Η παρακολούθηση όλων των εσόδων και εξόδων της εταιρείας σας μπορεί να φανεί συντριπτική, ακόμα και όταν εκτελείτε μια μικρή επιχείρηση. Υπάρχουν υπολογισμοί που πρέπει να γίνουν, αναφορές για προετοιμασία, λογαριασμοί που πληρώνουν και φόροι σε αρχείο. Ο κατάλογος των οικονομικών στοιχείων που πρέπει να καταρτίζονται σε μηνιαία, τριμηνιαία και ετήσια βάση είναι συχνά ατελείωτος.
Τα καλά νέα είναι ότι λογισμικό λογιστικής μικρής επιχείρησης υπάρχει για να συμβάλει στη βελτιστοποίηση της διαδικασίας. Το σωστό λογισμικό σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε όλες τις οικονομικές σας πληροφορίες σε ένα μέρος και να έχετε πρόσβαση στις αναφορές σε πραγματικό χρόνο που χρειάζεστε για να διατηρείτε την εταιρεία σας ομαλή.
Γιατί χρειάζομαι λογισμικό λογιστικής για μικρές επιχειρήσεις;
Λογισμικό λογιστικής μικρών επιχειρήσεων επιτρέπει ακόμη και τα πιο μαθηματικά αμφισβητηθεί να διατηρήσει ακριβή οικονομικά αρχεία. Αντί να παρακολουθείτε χειροκίνητα τις αγορές, τις αποδείξεις και τα κέρδη από υπολογιστικά φύλλα στον επιτραπέζιο υπολογιστή σας, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο και εργατικό δυναμικό εντοπίζοντας τα πάντα σε ένα ηλεκτρονικό λογιστικό πρόγραμμα.
Υπάρχουν πολλά οφέλη για τη χρήση λογισμικού λογιστικής μικρών επιχειρήσεων που μπορεί να βοηθήσει την επιχείρησή σας να λειτουργεί πιο αποτελεσματικά. Ορισμένα από τα οφέλη περιλαμβάνουν τα εξής:
- Βελτιώνει τη λογιστική σας. Με το λογισμικό λογιστικής μικρών επιχειρήσεων, έχετε πρόσβαση σε όλες τις οικονομικές πληροφορίες σας σε ένα μέρος. Δεν χρειάζεται να ελέγχετε με πολλά τμήματα για να λάβετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε ή να περιμένετε μέχρι το τέλος του μήνα για να δείτε τα οικονομικά σας. Αντ 'αυτού, μπορείτε να συνδεθείτε στο λογισμικό λογισμικού σας οποιαδήποτε στιγμή της ημέρας ή της νύχτας από οποιαδήποτε συσκευή για να δείτε αν τα τιμολόγια έχουν καταβληθεί, αποστολή αποστέλλονται έξω, ποιο μέρος της εταιρείας σας είναι κερδοφόρα και πού μπορείτε να κάνετε κάποιες βελτιώσεις.
- Μειώνει το ανθρώπινο λάθος. Ανεξάρτητα από το πόσο ικανοί είναι οι υπάλληλοί σας, υπάρχει πάντα χώρος για ανθρώπινο λάθος. Το λογισμικό λογιστικής μικρής επιχείρησης συμβάλλει στη μείωση των σφαλμάτων στους υπολογισμούς και την υποβολή εκθέσεων, παρακολουθώντας ηλεκτρονικά τα οικονομικά. Όταν διαδικασίες όπως η τιμολόγηση, η χρονομέτρηση και οι συλλογές λογαριασμών γίνονται μέσω λογισμικού λογιστικής, αυτό αυξάνει ακόμη περισσότερο την ακρίβεια των οικονομικών σας στοιχείων.
