Οι πολιτικές είναι κανόνες, αρχές και κατευθυντήριες γραμμές που υιοθετεί η διοίκηση ενός οργανισμού για την επίτευξη των μακροπρόθεσμων στόχων του, σύμφωνα με την ιστοσελίδα του businessdirectory.com. Διαμορφώνουν όλες τις σημαντικές αποφάσεις και δραστηριότητες. Οι διαδικασίες είναι τα βήματα που κάνουν οι εργαζόμενοι στις καθημερινές τους πράξεις για να διασφαλίσουν ότι αυτό που κάνουν αντανακλά και υποστηρίζει τις υπάρχουσες πολιτικές. Όταν ακολουθούνται πιστά, οι καλές γραπτές πολιτικές και διαδικασίες προάγουν την αποτελεσματικότητα, την αποτελεσματικότητα και τη συνέπεια, ενώ υποστηρίζουν τη φιλοσοφία ή το όραμα της οργάνωσης.
Καθοδήγηση από πάνω προς τα κάτω
Οι πολιτικές καθορίζουν και παρέχουν καθοδήγηση σχετικά με τον τρόπο επίτευξης των στόχων, των στρατηγικών και των στόχων μιας επιχείρησης, σύμφωνα με την AME Info, έναν δικτυακό τόπο επιχειρηματικών πληροφοριών της Μέσης Ανατολής. "Οι πολιτικές προσδιορίζουν τις βασικές δραστηριότητες και παρέχουν μια γενική στρατηγική για τους υπεύθυνους για τη λήψη αποφάσεων σχετικά με τον τρόπο αντιμετώπισης των ζητημάτων που προκύπτουν", προσθέτει η AME Οι πολιτικές περιγράφουν αποδεκτές και απαράδεκτες επιλογές και συμπεριφορά και ορίζουν ένα πλαίσιο και όρια μέσα στα οποία αναπτύσσονται διαδικασίες., μια πολιτική μη διακριτικής μεταχείρισης σε σχέση με οποιονδήποτε αιτούντα εργασία με βάση τη φυλή, το φύλο, την ηλικία ή τη χώρα προέλευσης βοηθά το τμήμα ανθρωπίνων πόρων να αναπτύξει διαδικασίες για να εξασφαλίσει την ισότιμη μεταχείριση όλων των υποψηφίων.
Εργαλείο διαχείρισης
Οι διαδικασίες εξηγούν τα καθήκοντα των εργαζομένων και υποδεικνύουν το εύρος των ευθυνών τους. Αυτή η καθοδήγηση βοηθάει τους εργαζομένους να παρεμβαίνουν μεταξύ τους ή να ξεπερνούν το έδαφός τους, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε λάθη και παρεξηγήσεις. Πρόκειται επίσης για σύνολα οδηγιών που ακολουθούν οι εργαζόμενοι για να εξασφαλίσουν ότι εκτελούν συγκεκριμένα καθήκοντα με συνέπεια και συνέπεια. Μετά από μια καλά γραπτή σειρά διαδικασιών βοηθά τους υπαλλήλους να μάθουν και να κάνουν πολλές ή όλες τις πτυχές της δουλειάς τους ανεξάρτητα, μειώνοντας την ανάγκη για τα στελέχη να παρεμβαίνουν συχνά ή micromanage. Ένα παράδειγμα διαδικασιών θα είναι τα βήματα που λαμβάνει ένας υπάλληλος για να κανονίσει την επισκευή ενός σπασμένου μηχανήματος. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν: την οργάνωση της εκτίμησης των ζημιών των εμπειρογνωμόνων, την έγκριση της αγοράς των απαραίτητων εξαρτημάτων και εργασίας, τον εντοπισμό του κατάλληλου πωλητή και τον συντονισμό της πληρωμής για προϊόντα ή υπηρεσίες που παρέχονται.
Συνοχή
Οι καθιερωμένες πολιτικές και διαδικασίες διασφαλίζουν ότι ο τρόπος επιχειρηματικής δραστηριότητας του οργανισμού δεν αποκλίνει ή επιδεινώνεται με την πάροδο του χρόνου, ακόμη και αν οι βασικοί ηγέτες ή άλλοι υπάλληλοι αποχωρήσουν. Είναι προσαρμοσμένα για την οργάνωση και τη δουλειά, όχι για έναν συγκεκριμένο υπάλληλο. Ακολουθώντας τους, ακόμα και ο νεότερος υπάλληλος μπορεί να μάθει γρήγορα για τον τρόπο λειτουργίας του οργανισμού και για ποιο λόγο, τι αναμένεται από οποιοδήποτε άτομο σε αυτή τη θέση και ποια είναι η εργασία που συνεπάγεται. Ωστόσο, οι διαχειριστές θα πρέπει να επανεξετάζουν και να ενημερώνουν περιοδικά τις πολιτικές και τις διαδικασίες για να αντικατοπτρίζουν τις εκούσιες οργανωτικές αλλαγές, λέει ο Gene Levine, σύμβουλος διαχείρισης επιχειρήσεων, στην ιστοσελίδα του Gene Levine Associates.
Ευθύνη
Η ύπαρξη καλά εδραιωμένων πολιτικών και διαδικασιών μπορεί να βοηθήσει μια εταιρεία να αντικρούσει τους ισχυρισμούς για νομικές ή κανονιστικές παραβιάσεις που μπορούν να καταθέσουν υπάλληλοι ή πελάτες εναντίον τους, σημειώνει ο Levine. Παρέχουν απόδειξη πρόθεσης, αλλά πρέπει να συνοδεύονται από αυθεντικές προσπάθειες για την τήρηση των ομοσπονδιακών, κρατικών και τοπικών κανόνων, φυσικά. Οι διευθυντές που επιμένουν και ελέγχουν τη συμμόρφωση με τους νόμους και τους κανονισμούς σε ολόκληρο τον οργανισμό μπορούν να βοηθήσουν στην αποφυγή πράξεων επιβολής, για παράδειγμα, από την Υπηρεσία Ασφάλειας και Υγείας στην Εργασία, το Τμήμα Εργασίας, την Επιτροπή Ίσων Ευκαιριών για την Απασχόληση, την Υπηρεσία Εσωτερικών Φορέων ή τα τοπικά τμήματα υγείας. Αυτό μπορεί επίσης να βοηθήσει στην αποφυγή των αγωγών.
