοινωνία μεταξύ των διαιρέσεων. Αλλά ένα μειονέκτημα της δομής μήτρας είναι ότι οι εργαζόμενοι μπορούν να συγχέονται ή να συγκλονίζονται από την υποχρέωση να υποβάλουν έκθεση σε τόσους διαφορετικούς προϊσταμένους ταυτόχρονα, με το δικό τους στυλ και απαιτήσεις διαχείρισης.
- Τομέας (περιλαμβάνει γεωγραφικό): Ένα διαρθρωτικό διάγραμμα εταιρικής δομής ισχύει για μεγάλες εταιρείες που περιλαμβάνουν διάφορες μάρκες ή γεωγραφικές τοποθεσίες υπό την ομπρέλα τους. Το χάσμα είναι ένα εξαιρετικό παράδειγμα μιας τμηματικής οργάνωσης. Στο παράδειγμα οργανωτικού τους διαγράμματος, το The Gap παρατίθεται στην κορυφή και στη συνέχεια τα εμπορικά σήματα που διαχειρίζονται παρατίθενται στο δεύτερο επίπεδο του διαγράμματος, όπως το The Gap, το Old Navy, η Banana Republic, η Athleta και η Hill City. Καθένα από αυτά τα τμήματα έχει στη συνέχεια τη δική του λειτουργική δομή στο οργανόγραμμα. Μια άλλη εταιρεία που λειτουργεί με αυτόν τον τρόπο είναι η Fabletics, με το όνομά τους να βρίσκεται στην κορυφή του διαγράμματος και στη συνέχεια τα τμήματα μάρκας στη δεύτερη γραμμή, συμπεριλαμβανομένων των JUSTFAB, Shoedazzle και Fabletics και Fabkids, με κάθε τμήμα να έχει τη δική της λειτουργική δομή. Οι διαχωριστικοί χάρτες ενδέχεται να περιλαμβάνουν διαφορετικούς τύπους δομών οργανωτικού χάρτη σε κάθε τμήμα. Ενώ μια διαίρεση λειτουργεί με μια λειτουργική δομή, μια άλλη μπορεί να χρησιμοποιήσει μια δομή μήτρας, ενώ ένα νεοεμφανιζόμενο τμήμα είναι καλύτερα κατηγοριοποιημένο ως flatarchy. Η δύναμη της διαιρετικής δομής είναι ότι οι διαφορετικές διαιρέσεις εντός της ίδιας εταιρείας έχουν την εξουσία να λειτουργούν αυτόνομα ως οργανώσεις. Ωστόσο, η επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων μπορεί να είναι δύσκολη, και οι διαφορές στις πολιτικές και τις διαδικασίες μπορούν να κάνουν τις εμπειρίες των εργαζομένων ριζικά διαφορετικές από τη μια διαίρεση στην άλλη.
- Flatarchy: Σε μια επίπεδη αγορά, οι υπάλληλοι καλωσορίζονται να συνεισφέρουν νέες ιδέες ή να συμμετέχουν σε ομάδες προβληματισμού, ανεξάρτητα από τη θέση τους. Ο οργανωτικός χάρτης εξακολουθεί να μοιάζει με ιεραρχία, δεδομένου ότι υπάρχουν εποπτικές αρχές, ωστόσο οι επόπτες και οι υπάλληλοι μπορούν να συγκεντρωθούν σε κατηγορίες που ονομάζονται "επίπεδες ομάδες", όπου οι ιδέες όλων είναι εξίσου σημαντικές. Εταιρείες όπως η Google, η Linkedin και η 3M καλωσορίζουν όλους τους υπαλλήλους τους για να συμμετάσχουν σε ομάδες καινοτομίας και να παράσχουν χρόνο για ξεχωριστή δημιουργικότητα και έργα που θα μπορούσαν να ωφελήσουν ολόκληρο τον οργανισμό. Αντί για νέες ιδέες που προέρχονται από την κορυφή προς τα κάτω, οι νέες ιδέες χαιρετίζονται από όπου και αν δημιουργούνται φυσικά. Η δύναμη της επίπεδης αρχής έγκειται στον πλούτο των δυνατοτήτων που ανοίγονται για την οργάνωση, όταν οι νέες ιδέες δεν περιορίζονται στο μυαλό ενός επιλεγμένου λίγου. Παρόλα αυτά, μια ισχυρή δήλωση αποστολής και μια δήλωση οράματος είναι απαραίτητες για να κρατηθεί ο καθένας στην ίδια σελίδα για να αποφύγει την αναζήτηση ιδεών σε πάρα πολλές διαφορετικές κατευθύνσεις ταυτόχρονα.
Δημιουργία πίνακα οργανωτικών δομών
Μόλις καταλάβετε αν ο οργανισμός σας λειτουργεί με λειτουργική δομή, μήτρα, διαίρεση ή επίπεδη δομή, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα οργανωτικό δομικό διάγραμμα που αντικατοπτρίζει τον τρόπο λειτουργίας σας. Τα Microsoft Office, Airtable, SmartDraw και Insergency OrgPlus είναι λογισμικό που προσφέρει δυνατότητες οργανωτικής χαρτογράφησης που σας επιτρέπουν να επιλέξετε την επιθυμητή δομή σας και στη συνέχεια απλά συνδέστε τις κατάλληλες πληροφορίες για κάθε θέση, τμήμα ή τμήμα της επιχείρησής σας. Αυτό το λογισμικό δημιουργεί αυτόματα ένα γράφημα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αυξήσετε την επικοινωνία και την αποδοτικότητα στον οργανισμό σας. Οι επιλογές κυμαίνονται από ελεύθερες σε πληρωμένες εκδόσεις, με τις δωρεάν εκδόσεις που είναι οι πιο κατάλληλες για τις μικρότερες επιχειρήσεις και τις πληρωμένες πιο κατάλληλες για μεγαλύτερους οργανισμούς ή για εκείνους που θέλουν γραφικά υψηλής προσαρμοστικότητας.
Το ολοκληρωμένο οργανωτικό σας γράφημα μπορεί να σας βοηθήσει να εξηγήσετε τους ρόλους της διοίκησης, βοηθώντας τους υπαλλήλους να κατανοήσουν τις διαδρομές προώθησης στην εταιρεία ή να επικοινωνούν σχέδια για το μέλλον. Ορισμένες εταιρείες χρησιμοποιούν τα γραφήματα τους για διπλό σκοπό ως εταιρικό κατάλογο, συμπληρωμένο με αριθμούς τηλεφώνου και διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Κατά τη διάρκεια μιας οργανωτικής μετάβασης, η σύνταξη ποικίλων γραφημάτων οργανωτικής δομής μπορεί να σας βοηθήσει να πραγματοποιήσετε ερεθίσματα αξιολογώντας κάθε δομή και πώς μπορεί να ωφελήσει την επιχείρησή σας - ένα ανεκτίμητο εργαλείο για τη λήψη ενημερωμένων αποφάσεων προς τα εμπρός.
