Μια επιχείρηση με σαφείς πολιτικές και διαδικασίες είναι πιο πιθανό να διεξάγει τις λειτουργίες της αποτελεσματικά, αφού όλοι οι συμμετέχοντες γνωρίζουν πώς λειτουργεί η διαδικασία λήψης αποφάσεων και πώς λειτουργούν οι γραμμές επικοινωνίας.
Πολιτικές γραφής
Οι πολιτικές μιας οργάνωσης εκφράζουν τις αξίες της και την ποιότητα της υπηρεσίας ή του προϊόντος που ελπίζει να προσφέρει. Για να συντάξετε ένα εγχειρίδιο πολιτικής, εστιάστε στις βασικές αξίες της επιχείρησής σας, οι οποίες μπορεί να περιλαμβάνουν την εμπιστευτικότητα, τη μεταχείριση των εργαζομένων, τη μεταχείριση των πελατών, την υπεύθυνη διαχείριση και τις διαφανείς χρηματοοικονομικές πρακτικές.
Διαδικασίες γραφής
Εάν οι πολιτικές ορίζουν τις αξίες μιας επιχείρησης, οι διαδικασίες αναφέρουν τις μεθόδους με τις οποίες ο οργανισμός εκφράζει αυτές τις αξίες. Αναφέρουν στους υπαλλήλους της επιχείρησης πώς να εφαρμόσουν τις πολιτικές. Συνεπώς, οι διαδικασίες γραφής περιλαμβάνουν συγκεκριμένες λεπτομέρειες. Οι διαδικασίες πρέπει να είναι γραμμένες σε απλή γλώσσα, αναφέροντας ποιες ενέργειες πρέπει να εκτελεστούν, ποιος θα τις εκτελέσει και πότε και πώς πρέπει να εκτελεστούν. Οι διαδικασίες μπορούν να περιλαμβάνουν συγκεκριμένες μορφές που πρέπει να χρησιμοποιούνται και τα βήματα που πρέπει να ακολουθούνται και περιλαμβάνουν διαγράμματα και λίστες ελέγχου.
Διατηρήστε ξεχωριστές πολιτικές και διαδικασίες
Μόλις καταρτίσετε και καταγράψετε τις πολιτικές και τις διαδικασίες σας, κρατήστε τους ξεχωριστές. Δημιουργήστε τις πολιτικές σας στη διάθεση του κοινού ως έκφραση των αξιών της επιχείρησής σας, διατηρώντας παράλληλα τις διαδικασίες ως εσωτερικά έγγραφα που επιτρέπουν την ομαλή ροή του οργανισμού.
