Η σύνταξη μιας έκθεσης έργου μπορεί να είναι αποθαρρυντική υπόθεση εάν δεν ξεκινήσετε με ένα οργανωτικό σχέδιο. Οι εκθέσεις του έργου περιέχουν συνήθως τα ίδια βασικά στοιχεία που παρέχουν στους αναγνώστες πληροφορίες σχετικά με τους στόχους, το σχέδιο, τον προϋπολογισμό και τα αποτελέσματα του έργου. Χρησιμοποιώντας μερικές βασικές τεχνικές σύνταξης αναφορών, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό έγγραφο του έργου, το οποίο θα δείχνει στους συνομηλίκους σας ότι είστε οργανωμένοι και είστε σε θέση να παραδώσετε σημαντικές πληροφορίες.
Προσδιορίστε τον τύπο της έκθεσης έργου που θα γράψετε. Οι κοινές εκθέσεις έργου περιλαμβάνουν προτάσεις, πεδίο συστάσεων εργασίας, ενημερώσεις κατάστασης, αναλύσεις διακύμανσης και τελικές αναθεωρήσεις και συστάσεις. Αυτό θα σας βοηθήσει να παρέχετε τις ακριβείς πληροφορίες που θέλουν τα μέλη της ομάδας σας, ο επιβλέπων ή άλλοι ενδιαφερόμενοι.
Γράψτε ένα περίγραμμα για την αναφορά σας. Περιλάβετε μια συνοδευτική σελίδα, μια σελίδα περιεχομένου, μια σύνοψη, ένα κύριο σώμα και ένα παράρτημα. Αποφασίστε ποιες κατηγορίες πληροφοριών θα απευθυνθείτε. Ανάλογα με τον τύπο της αναφοράς που γράφετε, αυτά μπορούν να περιλαμβάνουν τους στόχους, τη μεθοδολογία του έργου, το προσωπικό, τους απαιτούμενους πόρους, τη διάρκεια, τους δείκτες επιτυχίας, τον προϋπολογισμό, τις διακυμάνσεις, τα παραδοτέα, τις προθεσμίες, τα αποτελέσματα και τις συστάσεις.
Συγκεντρώστε τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για την ολοκλήρωση κάθε ενότητας. Αυτό μπορεί να απαιτεί τη διεξαγωγή συνεντεύξεων με άτομα που ζητούν το έργο, τα μέλη του προσωπικού που εργάζονται στο έργο και τους ενδιαφερόμενους που αποτελούν τον στόχο του έργου, όπως οι πελάτες, οι εσωτερικοί υπάλληλοι ή οι πωλητές και οι προμηθευτές. Αποκτήστε ιστορικά δεδομένα, όπως προηγούμενους όγκους πωλήσεων, προϋπολογισμούς, επίπεδα συμμετοχής και δημογραφικά δεδομένα.
Γράψτε το πρώτο σχέδιο της σύνοψης, που είναι μια σύντομη επισκόπηση της έκθεσης. Αυτό πρέπει να περιλαμβάνει τον λόγο για τον οποίο ο αναγνώστης λαμβάνει την αναφορά, τα βασικά σημεία της έκθεσης και τις συστάσεις. Μην συμπεριλάβετε τις λεπτομερέστερες λεπτομέρειες σε μια συνοπτική παρουσίαση, η οποία είναι συχνά μια επισκόπηση μισής σελίδας. Παρέχετε λεπτομέρειες και υποστήριξη στο σώμα της έκθεσης του έργου.
Γράψτε κάθε τμήμα της αναφοράς χρησιμοποιώντας τα δεδομένα και τις συνεντεύξεις σας. Οργανώστε τις ενότητες χρησιμοποιώντας μια λογική σειρά. Για παράδειγμα, μην ξεκινήσετε από τον προϋπολογισμό μέχρι να εξηγήσετε τα στοιχεία που απαιτούνται για το έργο. Αυτό θα σας επιτρέψει να αποφύγετε να εξηγείτε κάθε δαπάνη και γιατί χρειάζεστε δύο φορές. Μην αναφέρετε τα ονόματα του προσωπικού που εργάζεται στο έργο έως ότου καταχωρίσετε τα στοιχεία του έργου. Για μια ενότητα διακύμανσης, συμπεριλάβετε τα αρχικά εξαιρούμενα αποτελέσματα και, στη συνέχεια, τα πραγματικά αποτελέσματα.
Ολοκληρώστε την αναφορά με περίληψη και συστάσεις βάσει των ευρημάτων σας. Χρησιμοποιήστε δεδομένα για να υποστηρίξετε τα συμπεράσματά σας και τις συστάσεις. Ανατρέξτε στους αναγνώστες στο προσάρτημα της εργασίας σας, το οποίο θα περιλαμβάνει λεπτομερείς πληροφορίες υποστήριξης, όπως λεπτομερείς πίνακες, γραφήματα, διαγράμματα και άλλα τεχνικά δεδομένα.
Ελέγξτε την περίληψη της εκτελεστικής σας διάταξης για να διαπιστώσετε αν κάποια από την αρχική άθροισή σας πρέπει να αλλάξει με βάση τις πληροφορίες που ανακαλύψατε κατά τη σύνταξη της έκθεσής σας. Γράψτε την τελική έκδοση της περίληψης.
Συγκεντρώστε τις πληροφορίες στο προσάρτημα σας και τοποθετήστε το με τη σειρά που εμφανίζονται οι πληροφορίες στην αναφορά σας. Επιστρέψτε στην αναφορά σας και συμπεριλάβετε υποσημειώσεις ή αριθμούς σελίδων για να κατευθύνετε τους αναγνώστες σε πληροφορίες σχετικά με τα προσαρτήματα.
