Ακόμη και σε ένα γραφείο ενός ατόμου, η οργάνωση διαδικασιών γραφείου είναι απαραίτητη για την αποτελεσματική λειτουργία μιας επιχείρησης. Η δημιουργία μιας σειράς οργανωμένων διαδικασιών διευκολύνει τη λειτουργία μιας επιχείρησης και μειώνει τον χρόνο που απαιτείται για γενικά καθήκοντα, όπως η κατάθεση, η αγορά και η πραγματοποίηση βασικών γραφικών εργασιών.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Λογισμικό επεξεργασίας κειμένου
-
Εκτυπωτής
-
Ταινία τριών δακτυλίων
Δημιουργήστε μια λίστα διαδικασιών που πρέπει να οργανωθούν. Βεβαιωθείτε ότι αναφέρετε όλες τις διαδικασίες γραφείου που προτίθεστε να κάνετε στο μέλλον, ακόμα κι αν γίνονται σπάνια.
Προσδιορίστε το πρόσωπο που είναι επί του παρόντος υπεύθυνο για κάθε διαδικασία γραφείου. Εάν είναι υπεύθυνος περισσότερα από ένα άτομα, προσδιορίστε το άτομο που εκτελεί τη διαδικασία με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο ή ποιος είναι ο πλέον αρμόδιος για την περιγραφή της διαδικασίας.
Ζητήστε από κάθε άτομο να γράψει λεπτομερή περιγραφή του τρόπου με τον οποίο εκτελεί κάθε διαδικασία γραφείου. Βεβαιωθείτε ότι κάθε άτομο ακολουθεί ένα βήμα-βήμα, σαφή μορφή, παρέχοντας ένα πρότυπο ή δείγμα του τρόπου με τον οποίο θα γράφεται κάθε περιγραφή της διαδικασίας γραφείου. Ζητήστε από κάθε άτομο να παράσχει ένα αντίγραφο της περιγραφής του σε ένα κοινό έγγραφο μορφής επεξεργασίας κειμένου.
Συνδυάστε όλες τις περιγραφές διαδικασιών γραφείου σε ένα ενιαίο κύριο έγγραφο, οργανωμένο σε κεφάλαια ανά λειτουργία. Για παράδειγμα, ομαδοποιήστε όλες τις λογιστικές διαδικασίες σε ένα μόνο κεφάλαιο, όλες τις διαδικασίες αποστολής σε ένα άλλο κεφάλαιο.
Εκτυπώστε το πλήρες έγγραφο και δώστε τουλάχιστον έναν τρισδιάστατο συνδετήρα με όλες τις διαδικασίες γραφείου στο προσωπικό σας. Παρέχετε σε κάθε μέλος του προσωπικού ξεχωριστό έγγραφο που καλύπτει όλες τις διαδικασίες γραφείου για τις οποίες είναι υπεύθυνοι και διασφαλίζει ότι όλο το προσωπικό διαβάζει τα έγγραφα σχετικά με τις διαδικασίες γραφείου που εκτελούν τακτικά.