- Επιτρέπει την ομαδική συνεργασία. Το λογισμικό λογιστικής για μικρές επιχειρήσεις επιτρέπει σε περισσότερα από ένα άτομα να έχουν πρόσβαση στις οικονομικές πληροφορίες της εταιρείας σας. Μπορεί να θέλετε οι άνθρωποι που διαχειρίζονται τη μισθοδοσία, το μάρκετινγκ, το απόθεμα και τις πωλήσεις να έχουν πρόσβαση στις οικονομικές πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο της εταιρείας σας, ώστε να μπορούν να εκτελούν καλύτερα τα καθήκοντά τους. Με λογισμικό λογισμικού που βασίζεται στο σύννεφο ή φορτώνεται στον υπολογιστή του κάθε ατόμου, τα μέλη του προσωπικού από όλη την εταιρεία μπορούν να συνδεθούν και να λάβουν τις απαραίτητες πληροφορίες.
- Παρέχει πληροφορίες. Με το πάτημα ενός κουμπιού, λογισμικό λογιστικής μικρών επιχειρήσεων μπορεί να σας δώσει άμεση εικόνα μεγάλης εικόνας στην επιχείρησή σας. Με βάση αυτά, μπορείτε να προσαρμόσετε καλύτερα τις δαπάνες σας, τις προσπάθειες πωλήσεων, το απόθεμα και το προσωπικό σας, για να κάνετε την εταιρεία σας πιο κερδοφόρα.
- Διατηρεί τις πληροφορίες ασφαλείς. Το σημερινό λογισμικό λογιστικής είναι ασφαλές, διασφαλίζοντας ότι οι πληροφορίες της εταιρείας σας παραμένουν εντός της εταιρείας. Το μεγαλύτερο μέρος του λογισμικού κρυπτογραφεί τις πληροφορίες, ώστε να είναι προσβάσιμο μόνο από την εταιρεία σας. Πολλοί παρέχουν μεμονωμένες εισόδους για κάθε εργαζόμενο, έτσι ώστε μόνο ορισμένα άτομα να μπορούν να βλέπουν ορισμένες πτυχές των οικονομικών σας πληροφοριών. Για παράδειγμα, μπορείτε να δώσετε στον διευθυντή ανθρώπινων πόρων πρόσβαση σε φύλλα χρόνου και μισθοδοσία και όχι σε όλες τις άλλες οικονομικές πληροφορίες για την εταιρεία σας. Αν δέχεστε πληρωμές απευθείας στο λογισμικό λογιστικής σας, αυτές είναι επίσης κρυπτογραφημένες.
- Δημιουργεί στιγμιαίες αναφορές. Το πιο λογισμικό λογιστικής μικρών επιχειρήσεων σας επιτρέπει να προσαρμόσετε τις αναφορές που χρειάζεστε και να έχετε άμεση πρόσβαση σε αυτές όποτε τις θέλετε. Μπορείτε να τραβήξετε άμεσα τέτοιες αναφορές όπως δήλωση κέρδους και ζημίας, περίληψη φόρου επί των πωλήσεων, ιστορικό τιμολογίου, πληρωμές που έχουν συλλεχθεί και εκθέσεις δαπανών. Αυτό βοηθά να περιορίσετε εγκαίρως τους υπαλλήλους σας να ξοδέψουν τη συγκέντρωση αυτών των πληροφοριών. Μπορείτε ακόμη και να δημιουργείτε αυτόματα αναφορές που εμφανίζουν δεδομένα με τρόπο που σας έχει νόημα, όπως πίνακες πίτας ή γραφήματα.
- Παρέχει αναφορές ειδικά για τον κλάδο. Εάν επιλέξετε λογισμικό λογιστικής μικρής επιχείρησης που είναι συγκεκριμένο για τη βιομηχανία σας, αποφεύγετε να κάνετε προσαρμογή που μπορεί να αυξήσει την τιμή του λογισμικού. Παρέχετε επίσης πρόσβαση σε αναφορές που είναι πιο πολύτιμες για την εταιρεία σας. Για παράδειγμα, εάν είστε πάροχος υγειονομικής περίθαλψης, μπορεί να χρειαστείτε λειτουργικότητα που σας επιτρέπει να χρεώνετε ασφαλιστικές εταιρείες. Εάν βρείτε λογισμικό που είναι ειδικά για τον κλάδο της υγειονομικής περίθαλψης, αυτή η λειτουργία ενδέχεται να περιλαμβάνεται ή να είναι ένα προσιτό πρόσθετο. Για λογισμικό που απευθύνεται σε βιομηχανίες γενικής χρήσης, η δημιουργία αυτής της λειτουργικότητας για την εταιρεία σας μπορεί να οδηγήσει την τιμή του λογισμικού προς τα πάνω.
