Η αποτελεσματική επικοινωνία και η ανταλλαγή πληροφοριών είναι και οι δύο κρίσιμες για την επιτυχία του έργου. Η σαφής επικοινωνία εξασφαλίζει ότι κάθε μέλος της ομάδας κατανοεί το ρόλο και τους στόχους του στο έργο. Η συνεχής ανταλλαγή πληροφοριών διατηρεί τα μέλη της ομάδας ενημερωμένα για την πρόοδο και επισημαίνει τυχόν ζητήματα που ενδέχεται να επηρεάσουν την πρόοδο. Η μη αποτελεσματική επικοινωνία μπορεί να οδηγήσει σε δαπανηρές καθυστερήσεις που επηρεάζουν την επιτυχία του έργου.
Σχέδιο έργου
Το σχέδιο έργου είναι κεντρικό σε όλες τις επικοινωνίες έργων όπως αναφέρθηκε από την TechRepublic. Το σχέδιο επιτρέπει σε κάθε μέλος της ομάδας να γνωρίζει τι πρέπει να παραδώσει το έργο και ποιος είναι υπεύθυνος. Παρέχει τις βασικές ημερομηνίες και εξαρτήσεις έργων και σπάει σύνθετα προγράμματα σε μικρότερα συστατικά που τα μεμονωμένα μέλη μπορούν να καταλάβουν πιο εύκολα.
Οραμα
Η επικοινωνία εξασφαλίζει ότι κάθε μέλος της ομάδας μοιράζεται το ίδιο όραμα για το αποτέλεσμα του έργου. Μια έκδοση του περιοδικού "Houston Business Journal" του 2002 περιγράφει πως οι αρχιτέκτονες, μια κατασκευαστική εταιρεία και οι προγραμματιστές συνεργάστηκαν με διευθυντές εταιρειών πελατών για να επιτύχουν την επιτυχία του έργου μέσω ενός κοινού στόχου - ένα επιχειρηματικό πάρκο που θα ανταποκρινόταν στις ανάγκες των χρηστών του.
Σχεδιασμός Επικοινωνίας
Ένα μεγάλο έργο περιλαμβάνει πολλά μέλη της ομάδας και ένα ευρύ φάσμα διαύλων επικοινωνίας. Για να εξασφαλιστεί αποτελεσματική επικοινωνία και ανταλλαγή πληροφοριών, είναι σημαντικό ο υπεύθυνος του έργου να σχεδιάζει και να διαχειρίζεται τη διαδικασία από την αρχή, προσδιορίζοντας ποιος χρειάζεται διαφορετικές πληροφορίες σε διάφορα στάδια του έργου. Η διαδικασία είναι συνεχής, σύμφωνα με τη συμβουλευτική Project Perfect, η οποία δηλώνει ότι οι διαχειριστές έργων ξοδεύουν το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου τους στις εργασίες επικοινωνίας.
Διαχείριση πληροφοριών
Τα μέλη της ομάδας χρειάζονται γρήγορη πρόσβαση στις τελευταίες εκδόσεις της τεκμηρίωσης του έργου. Δημιουργώντας έναν ενιαίο ιστότοπο ή βάση δεδομένων έργου, οι διαχειριστές έργων μπορούν να συγκεντρώσουν όλες τις πληροφορίες και να παρέχουν στα μέλη της ομάδας ασφαλή πρόσβαση σε σημαντικά έγγραφα, όπως σχέδια, χρονοδιαγράμματα, προμηθευτές, πρακτικά συνεδριάσεων και εκθέσεις προόδου.
Κατάσταση
Το TechRepublic αναγνωρίζει τις αναφορές κατάστασης ως μία από τις σημαντικότερες επικοινωνίες του έργου. Η ανταλλαγή ενημερώσεων κατάστασης διασφαλίζει ότι όλα τα μέλη της ομάδας έχουν επίγνωση τυχόν κρίσιμων ζητημάτων ή απροσδόκητων αλλαγών που ενδέχεται να επηρεάσουν τα χρονοδιαγράμματα ή τα κόστη των έργων. Στη συνέχεια, μπορούν να λάβουν τα απαραίτητα διορθωτικά μέτρα.
Εργαλεία
Τα εργαλεία επικοινωνίας, όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, η τηλεδιάσκεψη και η τηλεδιάσκεψη, καθιστούν απλό και βολικό για τα μέλη της ομάδας έργου να συνεργάζονται και να ανταλλάσσουν πληροφορίες, ακόμη και όταν εργάζονται σε διαφορετικές τοποθεσίες. Τα εργαλεία κοινωνικής δικτύωσης διαδραματίζουν επίσης σημαντικό ρόλο στη διαχείριση έργων. Τα μέλη μπορούν να χρησιμοποιήσουν εργαλεία, όπως το Twitter ή το Facebook, για να δημοσιεύσουν σύντομες ενημερώσεις κατάστασης ή σχόλια σε σημαντικά θέματα του έργου.
