Ο προϋπολογισμός σε έναν οργανισμό, γνωστό και ως ετήσια διαδικασία σχεδιασμού, έχει σχεδιαστεί για να παρέχει στους διαχειριστές ένα σχέδιο για τη λειτουργία της εταιρείας. Ο προϋπολογισμός δείχνει τι σκοπεύει να δαπανήσει η εταιρεία για να δημιουργήσει έσοδα, ποια είναι τα προβλεπόμενα έσοδα και το κέρδος που θα κερδίσει η εταιρεία εάν πετύχει τους στόχους της για τα έσοδά της. Ακόμη και στις εταιρείες όπου το σύστημα κατάρτισης του προϋπολογισμού λειτουργεί επί σειρά ετών, η διαδικασία δεν είναι απολύτως αποτελεσματική.
Η Παραδοσιακή Προσέγγιση συνοψίστηκε
Η παραδοσιακή προσέγγιση για τον προϋπολογισμό είναι ένα μείγμα μεθόδων κατάρτισης προϋπολογισμού από τη βάση προς την κορυφή και από τη βάση προς τα κάτω. Από την κορυφή προς τα κάτω σημαίνει ότι η ανώτατη διοίκηση θέτει στόχους για το έτος και τις επικοινωνεί κάτω από την αλυσίδα διοίκησης. Στον προϋπολογισμό από τη βάση προς τα κάτω, οι διαχειριστές των τμημάτων προετοιμάζουν τους προϋπολογισμούς για τον επιχειρηματικό τομέα στον οποίο είναι υπεύθυνοι και αποστέλλουν τον προϋπολογισμό στην ανώτατη διεύθυνση για την ενοποίηση σε έναν προϋπολογισμό ή σχέδιο σε επίπεδο εταιρείας.
Μη ρεαλιστικοί στόχοι
Οι στόχοι που έχουν οριστεί από ανώτερα στελέχη περιλαμβάνουν συγκεκριμένους στόχους αύξησης εσόδων καθώς και κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με τις δαπάνες. Μια εταιρεία μπορεί να θέσει ως στόχο την αύξηση των εσόδων κατά 10% ή τη μείωση του κόστους κατά 5%. Αν οι άνθρωποι στην κορυφή δεν ζητήσουν πληροφορίες από τους διευθυντές των τμημάτων που είναι υπεύθυνοι για την επίτευξη των αποτελεσμάτων, οι στόχοι είναι πιθανόν να θεωρηθούν από τους διαχειριστές χαμηλότερου επιπέδου ως αυθαίρετοι, άδικοι και μη εφικτοί.
Δεν είναι αποκλειστική
Η προσέγγιση από τη βάση προς την κορυφή μπορεί να σημαίνει ότι μόνο το διοικητικό προσωπικό συμβάλλει στην παραγωγή των προϋπολογισμών των τμημάτων - οι υπάλληλοι που βρίσκονται κάτω από το διοικητικό επίπεδο δεν περιλαμβάνονται στη διαδικασία. Αυτοί οι εργαζόμενοι έχουν συχνά βασικές πληροφορίες που θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε ένα πιο ρεαλιστικό, εφικτό σχέδιο. Το προσωπικό των πωλήσεων, για παράδειγμα, μπορεί να γνωρίζει ότι ορισμένα προϊόντα αρχίζουν να μειώνονται στη δημοτικότητα με τους πελάτες, επομένως οι πόροι μάρκετινγκ πρέπει να χρησιμοποιηθούν στα προϊόντα με μεγαλύτερο αναπτυξιακό δυναμικό.
Ο προϋπολογισμός πάντοτε πηγαίνει επάνω
Για να προετοιμάσουν τους προϋπολογισμούς τους, οι διευθυντές των τμημάτων λαμβάνουν συχνά τον περσινό προϋπολογισμό και προσθέτουν ένα αυξητικό ποσό, όπως το 8%, για την κάλυψη των αναμενόμενων αυξήσεων του κόστους. Δεν αφιερώνουν το χρόνο να εξετάσουν όλες τις δαπάνες του στοιχείου γραμμής για να διαπιστώσουν εάν υπήρχαν περιοχές όπου χάθηκαν τα κεφάλαια. Αυτό που πρέπει να κάνουν είναι να αναζητήσουν δαπάνες που δεν συνέβαλαν στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας ή της αύξησης των εσόδων και να τις μειώσουν από τον προϋπολογισμό του επόμενου έτους, χωρίς να προσθέσουν το 8 τοις εκατό σε αυτούς.
Γεμίζοντας, στη συνέχεια κόβοντας
Οι έμπειροι διαχειριστές τμημάτων είναι έμπειροι στο παιχνίδι του "προϋπολογισμού παιχνιδιού". Ξέρουν ότι η ανώτατη διοίκηση θα πάρει τον προϋπολογισμό που υποβάλλουν και θα κόψει ένα συγκεκριμένο ποσό από αυτό, γι 'αυτό ζητούν περισσότερα χρήματα από αυτά που πραγματικά χρειάζονται. Όταν εγκριθεί ο αναθεωρημένος προϋπολογισμός, αποδεικνύεται ότι πήραν όλα όσα ήθελαν καταρχάς. Αυτό τιμωρεί τους άλλους διαχειριστές που ήταν ειλικρινείς στις προσπάθειές τους να υποβάλουν μια ρεαλιστική πρόβλεψη δαπανών και στη συνέχεια έπρεπε να αντιμετωπίσουν τον μειωμένο προϋπολογισμό τους.
Ακαμψία
Οι εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιήσουν τον προϋπολογισμό ως ποινική συσκευή και όχι ως κατευθυντήρια γραμμή. Οι διευθυντές που δεν επιτυγχάνουν με ακρίβεια τα αποτελέσματα προβλέψεων υπόκεινται σε σοβαρές επικρίσεις από τα ανώτερα στελέχη και μπορεί ακόμη και να λαμβάνουν χαμηλές αξιολογήσεις απόδοσης. Η αλήθεια είναι ότι μια επιχείρηση σπάνια επιτυγχάνει τους αριθμούς της πρόβλεψης. Πολλές μεταβλητές επηρεάζουν την απόδοση της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένων των ανταγωνιστών που γίνονται ισχυρότερες ή η οικονομία εξασθενεί. Η ανώτατη διοίκηση πρέπει να λαμβάνει υπόψη αυτούς τους παράγοντες όταν κρίνει την απόδοση ενός διαχειριστή τμήματος και να μην εξετάζει μόνο τις διακυμάνσεις από τον προϋπολογισμό.
