Όταν οι εταιρείες έχουν εργασία να συνάψουν συμβάσεις, συχνά θα εκδίδουν μια Αίτηση για Πρόταση (RFP) σε ειδικευμένα άτομα, εταιρείες και εργολάβους που είναι σε θέση να κάνουν τη δουλειά. Η αποδοχή ή μη της εργασίας σας εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τις επαφές που έχετε στην εταιρεία που εξέδωσε το RFP, αλλά θα εξαρτηθεί επίσης από τον τρόπο με τον οποίο θα απαντήσετε στο αίτημα. Η αποστολή μιας πρότασης ως απάντηση σε μια RFP είναι πολύ πιο επίσημη από την αποστολή μιας απάντησης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να εκφράσετε το ενδιαφέρον σας και θα πρέπει να γίνει με επαγγελματικό τρόπο. Εάν έχετε λάβει ένα RFP σε ένα έργο που σας ενδιαφέρει, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να απαντήσετε σωστά.
Διαβάστε το RFP και βεβαιωθείτε ότι έχετε ξεκαθαρίσει σαφώς τι επιθυμεί η εταιρεία. Καλέστε την επαφή της εταιρείας στο τηλέφωνο εάν δεν είστε βέβαιοι για οποιαδήποτε σημεία και χρειάζεστε διευκρινίσεις. Η συνέντευξη αυτού του ατόμου εν συντομία είναι πολύ πιο επαγγελματική από την υποβολή μιας απάντησης που παρερμηνεύει το αίτημα. Έχει επίσης το πλεονέκτημα να παρέχει μια προσωπική εισαγωγή σε σας, η οποία θα βοηθήσει όταν έρχεται χρόνος για την εταιρεία να αναθεωρήσει την πρότασή σας.
Σχεδιάστε ένα περίγραμμα για την απάντησή σας. Το RFP που λάβατε πιθανότατα ακολούθησε μια συγκεκριμένη μορφή για να συσχετιστεί αυτό που επιθυμεί η εταιρεία. Χρησιμοποιήστε το ως οδηγό για να δημιουργήσετε ένα περίγραμμα. Ξεκινήστε κάνοντας μια λίστα με κουκκίδες όλων των κεφαλίδων ενότητας. Για καθένα από αυτά, κάντε μια λίστα ερωτήσεων για να απαντήσετε και ζητήματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν. Έχοντας ένα τέτοιο περίγραμμα για να σας καθοδηγήσει στη διαδικασία σύνταξης της πρότασής σας, θα σας διευκολύνει να απαντήσετε με σαφή και συνοπτικό τρόπο στην RFP.
Συγκεντρώστε μια ομάδα για την εκπόνηση της πρότασης. Ορισμένα άτομα στον οργανισμό σας ενδέχεται να διαθέτουν πείρα στον τομέα που αντιμετωπίζει η πρόταση, ενώ άλλα μπορεί να έχουν συγκεκριμένο ταλέντο για τη σύνταξη γραπτών εγγράφων. Συγκεντρώστε μια μικρή ομάδα για να συναντήσετε και να επεξεργαστείτε τις λεπτομέρειες της πρότασης που έχει ζητηθεί.
Γράψτε την πρόταση. Τα περιεχόμενα θα διαφέρουν από το ένα RFP στο άλλο, αλλά υπάρχουν κάποιες οδηγίες που πρέπει να έχετε κατά νου. Προσδιορίστε και απαντήστε σε όλες τις ερωτήσεις που θέτει το RFP και απαντήστε σε όποιες ανησυχίες έχει η εταιρεία. Μη φοβάστε να ακολουθήσετε μια προσέγγιση προστιθέμενης αξίας, προσδιορίζοντας τα βασικά στοιχεία που μπορείτε να προσφέρετε, αλλά άλλα δεν μπορούν. Θα πρέπει επίσης να επιδείξετε σαφή κατανόηση των απαιτήσεων του RFP, προσδιορίζοντας συγκεκριμένα παραδοτέα που θα παράσχετε ως μέρος του έργου, μαζί με ένα προβλεπόμενο χρονοδιάγραμμα για κάθε μία και μια ανάλυση των τιμών για όλες τις πτυχές του προτεινόμενου έργου.
Σχεδιάστε τα επιπλέον στοιχεία που θα υποβληθούν με την πρότασή σας. Ξεκινήστε γράφοντας μια σύντομη σύνοψη που παρέχει μια σύντομη επισκόπηση των όσων λέει η πρόταση. Θα πρέπει επίσης να γράψετε ένα έγγραφο μιας σελίδας που εξηγεί την εστίαση και την τεχνογνωσία της εταιρείας σας. Αντικαταστήστε αυτό με μια προσωπική βιογραφία εάν είστε άτομο και όχι εταιρεία. Τελειώστε γράφοντας μια σύντομη συνοδευτική επιστολή για να εξηγήσετε πώς λάβατε το RFP και ενδιαφέρεστε για το έργο και δηλώστε ότι η συνημμένη πρόταση υποβάλλεται προς εξέταση. Συμπεριλάβετε πλήρη στοιχεία επικοινωνίας τόσο στην συνοδευτική επιστολή όσο και στην πρόταση.
Υποβάλετε τα υλικά στην εταιρεία που εξέδωσε το RFP. Το RFP πιθανότατα προσδιόρισε μια ημερομηνία με την οποία τα υλικά πρέπει να επιστραφούν. Βεβαιωθείτε ότι έχετε υποβάλει όλα τα υλικά πριν από αυτήν την ημερομηνία. Είναι επίσης καλή ιδέα να παρακολουθήσετε την εταιρεία μία εβδομάδα μετά από αυτή την ημερομηνία για να ρωτήσετε εάν μπορείτε να παράσχετε οποιεσδήποτε πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με το θέμα.
Συμβουλές
-
Οι εταιρείες σπάνια πραγματοποιούν επιλογή με βάση μόνο την πρόταση. Ωστόσο, είναι γενικά μια καλή πολιτική να απαντάτε πάντοτε σε μια RFP και να κάνετε μια προσπάθεια καλής πίστης για την παροχή των πιο λεπτομερών πληροφοριών που είναι δυνατόν, που παρουσιάζονται με τον πιο επαγγελματικό τρόπο.
