Οι επιχειρήσεις βασίζονται σε ταμειακούς ελέγχους, έναν σημαντικό εσωτερικό έλεγχο, όταν εξετάζουν τις κατάλληλες διαδικασίες για το χειρισμό μετρητών. Οι πολιτικές που περιορίζουν τον αριθμό των ατόμων που έχουν πρόσβαση σε μετρητά και ο αριθμός των τελών διαχειρίσεως μετρητών, μπορεί να εκτελέσει οποιουδήποτε ατόμου περιοριστικές δόλιες δραστηριότητες.
Πρόσβαση σε μετρητά
Οι διαδικασίες ελέγχου μετρητών καθορίζουν τον αριθμό των ατόμων που διαχειρίζονται μετρητά στο κύριο σημείο συλλογής. Μόνο οι ταμίες και οι διευθυντές μπροστά γραφείου θα πρέπει να χειρίζονται χρήματα καθώς μπαίνουν στην επιχείρηση. Οι έλεγχοι θα πρέπει επίσης να εξασφαλίζουν ότι ο λογαριασμός του ταμείου και του διευθυντή γραφείου καταγράφει και να υπογράφει χρήματα προτού εισέλθει ή εγκαταλειφθεί. Δύο άτομα πρέπει να είναι παρόντες κατά την αφαίρεση των μετρητών από το χρηματοκιβώτιο και τη μεταφορά τους στο λογιστήριο ή την τράπεζα.
Προετοιμασία καταθέσεων
Άτομα εκτός από τον ταμία ή τον διευθυντή μπροστά γραφείου πρέπει να προετοιμάσουν μετρητά για την κατάθεση. Οι έλεγχοι θα πρέπει να καθορίζουν ποια άτομα προετοιμάζουν τις καταθέσεις και πώς θα τα εξετάσει ένας επόπτης στο λογιστήριο. Οι περισσότερες εταιρείες απαιτούν από τους υπαλλήλους να συμπληρώνουν διάφορες φόρμες όταν καταγράφουν και προετοιμάζουν την κατάθεση. Οι ελεγκτές πρέπει να αξιολογήσουν τα έντυπα για να διασφαλίσουν ότι οι εργαζόμενοι ακολουθούν όλες τις διαδικασίες προετοιμασίας καταθέσεων
Κατάθεση απόσπασης
Οι έλεγχοι θα πρέπει να επικεντρώνονται στο σύστημα απόσπασης που καταγράφει κάθε κατάθεση στο σύστημα λογιστικών πληροφοριών. Οι ελεγκτές θα πρέπει να επανεξετάσουν τα ηλεκτρονικά αρχεία για να εξασφαλίσουν ότι κάθε κατάθεση θα πραγματοποιηθεί εγκαίρως στο σύστημα. Η καθυστερημένη απόσπαση καταθέσεων δημιουργεί δύσκολες καταστάσεις σε ένα λογιστικό γραφείο με την επιμήκυνση της περιόδου είσπραξης των ταμειακών ροών. Στις περισσότερες επιχειρήσεις, τα άτομα που καταθέτουν καταθέσεις στο σύστημα πληροφοριών δεν θα πρέπει να είναι αυτά που προετοιμάζουν τις καταθέσεις.
Συμφωνία Τράπεζας
Αφού το σύστημα λογιστικών πληροφοριών καταγράψει τις καταθέσεις, η λογιστική υπηρεσία προετοιμάζει και εξετάζει τις τραπεζικές συμφωνίες για να εξασφαλίσει ότι η τράπεζα επεξεργάζεται όλες τις καταθέσεις εγκαίρως. Ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας, η λογιστική υπηρεσία μπορεί να προετοιμάζει τις συμφωνίες σε ημερήσια ή μηνιαία βάση.
Κατά τον έλεγχο των συμφωνιών των τραπεζών, οι ελεγκτές θα πρέπει να επανεξετάζουν πότε οι τράπεζες καταγράφουν τις καταθέσεις τους και κατά πόσον είναι συνεπείς με τις ημερομηνίες κατά τις οποίες το λογιστικό γραφείο εισήλθε στο σύστημα πληροφοριών. Οι έλεγχοι συμφιλιώσεως θα πρέπει επίσης να ελέγχουν αν τα υπόλοιπα λογαριασμών από το σύστημα πληροφοριών ταιριάζουν με τα συμφιλιωμένα υπόλοιπα της τραπεζικής δήλωσης.
Ανασκόπηση εκταμιεύσεων
Οι ελεγκτές αξιολογούν εκταμιεύσεις σε μετρητά όπως και η κατάθεση μετρητών. Οι ελεγκτές θα πρέπει να αναθεωρήσουν τα πληρωτέα τιμολόγια στο λογιστικό σύστημα πληροφοριών ώστε να διασφαλίσουν ότι το ποσό του τιμολογίου αντιστοιχεί στο ποσό του συστήματος. Οι ελεγκτές θα πρέπει επίσης να επανεξετάσουν τη δήλωση τραπεζικής συμφιλίωσης για να διασφαλίσουν ότι όλες οι επιταγές της εταιρείας περικοπές στους πωλητές είναι σαφείς μέσω της τράπεζας. Οι ελεγκτές θα πρέπει να επανεξετάσουν τυχόν εκκρεμείς ελέγχους για την εγκυρότητα. Εάν μια εταιρεία απαιτεί λογαριασμούς πληρωτέους υπαλλήλους για την εξισορρόπηση των τιμολογίων με τις δηλώσεις πωλητών, οι ελεγκτές θα πρέπει να ελέγξουν αυτές τις συμφωνίες για ακρίβεια και εγκυρότητα.
