Οι αναφορές διαχείρισης έργου παρέχουν μια ενημέρωση προόδου για ένα συγκεκριμένο έργο. Γράφονται γενικά σε ορόσημα έργου, αλλά μπορούν να ζητηθούν ανά πάσα στιγμή από τον πελάτη ή τον επιβλέποντα. Οι εκθέσεις διαχείρισης του έργου είναι σημαντικές επειδή επιτρέπουν στο διαχειριστή του έργου να αξιολογήσει την πρόοδο, συγκρίνοντάς το με το αρχικό σχέδιο. Αυτό επιτρέπει στον διαχειριστή να επικοινωνεί και να εξηγεί τυχόν αλλαγές, καθυστερήσεις, προβλήματα και θετικά σε όλους τους ενδιαφερόμενους. Οι εκθέσεις διαχείρισης του έργου δεν χρειάζεται να είναι μακρά, αλλά πρέπει να καλύπτουν όλες τις πτυχές του έργου.
Παρέχετε τα στοιχεία ταυτοποίησης των έργων: το όνομα του έργου, τον αριθμό του έργου (εάν υπάρχει), το όνομα του πελάτη, τα πρόσωπα επικοινωνίας εάν ο πελάτης είναι επιχείρηση ή οργανισμός, η ημερομηνία έναρξης του έργου και η διεύθυνση στην οποία βρίσκεται το έργο εκτελείται, αν ισχύει. Αναφέρετε επίσης το όνομα του διαχειριστή του έργου (PM), το όνομα του ατόμου που γράφει την αναφορά, αν ο συγγραφέας είναι κάποιος άλλος από τον πρωθυπουργό και την ημερομηνία κατά την οποία γράφεται η αναφορά.
Αναφέρατε τα ονόματα όλων των μερών στα οποία θα διανεμηθεί η έκθεση διαχείρισης του έργου. Συμπεριλάβετε όλους τους εργολάβους, τους υπαλλήλους, τις εποπτικές αρχές ή τις επαφές με τους πελάτες, οι οποίοι θα λάβουν αντίγραφο της έκθεσης. Συμπεριλάβετε το "Αρχείο" στο κάτω μέρος της λίστας για να υποδείξετε ότι ένα αντίγραφο της αναφοράς έχει τοποθετηθεί στο αρχείο έργου.
Αξιολογήστε το τρέχον πεδίο εφαρμογής του σχεδίου σε σχέση με το αρχικό πεδίο εφαρμογής του σχεδίου. Σημειώστε τυχόν αλλαγές που έχουν γίνει και περιλαμβάνουν τόσο το όνομα του μέρους που ζήτησε την αλλαγή όσο και το όνομα του μέρους που ενέκρινε την αλλαγή.
Αξιολογήστε το τρέχον χρονοδιάγραμμα του έργου ενάντια στο προγραμματισμένο χρονοδιάγραμμα. Εξηγήστε τυχόν καθυστερήσεις ή κέρδη και δηλώστε πώς θα επηρεάσουν το συνολικό χρονοδιάγραμμα. Αναφέρετε εάν οι καθυστερήσεις επί του παρόντος επιλύονται ή δεν έχουν επιλυθεί. Για ανεπίλυτες καθυστερήσεις, εξηγήστε το σχέδιο για να ξεπεραστεί το ζήτημα και να δηλώσετε την κατάσταση όταν προτίθεστε να επιλύσετε το ζήτημα. Εάν η ημερομηνία ολοκλήρωσης έχει αλλάξει, δώστε μια νέα ημερομηνία ολοκλήρωσης.
Συγκρίνετε τον τρέχοντα προϋπολογισμό με τον αρχικό προϋπολογισμό. Εξετάστε τόσο το κόστος (το ποσό που ο πωλητής πληρώνει στο εργατικό δυναμικό και τα υλικά για την ολοκλήρωση του έργου) όσο και την τιμή (τι ο πελάτης θα πληρώσει μετά την ολοκλήρωση του έργου). Θυμηθείτε να συμπεριλάβετε αλλαγές στο κόστος ή στην τιμή που προκαλούνται από τις αλλαγές του πεδίου εφαρμογής. Επισυνάψτε έναν ενημερωμένο προϋπολογισμό του έργου, εάν υπάρχει.
Συγκρίνετε το τρέχον περιβάλλον κινδύνου με το αρχικό έντυπο αξιολόγησης κινδύνου. Κατάσταση που οι κίνδυνοι έχουν εξαλειφθεί και εξακολουθούν να υπάρχουν. Καταγράψτε τους νέους κινδύνους που προέκυψαν μαζί με τον πιθανό προϋπολογισμό και τις επιπτώσεις του χρονοδιαγράμματος. Προσφέρετε ένα σχέδιο για την αποφυγή ή την αντιμετώπιση νέων κινδύνων.
Υπογράψτε το έγγραφο. Εάν το έγγραφο είναι περισσότερες από μία σελίδες, αρχίστε κάθε σελίδα. Ορισμένες διαδικασίες της εταιρείας απαιτούν επίσης ότι ο επιβλέπων και / ή ο πελάτης να υπογράψουν όλες τις εκθέσεις διαχείρισης έργου.
Συμβουλές
-
Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε τα καλά νέα! Συμπεριλάβετε όλη την εξοικονόμηση κόστους και χρόνου στην αναφορά.
Καταγράψτε τυχόν σφάλματα προμηθευτών που επηρεάζουν το χρονοδιάγραμμα ή τον προϋπολογισμό. Μπορεί να είστε σε θέση να υποστηρίξετε τους προμηθευτές χρεώσεων για χάσιμο χρόνου ή χρημάτων.