- Σας ενημερώνει για τις βέλτιστες πρακτικές. Ένα πρόγραμμα λογιστικής μικρής επιχείρησης λογισμικού μπορεί να κρατήσει την επιχείρησή σας τρέχοντας στις καλύτερες λογιστικές πρακτικές. Με τις αυτόματες ενημερώσεις λογισμικού και τα σεμινάρια σχετικά με τις νέες δυνατότητες, μπορείτε να παραμείνετε στην κορυφή των πιο πρόσφατων πρακτικών υποβολής εκθέσεων και φορολογίας χωρίς να χρειάζεται να βασίζεστε στον λογιστή σας.
Το σωστό λογισμικό λογισμικού μικρών επιχειρήσεων σημαίνει λιγότερους πονοκεφάλους για σας και περισσότερο χρόνο για όλο το προσωπικό σας να εστιάσει τις ενέργειές του αλλού. Πώς επιλέγετε το σωστό λογισμικό για την επιχείρησή σας;
Τι λογισμικό λογισμικού είναι καλύτερο για μια μικρή επιχείρηση;
Η απόφαση να πάρετε λογισμικό λογιστικής μικρών επιχειρήσεων για την εταιρεία σας είναι συχνά το πιο εύκολο κομμάτι της διαδικασίας. Το πιο δύσκολο μέρος είναι να αποφασίσει ποιο συγκεκριμένο λογισμικό θα χρησιμοποιηθεί.
Υπάρχουν πολλές επιλογές στην αγορά, οι περισσότερες από τις οποίες μπορούν να προσαρμοστούν στις ιδιαίτερες επιχειρηματικές σας ανάγκες και ανάγκες. Πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία καθορισμού του λογισμικού λογιστικής μικρών επιχειρήσεων για το οποίο μπορείτε να κατεβάσετε ή να εγγραφείτε, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε ποιες λειτουργίες θέλετε. Πάρτε το χρόνο για να ερευνήσετε τις επιλογές σας και τα χαρακτηριστικά κάθε προσφοράς.
Δημιουργήστε μια λίστα με τα χαρακτηριστικά που θέλετε και μια άλλη λίστα με εκείνους που θα θέλατε να έχετε αλλά θα μπορούσατε να κάνετε χωρίς. Αυτά θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν:
- Διαχείριση αποθεμάτων.
- ΤΡΑΠΕΖΙΚΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ
- Παρακολούθηση μισθοδοσίας και φύλλου κατανομής.
- Τιμολόγηση
- Λογαριασμοί εισπρακτέοι.
- Χρεωστικές ώρες.
- Προμήθειες πωλήσεων.
- Αυτόματη χρέωση.
- Πολλαπλοί χρήστες.
Αφού ξέρετε τι θέλετε, ξεκινήστε να τιμολογείτε τις επιλογές σας. Αποφασίστε αν θέλετε να κατεβάσετε λογισμικό λογιστικής μικρής επιχείρησης στον υπολογιστή σας ή εάν προτιμάτε να έχετε πρόσβαση σε ένα πρόγραμμα που βασίζεται σε σύννεφο το οποίο μπορείτε να έχετε πρόσβαση από οποιαδήποτε συσκευή. Υπάρχει ένα ευρύ φάσμα τιμών βάσει του προγράμματος που επιλέγετε, των χαρακτηριστικών που θέλετε και της προσαρμογής που πρέπει να γίνει. Έχετε υπόψη έναν προϋπολογισμό πριν λάβετε μια τελική απόφαση, έχοντας κατά νου ότι το κόστος αυξάνεται καθώς επιλέγετε περισσότερη προσαρμογή.
