Η Τεχνολογία Επικοινωνιών Πληροφοριών (ΤΠΕ) αναφέρεται σε όλες τις τεχνολογίες που χρησιμοποιούνται για την επικοινωνία, συμπεριλαμβανομένων τηλεφωνικών συστημάτων, ιστοσελίδων και εκπομπών ήχου και εικόνας. Στον απλούστερο τρόπο, οι ΤΠΕ περιλαμβάνουν την τεχνολογία της πληροφορίας καθώς και την παραδοσιακή τεχνολογία επικοινωνιών. Στο πλαίσιο μιας επιχείρησης, οι ΤΠΕ καλύπτουν ολόκληρο το φάσμα από εσωτερικές και εξωτερικές επικοινωνίες έως εμπορία και επεξεργασία δεδομένων. Η βελτίωση των ΤΠΕ σας στον οργανισμό σας σημαίνει τη μεγιστοποίηση της αποτελεσματικότητας και της αποτελεσματικότητας της επικοινωνίας και της πληροφόρησης σε όλα τα τμήματα, κλάδους και τοποθεσίες.
Δημιουργήστε μια λίστα με όλες τις ΤΠΕ στον οργανισμό σας. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει τα πάντα, από το λογισμικό επεξεργασίας κειμένου και το λογισμικό υπολογιστικών φύλλων, την εσωτερική τηλεφωνική και ηλεκτρονική επικοινωνιακή τεχνολογία, τις εσωτερικές συνομιλίες ή τις υπηρεσίες messenger, καθώς και πρωτόκολλα επικοινωνίας μεταξύ του οργανισμού σας και των εξωτερικών οργανισμών.
Ρωτήστε τον εαυτό σας για τους ρόλους που εκτελεί η ΤΠΕ στον οργανισμό σας. Σε μια δικηγορική εταιρία, για παράδειγμα, οι ΤΠΕ χρησιμοποιούνται για την αποθήκευση εγγράφων, την ασφαλή επικοινωνία εμπιστευτικών πληροφοριών, την επικοινωνία μεταξύ της επιχείρησης και των πελατών της / των ανταγωνιστών της, τη διαχείριση μισθοδοσίας και την εμπορία της επιχείρησης σε πιθανούς πελάτες. Ανάλογα με τον τύπο της επιχείρησής σας, οι ΤΠΕ μπορούν να εκτελούν όλες αυτές τις λειτουργίες εκτός από άλλες, όπως η διανομή των μέσων μαζικής ενημέρωσης και η κρυπτογράφηση ασφαλείας.
Συμβουλευτείτε τους υπαλλήλους, τους συνεργάτες και τους πελάτες σας σχετικά με τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες των επικοινωνιών στον οργανισμό σας. Εάν ο οργανισμός σας είναι μεγάλος (δηλαδή 1000+ εργαζόμενοι, 50 εκατομμύρια δολάρια + ετήσια έσοδα), ίσως είναι πιο αποτελεσματικό να αναθέσετε το έργο αυτό σε μια επιχείρηση έρευνας αγοράς ως σχέδιο έρευνας.
Δημιουργήστε έναν κατάλογο με τους τρόπους με τους οποίους οι ΤΠΕ μπορούν να βελτιωθούν στον οργανισμό σας βάσει των σχολίων που λάβατε. Ενδέχεται να σας φανεί χρήσιμο να ζητήσετε συμβουλές από έναν σύμβουλο πληροφορικής για να σας βοηθήσει να επεξεργαστείτε τα στοιχεία αυτής της λίστας.
Ξεκινήστε τη διαδικασία εξορθολογισμού των ΤΠΕ στον οργανισμό σας, ενδεχομένως με τη βοήθεια συμβούλου. Βεβαιωθείτε ότι τα πρότυπα και τα πρωτόκολλα εξοπλισμού επικοινωνιών, καθώς και τα πρότυπα και τα πρωτόκολλα για την αποθήκευση και την αποστολή πληροφοριών, είναι ομοιόμορφα σε όλη την εταιρεία. Βεβαιωθείτε ότι όλες οι τεχνολογίες επικοινωνίας στην εταιρεία είναι ενημερωμένες και συμβατές μεταξύ τους. Θυμηθείτε, ο στόχος είναι να γίνει έτσι ώστε η μετάδοση, η λήψη και η αποθήκευση επικοινωνιών να είναι τυποποιημένες σε ολόκληρο τον οργανισμό σας, διασφαλίζοντας ότι ο οργανισμός σας επικοινωνεί αποτελεσματικά και γρήγορα.
