Τα φαξ είναι βασικά έγγραφα σε πολλές βιομηχανίες, επειδή παρέχουν μια νόμιμη τηλεομοιοτυπία υπογραφής. Παραδείγματος χάριν, χρησιμεύουν ως νομική τεκμηρίωση στον κλάδο των εισαγωγών-εξαγωγών, όπου τα μέρη βρίσκονται συχνά σε απόσταση χιλιάδων χιλιομέτρων. Ένα αρνητικό θέμα σχετικά με τα φαξ είναι ότι μπορούν εύκολα να χαθούν ή να σταλούν σε λάθος μέρος, εκτός εάν παρέχουν συγκεκριμένες οδηγίες στους αποδέκτες. Εκεί βρίσκεται το φύλλο κάλυψης φαξ. Τα φύλλα κάλυψης φαξ μπορεί να κυμαίνονται από χειρόγραφες οδηγίες σε ένα κενό κομμάτι χαρτιού μέχρι επαγγελματικά σχεδιασμένα έντυπα με λογότυπο της εταιρείας, χωριστά στοιχεία για ονόματα, αριθμούς τηλεφώνου, πλαίσια ελέγχου για βασικές λεπτομέρειες και έναν τόπο να γράψετε οδηγίες. Δημιουργώντας δωρεάν το δικό σας φύλλο κάλυψης φαξ είναι μια απλή διαδικασία.
Δωρεάν φύλλα κάλυψης φαξ
Ελέγξτε το λογισμικό επεξεργασίας κειμένου για να δείτε αν έχει δωρεάν πρότυπα φύλλων κάλυψης φαξ, τα οποία μπορείτε να βρείτε αναζητώντας στον υπολογιστή σας πρότυπα. Για παράδειγμα, το Microsoft Word παρέχει πρότυπα (βλ. Πόροι). Τα πρότυπα της Microsoft, όταν ανοίξουν, μπορούν να αποθηκευτούν στον υπολογιστή σας εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Word.
Δημιουργήστε το δικό σας φύλλο κάλυψης φαξ χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου και ακολουθώντας μια βασική μορφή.
Γράψτε το δικό σας φύλλο εξώφυλλου, αν δεν έχετε έναν υπολογιστή εύχρηστο. Αυτό κάνει τη δουλειά, αλλά δεν έχει την επαγγελματική έκκληση ενός ψηφιακά σχεδιασμένου καλύμματος.
Μορφή φύλλου κάλυψης φαξ
Τοποθετήστε τη λέξη "Φαξ" ή "Φύλλο κάλυψης μετάδοσης φαξ" με μεγάλα γράμματα στο επάνω μέρος του φύλλου. Αυτό το αναγνωρίζει ως το φύλλο εξωφύλλου, ξεχωριστό από το έγγραφο που στέλνετε.
Για να δικαιολογήσετε, αφήστε τις ακόλουθες επικεφαλίδες με αυτή τη σειρά, παρακάμπτοντας μια γραμμή μεταξύ των δύο: "Ημερομηνία:", "Από:", "Τηλέφωνο αποστολέα:" και "Αριθμός επιστροφής φαξ:" Αυτά προσδιορίζουν την πηγή του φαξ, εάν ο παραλήπτης την περιμένει. Περιέχουν επίσης τα απαραίτητα στοιχεία επικοινωνίας του αποστολέα.
Περάστε δύο ή τρεις γραμμές και συνεχίστε με αυτές τις επικεφαλίδες: "Προς:", "Αριθμός φαξ:" και "Αριθμός τηλεφώνου:" Ο προσδιορισμός του παραλήπτη διασφαλίζει ότι το φαξ το κάνει στον κατάλληλο προορισμό. Η τοποθέτηση του αριθμού φαξ του παραλήπτη σας διευκολύνει να πληκτρολογήσετε τον σωστό αριθμό στη συσκευή φαξ χωρίς να μεταφέρετε σημειώσεις. Έχοντας τον αριθμό τηλεφώνου επαφής του παραλήπτη, ο αποστολέας μπορεί να πραγματοποιήσει μια γρήγορη κλήση για να επιβεβαιώσει ότι το φαξ έχει παραληφθεί ή αν είναι κατεστραμμένο στη μετάδοση.
Περάστε μερικές γραμμές και προσθέστε μια επικεφαλίδα που λέει, "Αριθμός σελίδων που συμπεριλαμβάνουν το εξώφυλλο:" Δηλώνοντας ότι ο αριθμός των σελίδων περιλαμβάνει το φύλλο εξώφυλλου εξαλείφει τη σύγχυση.
Περάστε δύο ή τρεις γραμμές και απαριθμήστε την επικεφαλίδα "Θέμα:" Σε αυτή την περίπτωση ο αποστολέας μπορεί να εξηγήσει εν συντομία το συνημμένο έγγραφο.
Βάλτε την επικεφαλίδα "Σημειώσεις:" στο πεδίο "Θέμα", ώστε ο αποστολέας να μπορεί να γράψει οδηγίες όπως "Να στείλει αμέσως στην κα Jones" ή "Καλέστε με όταν το παίρνετε" ή "Παρακαλώ ελέγξτε αυτό, υπογράψτε και στείλτε με φαξ".
Συμβουλές
-
Η σαφήνεια είναι η πιο σημαντική ποιότητα ενός φύλλου κάλυψης φαξ. Έντονα τα κεφάλαια, αν δημιουργείτε το φύλλο σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου. Εάν γράφετε το φύλλο με το χέρι, τυπώστε σαφώς και υπογραμμίστε τις επικεφαλίδες.
