Επιχειρήσεις με υπαλλήλους απαιτούνται από την ομοσπονδιακή κυβέρνηση να παρακρατούν τα ομοσπονδιακά εισοδήματα, τους φόρους κοινωνικής ασφάλισης και Medicare από το μισθό κάθε υπαλλήλου. Οι επιχειρήσεις πρέπει επίσης να συνεισφέρουν ή να «ταιριάζουν» τα ποσά φόρου Medicare και Κοινωνικής Ασφάλισης που βασίζονται στους μισθούς κάθε εργαζομένου. Μετά το διαχωρισμό του φόρου μισθωτών υπηρεσιών από τους πραγματικούς μισθούς του εργαζομένου, εκδίδεται επιταγή στον εργαζόμενο για το καθαρό μισθολογικό ποσό και η παρακράτηση φόρου μισθωτών κατατίθεται σε ομοσπονδιακό φορολογικό κατάστημα. Εκτός από την καταβολή του φόρου μισθωτών υπηρεσιών, οι περισσότερες επιχειρήσεις πρέπει επίσης να καταθέτουν τριμηνιαίες καταστάσεις φόρου μισθωτών υπηρεσιών με την υπηρεσία εσωτερικών εσόδων.
Προσδιορίστε τα ποσά του φόρου μισθωτών που πρέπει να παρακρατηθούν από κάθε μισθό των υπαλλήλων σας. Ανάλογα με το ύψος του μισθού ή του μισθού, κάθε εργαζόμενος θα είναι υπεύθυνος για την πληρωμή ενός συγκεκριμένου εισοδήματος, του Medicare και του φόρου κοινωνικής ασφάλισης που καθορίζεται πολλαπλασιάζοντας τους μισθούς του υπαλλήλου με το φορολογικό συντελεστή που αντιστοιχεί στο επίπεδο εισοδήματός τους. Πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τις φορολογικές κλίμακες, τις τιμές και τις παρακρατήσεις είναι διαθέσιμες στην "Δημοσίευση IRS 15, Φορολογικός Οδηγός Εργοδότη", ο οποίος βρίσκεται στον ιστότοπο της Υπηρεσίας Εσωτερικών Προσόδων.
Καταθέστε καταβολές μισθοδοσίας σε ειδική ομοσπονδιακή φορολογική κατάθεση. Οι καταθέσεις μισθοδοσίας μπορούν να γίνουν ηλεκτρονικά μέσω του "Electronic Federal Payment System (EFTPS)" ή μέσω ταχυδρομείου ή παράδοσης της πληρωμής σας σε μια εξουσιοδοτημένη τράπεζα χρησιμοποιώντας το έντυπο IRS 8109-B. Πληροφορίες σχετικά με τα συστήματα EFTPS και τα έντυπα καταθέσεων IRS βρίσκονται στην ιστοσελίδα του IRS.
Συμπληρώστε και αρχειοθετήστε "IRS Έντυπο 941, Τριμηνιαία Ομοσπονδιακή Φορολογική Απόδοση Εργοδότη". Αυτή η φόρμα απευθύνεται σε επιχειρήσεις που πρέπει να πληρώνουν κάθε χρόνο 1.000 δολάρια ή περισσότερους φόρους απασχόλησης. Οι περισσότερες επιχειρήσεις θα πέσουν σε αυτή την κατηγορία. Οι επιχειρήσεις με λιγότερες από 1.000 δολάρια σε φόρους απασχόλησης μπορούν να χρησιμοποιήσουν το "IRS Έντυπο 944, Ετήσια Ομοσπονδιακή Φορολογική Επιστροφή των Εργοδοτών". Και τα δύο έντυπα θα απαιτήσουν πληροφορίες σχετικά με τον αριθμό των εργαζομένων που διατηρεί η επιχείρησή σας και το ποσό των παρακρατήσεων καταθέσεων που έχει κάνει η επιχείρηση την πορεία του έτους ή του τριμήνου.
Προετοιμάστε και καταθέστε δηλώσεις W-2 εκ μέρους κάθε υπαλλήλου στο τέλος κάθε οικονομικής χρήσης ή πριν από τις 31 Ιανουαρίου. Οι εργοδότες θα πρέπει να χρησιμοποιούν το "IRS Έντυπο W-2, Μισθολογική και Φορολογική Δήλωση" για να καταγράφουν τους συνολικούς μισθούς που καταβάλλονται στον εργαζόμενο και συνολικές παρακρατήσεις κατά τη διάρκεια του έτους. Ένα αντίγραφο αυτού του εντύπου πρέπει να παρέχεται τόσο στον υπάλληλο όσο και στη διοίκηση κοινωνικής ασφάλισης πριν από την προθεσμία της 31ης Ιανουαρίου.
