Το σύστημα μισθοδοσίας παρέχει το απαραίτητο μέσο για τον εργοδότη να επεξεργάζεται την μισθοδοσία του. Όσο το σύστημα μισθοδοσίας ικανοποιεί τις ανάγκες μισθοδοσίας του εργοδότη, ο τελευταίος μπορεί να χρησιμοποιήσει όποιο σύστημα θέλει.
Εγχειρίδιο
Θα πρέπει να επιλέγεται ένα μη αυτόματο σύστημα μισθοδοσίας μετά από προσεκτική συζήτηση. Αυτό το σύστημα απαιτεί από το προσωπικό μισθοδοσίας να επεξεργαστεί ολόκληρη τη μισθοδοσία με το χέρι. αυξάνοντας την πιθανότητα σφαλμάτων. Οι εργοδότες πρέπει να χρησιμοποιούν ένα μη αυτόματο σύστημα μισθοδοσίας μόνο εάν έχουν λίγους υπαλλήλους. Η άνοδος αυτού του συστήματος είναι ότι είναι ανέξοδο να υλοποιηθεί.
Οι εργοδότες μπορούν να αγοράζουν τυποποιημένα φύλλα εργασίας από ένα σταθερό κατάστημα και να τους έχουν ολοκληρώσει. Ο εργοδότης μπορεί να εκτελεί υπολογισμό μισθών και φόρων σε μια αριθμομηχανή, να γράφει paychecks / pay stubs ή να χρησιμοποιεί μια γραφομηχανή και να κρατά τα δεδομένα μισθοδοσίας έντυπου αντιγράφου σε κουτιά αποθήκευσης. Ακόμα, η προσπάθεια να χρησιμοποιηθεί αυτό το σύστημα εάν κάποιος δεν γνωρίζει τους νόμους περί μισθοδοσίας ή εάν η μισθοδοσία είναι υπερβολικά μεγάλη, μπορεί να οδηγήσει σε ανακριβή έλεγχο μισθοδοσίας και φορολογίας.
Ηλεκτρονική στο σπίτι
Το εσωτερικό μηχανογραφικό σύστημα αποτελεί βιώσιμη εναλλακτική λύση εάν ο εργοδότης θέλει να εξαλείψει τη μη αυτόματη επεξεργασία μισθοδοσίας. Αυτό το σύστημα περιλαμβάνει τη χρήση λογισμικού μισθοδοσίας, όπως τα Z-Pay, Ultipro και QuickBooks, τα οποία μπορούν να αποθηκεύουν δεδομένα μισθοδοσίας για συμμόρφωση με την τήρηση αρχείων. Υπολογίζει τους μισθούς και τις κρατήσεις με βάση τα εισερχόμενα δεδομένα. Για παράδειγμα, ο μισθολόγος θα εισέλθει στο καθεστώς κατάθεσης, την κατάσταση εργασίας και τις αποζημιώσεις του μισθωτού στο λογισμικό μισθοδοσίας. Το λογισμικό μισθοδοσίας έχει τους ομοσπονδιακούς και κρατικούς πίνακες παρακράτησης που έχουν κωδικοποιηθεί στο σύστημα και εκτελεί τους υπολογισμούς.
Αυτό το σύστημα απαιτεί από τον εργαζόμενο να επενδύει και να διατηρεί λογισμικό μισθοδοσίας. Ανάλογα με την πολυπλοκότητα του λογισμικού, το προσωπικό μισθοδοσίας μπορεί να απαιτεί εκτεταμένη εκπαίδευση. Εάν η μισθοδοσία είναι μικρή, ένα μόνο άτομο μισθοδοσίας μπορεί να χειριστεί την επεξεργασία μισθοδοσίας. Αλλά εάν η μισθοδοσία είναι μεγάλη, με χιλιάδες υπαλλήλους, ένας εργοδότης θα πρέπει να μισθώσει ένα πλήρες προσωπικό μισθοδοσίας, το οποίο μπορεί να περιλαμβάνει υπάλληλο μισθωτού / βοηθού, ειδικό μισθολόγιο, επιβλέποντα μισθοδοσίας και διαχειριστή μισθοδοσίας. Το σύστημα αυτό μπορεί να αποδειχθεί δαπανηρό για τους εργοδότες.
Εξωτερική ανάθεση
Η εξωτερική ανάθεση της μισθοδοσίας σε έναν πάροχο υπηρεσιών μισθοδοσίας είναι συχνά μια οικονομικά αποδοτική και οικονομικά αποδοτική εναλλακτική λύση για τους εργοδότες. Οι υπηρεσίες μισθοδοσίας έχουν επαγγελματίες μισθοδοσίας που επεξεργάζονται την μισθοδοσία των πελατών, συμπεριλαμβανομένων των άμεσων καταβολών καταθέσεων, των επιταγών και της επεξεργασίας W-2. Οι εργοδότες πληρώνουν μια κατ 'αποκοπήν αμοιβή για την υπηρεσία αυτή, εξαλείφοντας την ανάγκη να πληρώσουν μισθούς και παροχές προσωπικού μισθών επί τόπου. Επιπλέον, οι εργοδότες δεν χρειάζεται να αντιμετωπίζουν δυσλειτουργίες λογισμικού μισθοδοσίας. Τελικά, η εξωτερική ανάθεση μισθοδοσίας δίνει στον εργοδότη χρόνο να επικεντρωθεί σε άλλα καθήκοντα.
Πολλοί πάροχοι υπηρεσιών μισθοδοσίας προσφέρουν λύσεις ηλεκτρονικής μισθοδοσίας, οι οποίες επιτρέπουν στους εργοδότες να έχουν πρόσβαση στα στοιχεία μισθοδοσίας των εργαζομένων και σε ηλεκτρονικά μητρώα μισθοδοσίας. Επιπλέον, οι υπηρεσίες μισθοδοσίας συνήθως προσφέρουν στους πελάτες διαφορετικές μεθόδους μετάδοσης των ωρών μισθοδοσίας για κάθε περίοδο πληρωμής, όπως μέσω φαξ, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μέσω διαδικτύου.
Το μειονέκτημα για την εξωτερική ανάθεση είναι ότι όταν οι εργαζόμενοι έχουν ανησυχίες μισθοδοσίας, η άμεση βοήθεια μπορεί να μην είναι διαθέσιμη. Επιπλέον, όταν μια υπηρεσία μισθοδοσίας δημιουργεί ορισμένα σφάλματα φόρου μισθοδοσίας, το IRS τιμωρεί τον εργοδότη και όχι την υπηρεσία μισθοδοσίας. Κατά συνέπεια, ορισμένοι εργοδότες προσλαμβάνουν έναν διαχειριστή μισθοδοσίας επί τόπου, ο οποίος εργάζεται ως σύνδεσμος για την υπηρεσία μισθοδοσίας και τον εργοδότη.
