Τα συστήματα αρχειοθέτησης έχουν εξελιχθεί με την πάροδο των ετών από την κατάθεση γραφικών σε κουτιά σε εξελιγμένα προγράμματα λογισμικού που αποθηκεύουν αρχεία ηλεκτρονικά από την όραση. Αν και μπορείτε να επιλέξετε μια ποικιλία σήμερα, όλα τα συστήματα αρχειοθέτησης μοιράζονται έναν κύριο στόχο: αποτελεσματική διαχείριση αρχείων. Με διάφορα διαθέσιμα συστήματα αρχειοθέτησης, είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη τα χαρακτηριστικά του καθενός για να επιλέξετε το καταλληλότερο. Τα πιο συνηθισμένα συστήματα αρχειοθέτησης είναι εύκολο να εφαρμοστούν και παρέχουν ένα μέσο αποτελεσματικής διαχείρισης αρχείων.
Αλφαβητική Κατάθεση
Η αλφαβητική κατάθεση είναι το πιο συνηθισμένο σύστημα αρχειοθέτησης για λιγότερες από 5.000 εγγραφές. Η κατάθεση με αλφαβητική σειρά είναι ένα σύστημα στο οποίο ταξινομείτε τα αρχεία με ονόματα ατόμων, επιχειρήσεων, οργανισμών, οργανισμών, θεμάτων, θεμάτων ή γεωγραφικών τοποθεσιών σύμφωνα με τη σειρά των λεξικών. Αυτό το σύστημα είναι αποτελεσματικό για αρχεία πελατών ή πελατών. Αν υποβάλετε θέματα, χρησιμοποιήστε σχετικό δείκτη. Ο δείκτης είναι ένας κατάλογος με αλφαβητική σειρά των ονομασιών που επιλέγονται για να αντιπροσωπεύουν κάθε θέμα. Ανατρέξτε στο σχετικό ευρετήριο για να μάθετε ποιο όνομα θέματος θα καταγράψει το αρχείο κάτω.
Αριθμητική Κατάθεση
Κατά τη ρύθμιση ενός αριθμητικού συστήματος αρχειοθέτησης, ταξινομήστε τα αρχεία με διαδοχική σειρά χρησιμοποιώντας τους αριθμούς απευθείας από την εγγραφή ή έναν αριθμό που έχει εκχωρηθεί. Τα περισσότερα συστήματα χρησιμοποιούν ένα ευρετήριο για να ανακτήσουν τα αρχεία. Ένα αριθμητικό σύστημα αρχειοθέτησης αυξάνει την παραγωγικότητα λόγω της αυξημένης ταχύτητας αρχειοθέτησης και εντοπισμού ενός αρχείου.Παρέχει επίσης ακριβή αναγνώριση και επιτρέπει μεγαλύτερη εμπιστευτικότητα. Είναι ικανό για άπειρες επεκτάσεις και μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για περισσότερες από 5.000 εγγραφές, σε αντίθεση με τα αλφαβητικά συστήματα αρχειοθέτησης.
Αλφαριθμητική καταχώρηση
Η αλφαριθμητική κατάθεση χρησιμοποιεί συνδυασμό ονομάτων και αριθμών. Συχνά χρησιμοποιείτε αυτό το είδος συστήματος αρχειοθέτησης με ονόματα και αριθμούς υποκειμένων. Τακτοποιήστε τα αρχεία σύμφωνα με αλφαβητικές διαιρέσεις ή τίτλο θέμα, στη συνέχεια ανά κατηγορία αριθμών. Είναι απαραίτητο να χρησιμοποιήσετε ένα σχετικό ευρετήριο για αλφαριθμητικά αρχεία. Ο δείκτης θα εμφανίζει τους αριθμούς που αντιστοιχούν σε κάθε αλφαβητική διαίρεση.
Συστήματα αρχειοθέτησης χωρίς χαρτί
Τα συστήματα αφαίρεσης χαρτιού καθίστανται κοινά για πολλές επιχειρήσεις και σπίτια. Επιλύει την ανάγκη για φυσικό χώρο αποθήκευσης και το πρόβλημα των χαμένων ή λανθασμένων πληροφοριών. Ένα σύστημα αρχειοθέτησης χωρίς χαρτί επιτρέπει κοινή πρόσβαση σε πολλαπλά τμήματα. Παρόλο που η κοινή πρόσβαση παρέχει πρόσβαση κατά παραγγελία σε εγγραφές, μπορείτε να ορίσετε δικαιώματα χρήστη είτε για να προβάλετε, να επεξεργαστείτε, να δημιουργήσετε ή να διαγράψετε αρχεία για τον έλεγχο της πρόσβασης. Οι τύποι συστημάτων αφαίρεσης χαρτιού περιλαμβάνουν απλά προγράμματα λογισμικού, διακομιστές εγγράφων και συστήματα διαχείρισης εγγράφων.
