Η διατήρηση ενός επιχειρηματικού περιβάλλοντος οργανωμένου είναι ένα βασικό στοιχείο για μια επιτυχημένη επιχείρηση. Οι διαδικασίες του γραφείου είναι οι κατευθυντήριες γραμμές για το οργανωμένο περιβάλλον.Ακολουθώντας λεπτομερή βήματα για να ρυθμίσετε τις διαδικασίες γραφείου, η ομάδα σας μπορεί να επικεντρωθεί σε επιχειρήσεις παρά σε αντικείμενα που σας απομακρύνουν.
Ελέγξτε τις τρέχουσες διαδικασίες. Η κατανόηση των τρεχουσών διαδικασιών δημιουργεί μια βάση για αλλαγή. Εάν δεν έχουν καθοριστεί διαδικασίες, η καταγραφή των παρατηρήσεων της διαδικασίας είναι ένα καλό πρώτο βήμα.
Συγκεντρώστε σχόλια από τους υπαλλήλους. Μόλις συλλεχθούν οι βασικές διαδικασίες γραφείου σας, συλλέξτε περαιτέρω πληροφορίες από τους συναδέλφους. Ρωτήστε τους: "Τι πρέπει να αλλάξει; Τι μπορεί να αλλάξει;" "Είναι σωστή η σειρά της διαδικασίας γραφείου;"
Προσδιορίστε ποιες διαδικασίες λειτουργούν. Η γνώση του τι βοηθά θα βοηθήσει να επικεντρωθείτε στις διαδικασίες που δεν λειτουργούν.
Προσδιορίστε ποιες διαδικασίες δεν λειτουργούν. Επισημαίνοντας τους τομείς βελτίωσης, οι συστάσεις μπορούν να επεξεργαστούν.
Προτείνετε αλλαγές σε διαδικασίες που δεν λειτουργούν. Χρησιμοποιήστε τη λίστα από το παραπάνω βήμα και συναντηθείτε με άλλους υπαλλήλους για να υποβάλλετε συστάσεις για αλλαγές στις διαδικασίες που δεν λειτουργούν.
Αναφέρετε λεπτομερώς τη διαδικασία της διαδικασίας γραφείου. Τώρα που έχετε μια λίστα διαδικασιών που λειτουργούν και προτεινόμενες λύσεις για εκείνες που δεν το κάνουν, γράψτε τους λεπτομερώς. Εστίαση στον τρόπο με τον οποίο μια διαδικασία συνδέεται με την άλλη.
Δημοσιεύστε τις διαδικασίες γραφείου στους υπαλλήλους. Η λεπτομερής τεκμηρίωση πρέπει να μοιραστεί με όλους τους υπαλλήλους, έτσι ώστε όλοι να μπορούν να χρησιμοποιούν τις διαδικασίες γραφείου.
Συμβουλές
-
Οι διαδικασίες του γραφείου δημοσιεύονται καλύτερα με ένα εγχειρίδιο εκπαίδευσης, ερωτήσεις και απαντήσεις και ένα έγγραφο "συνήθεις ερωτήσεις". Ποτέ μην αναλάβετε εργασίες επεξεργασίας. Παρακολουθήστε το για συνεχή βελτίωση.
Προειδοποίηση
Οι διαδικασίες του γραφείου αντιμετωπίζονται μερικές φορές ως εμπόδια για την ολοκλήρωση των εργασιών, επομένως ορισμένοι υπάλληλοι μπορεί να είναι πεισματάρης για να αλλάξουν. Επικεντρωθείτε στα οφέλη μιας διαδικασίας γραφείου.
