Τα κατασκευαστικά έργα απαιτούν ειδική κατάθεση επειδή η τεκμηρίωση για κάθε έργο γίνεται μέρος του δημόσιου αρχείου. Επιπλέον, τα αρχεία έργων πρέπει περιστασιακά να μεταφέρονται σε εξωτερικές συναντήσεις και πρέπει να στεγάζονται έτσι ώστε να μην χάνονται παρεμπιπτόντως. Οι κατασκευαστικές εταιρείες συχνά λειτουργούν με ένα σύστημα συνδετήρων, καθώς και ένα σύστημα αρχειοθέτησης συρταριού όπου διατηρούνται τα σχεδιαγράμματα. Ένα μεμονωμένο έργο μπορεί να απαιτεί σειρά δεσμευτικών που μπορούν να επισημανθούν σύμφωνα με τον σκοπό τους, όπως "λογιστική" ή "νόμιμη".
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Τρι-δακτυλίους συνδετήρες 3 ιντσών
-
Τρύπα τριών οπών
-
Διαχωριστικά καρτελών ευρετηρίου για συνδετικά τριών δακτυλίων
-
Έπιπλο αρχειοθέτησης Blueprint
-
Συνδετικές λωρίδες
Ξεκινήστε το σύστημα αρχειοθέτησης μόλις δημιουργηθεί το πρώτο έγγραφο για το έργο. Τα αρχικά έγγραφα περιλαμβάνουν ενημερωτικό δελτίο ή αξιολόγηση ιστοτόπου. Ανοίξτε το συνδετικό υλικό. Πιέστε ταυτόχρονα προς τα πίσω τις δύο μεταλλικές γλωττίδες στα αντίθετα άκρα της μεταλλικής συσκευής στη μέση του συνδετικού υλικού. Οι δακτύλιοι πρέπει να ανοίγουν με κάποια αντίσταση. Ρυθμίστε το αριστερό περιθώριο του εγγράφου στο στόμα της διάτρησης τρύπας ακριβώς όπως θα φαινόταν αν το διαβάσατε. Πιέστε προς τα κάτω το μοχλό με το τακούνι του χεριού σας. Το έγγραφο θα πρέπει να έχει τρείς τρύπες με ομοιόμορφη διάτρηση, ευθυγραμμισμένες με ευθεία γραμμή κάτω από το αριστερό περιθώριο.
Δημιουργία ετικετών για διαιρέτες καρτελών ευρετηρίου. Τα διαχωριστικά καρτελών ευρετηρίου θα διαχωρίζουν κάθε είδος εγγράφου. Τα αυτοκόλλητα ετικετών καρτελών έρχονται συνήθως με συσκευασμένα σετ καρτελών ευρετηρίου. Διαφορετικά, οι περισσότερες ετικέτες Avery έχουν ένα αντίστοιχο πρότυπο προφορτωμένο στο Microsoft Word για εύκολη εκτύπωση ετικετών. Ανοίξτε το Word σε ένα κενό έγγραφο. Κάντε κλικ στην επιλογή "Εργαλεία" στην επάνω γραμμή εργαλείων. Κάντε κλικ στην επιλογή "Letters and Mailings", στη συνέχεια "Φάκελοι και ετικέτες". Κάντε κλικ στην καρτέλα "Ετικέτες". Κάντε κλικ στο εικονίδιο ετικέτας στην κάτω δεξιά γωνία του πλαισίου διαλόγου. Επιλέξτε έναν αριθμό προτύπου Avery (που βρίσκεται στο κάτω ή πάνω μέρος του φύλλου ετικέτας) από το αναπτυσσόμενο μενού. Κάντε κλικ στο κουμπί "OK". Υποδείξτε ότι θέλετε να εκτυπώσετε μια σελίδα ετικετών, επισημαίνοντας τον κατάλληλο ακτινικό επιλογέα. Κάντε κλικ στο κουμπί "Νέο έγγραφο".
Καταχωρίστε ονόματα ετικετών σε κάθε ετικέτα στο πρότυπο. Μια ετικέτα πρέπει να ονομάζεται για να υποδείξει ποια έγγραφα υπάρχουν σε κάθε ενότητα. Οι κοινές ετικέτες κατασκευών περιλαμβάνουν την "Εξαγορά τοποθεσίας", "Προγραμματισμός", "Προσφορά προεπιλογής", "Υποβολή προσφορών", "Κατασκευή", "Επιθεώρηση", "Συμβόλαια", "Εγγύηση", "Λογιστική" και "Νομική". Τοποθετήστε το φύλλο ετικετών στον εκτυπωτή πριν εκτυπώσετε. Αφαιρέστε τις ετικέτες μία προς μία και συνδέστε το στο τμήμα της καρτέλας του διαχωριστή δείκτη. Οι διαχωριστές μπορεί να έχουν ήδη τρυπηθεί.
Τοποθετήστε τα έγγραφα στο συνδετικό υλικό κάτω από την αντίστοιχη καρτέλα. Για παράδειγμα, οι εκτιμήσεις, οι έρευνες, οι δοκιμές εδάφους, οι εγκρίσεις ιστότοπων, τα διακεκριμένα έγγραφα τομέα και οι πληροφορίες μεσεγγύησης θα εμπίπτουν στην καρτέλα "Εξαγορά τοποθεσίας". Καθώς το συνδετικό υλικό γεμίζει, προσθέστε πρόσθετα συνδετικά μέσα και μετακινήστε τμήματα ανάλογα με τις ανάγκες. Λογιστικά και νομικά θα απαιτούν τα δικά τους συνδετικά στοιχεία καθώς το έργο εξελίσσεται.
Αρχειοθετήστε αρχεία σε μια καμπίνα αρχειοθέτησης επίπεδου συρταριού. Εναλλακτικά συστήματα αρχειοθέτησης σχεδίων περιλαμβάνουν ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης με δυνατότητα τοποθέτησης σε ρολό ή ένα περιστρεφόμενο έδρανο με κρεμάστρες. Η επίπεδη καμπίνα αρχειοθέτησης είναι η πιο αποδοτική. Συρραπτικά πολλαπλά σχέδια μαζί με τη χρήση λωρίδων συρραφής, τα οποία προστατεύουν την ακεραιότητα του σχεδίου από το συρραπτικό.
