Οι οργανωτικές αλλαγές είναι δύσκολες, αλλά αυτό που μπορεί να είναι ακόμη πιο δύσκολο είναι η επικοινωνία αυτών των αλλαγών στους υπαλλήλους. Πολλοί διευθυντές φοβούνται να χτυπήσουν τον σωστό τόνο κατά την αρχική ανακοίνωση, αλλά θα πρέπει να εξεταστούν και πολλά άλλα θέματα. Η απάντηση στις ερωτήσεις των εργαζομένων, η ανταπόκριση στις ανησυχίες τους και η διατήρηση της επικοινωνίας σε αβέβαιους καιρούς είναι όλα βασικά στοιχεία για την ανακοίνωση και την εφαρμογή των αλλαγών.
Σχεδιάστε ένα σαφές σχέδιο επικοινωνίας. Δημιουργήστε μια λίστα με όλα όσα πρέπει να γνωστοποιηθούν στους υπαλλήλους σχετικά με την οργανωτική αλλαγή. Προβλέψτε ερωτήσεις που μπορεί να έχουν οι εργαζόμενοι σχετικά με τις αλλαγές και να είστε έτοιμοι να απαντήσετε σε αυτές. Συμπεριλάβετε τα σημεία που θα αντιμετωπίσετε στην αρχική ανακοίνωση καθώς και πώς θα συνεχίσετε να επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους σχετικά με τις αλλαγές που αρχίζουν να συμβαίνουν. Μοιραστείτε ή δημιουργήστε αυτό το σχέδιο με άλλους σε θέσεις διαχείρισης, έτσι ώστε να παρέχετε συνεπή μηνύματα στους υπαλλήλους καθ 'όλη τη διάρκεια της αλλαγής.
Εξηγήστε στους υπαλλήλους τι έχει προκαλέσει την οργανωτική αλλαγή. Εξηγήστε τυχόν συγκεκριμένα προβλήματα που αντιμετωπίζει η εταιρεία, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου και του γιατί πρέπει να αντιμετωπιστούν. Αν η εταιρεία υποφέρει από χαμηλά κέρδη, αυξημένο κόστος ή κακό ηθικό των εργαζομένων, εξηγεί αυτό στους υπαλλήλους.
Καθορίστε στους υπαλλήλους πώς η οργανωτική αλλαγή θα βελτιώσει την εταιρεία. Επισημάνετε πώς θα επηρεάσει θετικά την εταιρεία ως σύνολο (αυξάνοντας τα κέρδη ή βελτιώνοντας τη φήμη της εταιρείας, για παράδειγμα). Τονίστε πώς οι αλλαγές αυτές θα ωφελήσουν τους ίδιους τους εργαζομένους. Συνεχίστε να τονίζετε τα οφέλη του σχεδίου ακόμα και μετά την ανακοίνωση.
Δώστε στους εργαζομένους ένα χρονοδιάγραμμα για την αλλαγή. Πείτε τους πότε θα αρχίσουν οι αλλαγές και πόσο χρόνο θα πάρουν. Εάν δεν είστε σίγουροι για το ακριβές χρονικό πλαίσιο, να είστε ειλικρινείς και να ενημερώνετε τους υπαλλήλους όταν μπορούν να περιμένουν μια απάντηση.
Μοιραστείτε τις δικές σας αμφιβολίες και ερωτήσεις. Αν υπάρχουν πληροφορίες σχετικά με την αλλαγή που είναι εμπιστευτική ή δεν έχει ακόμη επιλυθεί, ενημερώστε τους υπαλλήλους ότι θα τους ενημερώσετε περισσότερο όταν μπορέσετε και προσπαθήστε να τους δώσετε μια στιγμή που θα περίμενε κανείς να απαντήσουν για να μειώσουν τις εικασίες.
Παρέχετε στους υπαλλήλους την ευκαιρία να υποβάλουν ερωτήσεις ή να εκφράσουν αμφιβολίες ή δυσκολίες που αντιμετωπίζουν με τις αλλαγές. Προσκαλέστε τους υπαλλήλους να μιλάνε τακτικά μαζί σας ή άλλη διοίκηση για τυχόν ανησυχίες που έχουν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας. Απαντήστε σε δύσκολες ερωτήσεις όσο πιο ειλικρινά μπορείτε.
Επικοινωνήστε με τους διευθυντές και τους υπαλλήλους συχνά, καθώς συμβαίνουν οι αλλαγές. Παρέχετε νέες πληροφορίες που προκύπτουν αμέσως. Ειδοποιήστε τους υπαλλήλους εάν το σχέδιο αλλάξει και εξηγήστε γιατί άλλαξε. Να είστε όσο το δυνατόν πιο ανοιχτοί κατά τη διάρκεια της διαδικασίας, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να μην αισθάνονται ότι μένουν στο σκοτάδι.