Επίσης, σκεφτείτε ποιο μικρό λογισμικό λογιστικής λογιστικής είναι πιο διαισθητικό για να χρησιμοποιήσετε. Ενώ πολλά προϊόντα έχουν παρόμοια χαρακτηριστικά, ο πραγματικός πίνακας ελέγχου και η εφαρμογή του προϊόντος μπορεί να διαφέρουν. Θα πρέπει να επιλέξετε ένα που να είστε άνετα χρησιμοποιώντας, γι 'αυτό βεβαιωθείτε ότι έχετε δει μια επίδειξη των προϊόντων που σας ενδιαφέρουν. Έτσι μπορείτε να πάρετε μια αίσθηση για το πώς θα χρησιμοποιήσετε το προϊόν και αν είναι αρκετά εύκολο για σας να πλοηγηθείτε. Το τελευταίο πράγμα που θέλετε να κάνετε είναι να επενδύσετε πολλά χρήματα σε ένα λογισμικό λήψης μικρού λογισμικού που είναι πολύ απογοητευτικό για να το χρησιμοποιήσετε.
Εκτός από την δοκιμή του προγράμματος, λάβετε μια λίστα αναφορών που χρησιμοποιούν το λογισμικό που σας ενδιαφέρει. Αν είναι δυνατόν, βρείτε έναν που βρίσκεται σε παρόμοια βιομηχανία με τη δική σας, καθώς είναι πιθανό να χρησιμοποιήσουν το λογισμικό με τον ίδιο τρόπο όπως θα μπορούσες. Δώστε ερωτήσεις σχετικά με τη διαδικασία υλοποίησης, τον τρόπο λειτουργίας των προσαρμοσμένων λειτουργιών και την απόκριση της ομάδας εξυπηρέτησης πελατών. Οι απαντήσεις που λαμβάνετε μπορούν να σας βοηθήσουν να λάβετε την καλύτερη απόφαση για την εταιρεία σας.
Αν έχετε κάποιο, επικοινωνήστε επίσης με το τμήμα πληροφορικής σας πριν λάβετε μια απόφαση. Μπορεί να έχετε περιορισμούς αποθήκευσης ή εύρους ζώνης που καθιστούν ορισμένα προγράμματα ανέφικτα να έχουν στην εταιρεία σας. Οι τεχνικές λεπτομέρειες αυτού είναι καλύτερα να αφεθούν σε εκείνους με καλή κατανόηση της δικτύωσης υπολογιστών στην εταιρεία σας.
Υπάρχει δωρεάν λογισμικό λογιστικής για μικρές επιχειρήσεις;
Το σωστό λογισμικό λογιστικής μικρών επιχειρήσεων μπορεί να είναι μια επένδυση. Αν δεν είστε αρκετά έτοιμοι να κάνετε μια οικονομική δέσμευση, μπορείτε να βρείτε δωρεάν online λογισμικό λογιστικής για μικρές επιχειρήσεις.
Λογισμικό λογιστικής μικρής επιχείρησης που είναι δωρεάν συνήθως σας επιτρέπει μόνο πολύ βασικές λογιστικές λειτουργίες, όπως την πληρωμή λογαριασμών και την τιμολόγηση πελατών. Ορισμένα μικρά λογιστικά λογισμικά λογισμικού που είναι ελεύθερα περιορίζουν άλλα χαρακτηριστικά, όπως ο αριθμός των επιτρεπόμενων χρηστών, ο αριθμός των τραπεζικών λογαριασμών που μπορούν να συνδεθούν και περιορισμένη λειτουργικότητα αναφορών.
Υπάρχει κάποιο δωρεάν λογισμικό λογιστικής στην αγορά που έχει πιο συμπιεστικά χαρακτηριστικά, αλλά μπορεί να λείπει σε άλλους τομείς. Για παράδειγμα, το λογισμικό μπορεί να σας επιτρέψει να δημιουργήσετε τις απαραίτητες οικονομικές καταστάσεις αλλά να μην παρέχετε την απαραίτητη υποστήριξη πελατών. Αν δεν είστε πολύ τεχνολογικά καταλαβαίνω, η έλλειψη υποστήριξης πελατών μπορεί να κάνει το ελεύθερο λογισμικό να μην αξίζει τον κόπο σας.
