Η διοργάνωση εκδηλώσεων περιλαμβάνει την εφαρμογή πρακτικών διαχείρισης έργων στο σχεδιασμό, τον προγραμματισμό και τον συντονισμό ειδικών περιστάσεων όπως τα συμβαλλόμενα μέρη, τα ταμεία στήριξης κεφαλαίων, οι αθλητικές δραστηριότητες και άλλες υποθέσεις. Ανάλογα με το μέγεθος του συμβάντος, τα συστήματα πληροφοριών (λογισμικό υπολογιστή που αποτελείται συνήθως από ένα χώρο αποθήκευσης δεδομένων και μια διεπαφή χρήστη για τη διαχείριση των δεδομένων) χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση του προσωπικού και των πόρων.
Ιστορία
Η βιομηχανία διοργάνωσης εκδηλώσεων έχει αυξηθεί σημαντικά τα τελευταία 50 χρόνια, καθώς οι εκδηλώσεις δεν πραγματοποιούνται πλέον αποκλειστικά στις μεγάλες πόλεις. Από το 1949, το Συμβούλιο Σύνδεσης της Συνέλευσης έχει παράσχει εργαλεία και προγράμματα για επαγγελματίες του κλάδου. Η πρωτοβουλία ανταλλαγής αποδεκτών πρακτικών έχει εργαστεί για την ανάπτυξη σχετικών προτύπων από το 1997. Συγκεκριμένα, το συμβουλευτικό συμβούλιο τεχνολογίας επιδιώκει την ανάπτυξη τυποποιημένων εντύπων και πρωτοκόλλων για συστήματα πληροφοριών διαχείρισης γεγονότων. Με τη διασφάλιση της συμβατότητας μεταξύ των συστημάτων, τα πρότυπα αυτά προωθούν την αποτελεσματικότητα. Μόλις ένα σχετικά μη ρυθμιζόμενο επάγγελμα, η διοργάνωση εκδηλώσεων είναι τώρα ακόμη και ένας τομέας σπουδών στα πανεπιστήμια, τα οποία προσφέρουν προγράμματα πιστοποιητικών και διπλωμάτων. Αυτά τα προγράμματα παρέχουν εξειδικευμένες οδηγίες σχετικά με τα κοινά χρησιμοποιούμενα καθήκοντα του συστήματος πληροφοριών διαχείρισης γεγονότων που αυτοματοποιούν πολλές σχεδιαστικές και διοικητικές λειτουργίες.
Λειτουργία
Ένα σύστημα πληροφοριών διαχείρισης συμβάντων έχει σχεδιαστεί για να διευκολύνει την παρακολούθηση του προσωπικού και των πόρων που απαιτούνται για τα τρέχοντα γεγονότα. Τυπικά, ο πρωταρχικός σκοπός του είναι να παρέχει υποστήριξη προγραμματισμού και εγγραφής. Επιπλέον, άλλες λειτουργίες επιτρέπουν την ικανοποίηση των απαιτήσεων του προσωπικού για τη διαθεσιμότητα προσωπικού. Το σύστημα παρακολουθεί επίσης το κόστος και τα έξοδα. Μετά το συμβάν, το σύστημα παράγει αναφορές για το διοικητικό προσωπικό. Τα πληροφοριακά συστήματα διαχείρισης συμβάντων επιτρέπουν στους υπεύθυνους σχεδιασμού να χρησιμοποιούν διαδικασίες και τεχνολογία για τον συντονισμό των δραστηριοτήτων που οδηγούν σε μια καλή εκδήλωση.
Χαρακτηριστικά
Χρησιμοποιώντας εξειδικευμένο λογισμικό και υλικό για τον χειρισμό πληροφοριών και δεδομένων χρησιμοποιώντας συγκεκριμένες διαδικασίες, τα πληροφοριακά συστήματα διαχείρισης συμβάντων παρέχουν στους διαχειριστές συμβάντων τις πληροφορίες που χρειάζονται για να διατηρήσουν ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στην επιχείρησή τους. Τα πληροφοριακά συστήματα διαχείρισης συμβάντων υποστηρίζουν την οργάνωση ψυχαγωγικών, προσωπικών ή εταιρικών δραστηριοτήτων. Τα κλιμακωτά συστήματα σας επιτρέπουν να σχεδιάζετε, να προωθήσετε και να πουλάτε το συμβάν σας. Με άλλα λόγια, ανεξάρτητα από το πόσο μεγάλο ή μικρό είναι η διάσκεψη, το πάρτι ή το εμπορικό δείγμα, η χρήση ενός συστήματος πληροφοριών διαχείρισης γεγονότων θα σας βοηθήσει να το σχεδιάσετε και να το εκτελέσετε.
Οφέλη
Η αυτοματοποίηση της διαδικασίας εγγραφής με τη χρήση συστήματος πληροφοριών διαχείρισης συμβάντων μειώνει τα λάθη, εξοικονομώντας χρόνο και χρήματα επίσης. Η διαχείριση των δωρεών στο διαδίκτυο αυξάνει την πιθανότητα εισφορών. Οι μηχανισμοί για την παραγωγή ενημερωτικών δελτίων και άλλων ηλεκτρονικών επικοινωνιών παρέχουν έναν τρόπο απώλειας κόστους (και φιλικό προς το περιβάλλον) για την επίτευξη ενός ευρέος κοινού, αυξάνοντας τη συμμετοχή. Γενικά, τα πληροφοριακά συστήματα διαχείρισης συμβάντων σας επιτρέπουν να εξομαλύνετε τις επικοινωνίες και να μειώνετε το λειτουργικό κόστος.
Σκέψεις
Χρησιμοποιήστε τις βάσεις δεδομένων σας για να αξιολογήσετε με ακρίβεια το κοινό σας για κάθε εκδήλωση. Προσδιορίστε κατάλληλες στρατηγικές μάρκετινγκ με βάση τα αποτελέσματα από τα παρελθόντα σας γεγονότα. Διεξάγετε αναλύσεις των υλικοτεχνικών δεδομένων για τον προσδιορισμό των περιοχών που χρειάζονται επιχειρησιακή βελτίωση.
