Το να είσαι επαγγελματίας με την επιχείρησή σου είναι καλό, αλλά αυτό δεν ισχύει πάντα σε κάθε φάση των εργασιών. Η εισαγωγή δεδομένων είναι μια βασική πτυχή της επιχείρησης, όπου η μετάβαση στις αυτόματες διαδικασίες είναι σχεδόν πάντα καλύτερη. Σε πολύ μικρές επιχειρήσεις όπου ο ιδιοκτήτης είναι ο κύριος χειριστής, μπορεί να έχει νόημα η μη αυτόματη πραγματοποίηση της εισαγωγής όλων των δεδομένων, αν και η αναβάθμιση σε αυτόματο σύστημα μπορεί να κάνει για ομαλότερες λειτουργίες. Για εταιρείες με περισσότερους από έναν ή δύο εργαζόμενους, μπορεί επίσης να έχει οικονομικό νόημα να απομακρυνθεί από το χειροκίνητο εισαγωγής δεδομένων το συντομότερο δυνατό.
Μειονέκτημα: Ανθρώπινο σφάλμα
Δοκιμάστε όπως θα μπορούσαμε, τα ανθρώπινα όντα είναι πιο επιρρεπή σε λάθη από τους υπολογιστές. Ενώ ένα σύστημα υπολογιστών έχει την περιστασιακή σφάλμα, καταγράφει γενικά τα δεδομένα και το οργανώνει με πιο ακριβή τρόπο από τα ανθρώπινα όντα, με λιγότερη ανάγκη για έλεγχο σφαλμάτων. Η χειροκίνητη επεξεργασία δεδομένων απαιτεί πολύ περισσότερα μάτια για τον έλεγχο και τον διπλό έλεγχο των δεδομένων για ακρίβεια.
Μειονέκτημα: Ταχύτητα
Χρειάζεται πολύς χρόνος για την εισαγωγή δεδομένων με μη αυτόματο τρόπο. Οι μηχανές και οι υπολογιστές είναι γενικά ταχύτεροι από τους ανθρώπους, γεγονός που απελευθερώνει χρόνο για να επικεντρωθούν οι εργαζόμενοι σε άλλα πράγματα. Αντί να πληκτρολογείτε αριθμούς όλη την ημέρα, οι υπάλληλοί σας θα μπορούσαν να αφιερώσουν περισσότερο χρόνο στην ανασκόπηση των αποθεμάτων, τη δημιουργία γραφημάτων ή την κατάρτιση προβολών για μελλοντική ανάπτυξη.
Μειονέκτημα: Κόστος Εργασίας
Κοστίζει πολλά χρήματα για να πληρώσουν οι άνθρωποι να εισάγουν δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο και εμποδίζει τους επιχειρηματίες και άλλους εργαζόμενους να επενδύουν περισσότερο χρόνο στο μεγαλύτερο προσφορά τους στο όραμα και την αποστολή της εταιρείας. Η δουλειά πολλών μπορεί τώρα να ολοκληρωθεί από ένα άτομο, πράγμα που σημαίνει ότι χρειάζεστε λιγότερους υπαλλήλους για την είσοδο δεδομένων ή από ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους υπαλλήλους σας σε περιοχές που εμπλέκουν καλύτερα τα δώρα τους, προκειμένου να επιταχυνθεί η ανάπτυξη της εταιρείας.
Πλεονέκτημα: Κόστος συστήματος
Η μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων δεν απαιτεί δαπανηρά συστήματα, μηχανές και προγράμματα. Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων δεν έχουν πάντοτε ένα μεγάλο ταμείο εκκίνησης κατά την εκτέλεση εργασιών και εκτός λειτουργίας. Ένα σύστημα χειρωνακτικής επεξεργασίας επιτρέπει σε μια επιχείρηση να μπει στο παιχνίδι χωρίς να χρειάζεται να επενδύσει πολύ πολύτιμο κεφάλαιο σε υπολογιστές, μηχανές και μεθόδους επεξεργασίας υπολογιστών.
Πλεονέκτημα: Ευκολία για μικρές εκκινήσεις
Μερικοί επιχειρηματίες έχουν μια καλή αίσθηση του πώς να παρακολουθούν τα δεδομένα σε χαρτί χρησιμοποιώντας τα φύλλα του ημερολογίου, αλλά δεν είναι τόσο άνετα με τα συστήματα υπολογιστών. Κατά τη διάρκεια μιας περιόδου κατά την οποία είναι πιθανό να μάθετε πολλά πράγματα ταυτόχρονα για να προχωρήσετε στην επιχείρησή σας, ίσως είναι προτιμότερο να διακόψετε προσωρινά την εκμάθηση ενός συστήματος εισαγωγής δεδομένων. Εφόσον διατηρείτε χειροκίνητα ακριβή αρχεία, μπορείτε να περιμένετε να εξερευνήσετε αυτήν την επιλογή έως ότου οι υπόλοιπες καθημερινές σας λειτουργίες είναι πιο συνηθισμένες.
Πλεονέκτημα: Αυξημένη επίβλεψη
Όταν κρατάτε τα αρχεία με το χέρι, έχετε τον έλεγχο των κατηγοριών στις οποίες είναι τοποθετημένος ο κάθε μεμονωμένος αριθμός. Εάν η επιχείρησή σας έχει μοναδικές ανάγκες που καθιστούν δύσκολη την παρακολούθηση των πωλήσεων ή των τάσεων με αυτοματοποιημένο τρόπο, ίσως χρειαστεί να παρακολουθήσετε αυτούς τους αριθμούς με το χέρι.Για παράδειγμα, οι οργανισμοί κοινωνικής εξυπηρέτησης που καταγράφουν αλλαγές στην οικογενειακή δυναμική ή την ανακούφιση από συναισθηματικές δυσχέρειες μπορεί να βρουν χειρότερες μεθόδους επεξεργασίας δεδομένων για να είναι πιο ακριβείς από τις αυτοματοποιημένες μεθόδους.
Μετάβαση από χειροκίνητη σε σύγχρονη καταχώρηση δεδομένων
Ενώ η καταχώρηση με μη αυτόματο τρόπο είναι μερικές φορές ευκολότερη με μια πολύ μικρή επιχείρηση και επιτρέπει μικρότερο κόστος για να πάρει την μπάλα να κυλήσει, καθώς η επιχείρηση μεγαλώνει, πρέπει και οι μέθοδοι της. Όταν είστε έτοιμοι να μεταβείτε από τη μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων σε κάτι λίγο πιο εξελιγμένο, μπορείτε να αναζητήσετε προγράμματα όπως το Quicken, το QuickBooks ή το δωρεάν πρόγραμμα ZipBooks. Κάθε πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων μπορεί να σας βοηθήσει να κατηγοριοποιήσετε άλλα μέτρα, όπως τα ποσοστά επιτυχίας του προγράμματος, οι τάσεις των εργαζομένων ή οι μεταβολές στη δυναμική και τις προβολές σε κατανοητούς τρόπους. Είναι λογικό να εισαγάγετε σε μερικούς μήνες ή χρόνια προηγούμενα δεδομένα, έτσι ώστε να μπορείτε να βλέπετε τις τάσεις στους νέους αριθμούς καθώς εισάγετε τους. Εάν έχετε αμφιβολίες, συμβουλευτείτε έναν λογιστή ή ειδικό για την καταχώριση δεδομένων για μια εφάπαξ βοήθεια ή ως τακτική υποστήριξη στη διατήρηση ακριβών αρχείων δεδομένων για την επιχείρησή σας.