Αν ψάχνετε για κάτι πολύ βασικό που σας μεταφέρει στο ρυθμό χρήσης λογισμικού λογιστικής, λογισμικό λογιστικής μικρών επιχειρήσεων που είναι δωρεάν μπορεί να είναι ένα καλό εισαγωγικό λογιστικό πρόγραμμα για εσάς. Πολλοί σας επιτρέπουν να κάνετε αναβάθμιση σε πιο πληρωμένες λειτουργίες, καθώς γίνετε πιο άνετοι με τη χρήση του λογισμικού. Απλά πρέπει να γνωρίζετε ότι δεν θα μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε πολλές από αυτές τις λειτουργίες εάν χρησιμοποιείτε μόνο την δωρεάν έκδοση του λογισμικού.
Εάν επιλέξετε τη δωρεάν διαδρομή, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει ένα προϊόν που έχει κάποια αναγνώριση ονόματος. Διαβάστε τις κριτικές από άλλους χρήστες και λάβετε συστάσεις όταν είναι δυνατόν. Εφόσον εισαγάγετε ευαίσθητες και σημαντικές πληροφορίες για την εταιρεία, δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε απλά οποιοδήποτε λογισμικό για τη λήψη μικρών λογιστικών στοιχείων που μπορείτε να βρείτε στο διαδίκτυο.
Χρειάζομαι και έναν λογιστή;
Μπορεί να αναρωτιέστε αν εξακολουθείτε να χρειάζεστε έναν λογιστή αν παρακολουθείτε όλα τα οικονομικά σας ηλεκτρονικά. Γενικά, η απάντηση είναι ναι. Είναι μια καλή ιδέα να έχετε έναν πιστοποιημένο επαγγελματία λογιστή να αναθεωρήσει τις πληροφορίες σας για να βεβαιωθείτε ότι όλα παρακολουθούν σωστά και ότι δεν έχετε παραβλέψει τίποτα που θα είναι ζωτικής σημασίας για τον φορολογικό χρόνο. Ένας λογιστής θα σας κρατήσει επίσης ενημερωμένους σχετικά με τις πιο πρόσφατες φορολογικές διατάξεις και απαιτήσεις, ώστε να βεβαιωθείτε ότι είστε πάντα σύμφωνοι.
Ένα από τα χαρακτηριστικά που βρίσκονται στα περισσότερα λογισμικά λογιστικής μικρών επιχειρήσεων είναι η δυνατότητα να προσφέρετε στον λογιστή σας πρόσβαση στο λογισμικό. Μπορείτε τυπικά να προσκαλέσετε τον λογιστή σας στο λογαριασμό σας, ώστε να μπορούν να δουν όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται για να διατηρήσουν τα οικονομικά σας σε καλό δρόμο. Ο λογιστής σας θα έχει περιορισμένη λειτουργικότητα, ώστε να μην μπορούν να κάνουν αλλαγές χωρίς την άδειά σας.
Αν έχετε ήδη έναν λογιστή, ίσως θελήσετε να ρωτήσετε τι συστήνει για το λογισμικό λογιστικής μικρών επιχειρήσεων. Δεδομένων των γνώσεών της για την εταιρεία σας, μπορεί να έχει συγκεκριμένες συστάσεις για το τι θα λειτουργήσει καλύτερα για εσάς. Μπορεί επίσης να έχει κάποιες προτιμήσεις για το τι λογισμικό ενσωματώνει καλύτερα με αυτό που χρησιμοποιεί στο τέλος της.
Η εύρεση του σωστού λογισμικού λογιστικής μικρών επιχειρήσεων για την επιχείρησή σας θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε καλύτερες οικονομικές επιτυχίες μακροπρόθεσμα. Βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει τις σωστές βάσεις και την έρευνα για να επιλέξετε ένα προϊόν που είναι κατάλληλο για το επίπεδο εμπειρίας σας, την εταιρεία και τη βιομηχανία. Είναι μια επένδυση στο μέλλον της εταιρείας σας που θέλετε να βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει σωστά την πρώτη φορά.
