Ως εργοδότης, είστε υπεύθυνος για την αποστολή φορολογικών δηλώσεων W-2 σε κάθε υπάλληλο μέχρι τις 31 Ιανουαρίου. Η διατήρηση των αντιγράφων W-2 σας στο αρχείο για πολλά χρόνια προστατεύει από ισχυρισμούς ότι δεν τους στείλατε εγκαίρως και χρησιμεύει ως υπεράσπιση έλεγχο.
Απαιτήσεις τήρησης αρχείων
Η υπηρεσία εσωτερικών εσόδων μπορεί να ελέγξει τη φορολογική δήλωση μιας μικρής επιχείρησης για τρία χρόνια μετά την κατάθεση, σύμφωνα με τη νόμιμη ιστοσελίδα Nolo. Το IRS ενθαρρύνει τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να διατηρούν όλα τα φορολογικά έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων των W-2s, για τουλάχιστον τέσσερα χρόνια μετά την κατάθεση. Το Nolo προσφέρει μια ακόμα πιο συντηρητική πρόταση για την κατοχή αρχείων για τουλάχιστον έξι χρόνια μετά την κατάθεση.
Λόγοι που πρέπει να κρατηθούν
Εκτός από τη χρήση των δηλώσεων W-2 ως τεκμηρίωσης σε έναν έλεγχο, θέλετε να τις κρατήσετε σε περίπτωση που οι εργαζόμενοι ισχυρίζονται ότι δεν έλαβαν αντίγραφο. Οι εργαζόμενοι καλούνται να επικοινωνήσουν μαζί σας εάν δεν λάβουν W-2 εντός δύο εβδομάδων από την 31η Ιανουαρίου. Σε αυτό το σημείο, μπορεί να χρειαστεί να στείλετε ένα άλλο αντίγραφο. Επίσης, πρέπει να φυλάσσετε αντίγραφα των φορολογικών δηλώσεών σας, συμπεριλαμβανομένων των επιστροφών για τις οποίες αναφέρατε το εισόδημα των εργαζομένων, για τουλάχιστον έξι χρόνια.
