Οι μικρές επιχειρήσεις και οι ελεύθεροι επαγγελματίες με καλές πωλήσεις μπορούν να κερδίσουν σε χαρτί, αλλά αγωνίζονται να πληρώσουν τους λογαριασμούς τους λόγω κακής ταμειακής ροής. Η αποστολή έγκαιρων και εύκολα κατανοητών τιμολογίων για τα προϊόντα που πωλούν ή τις υπηρεσίες που παρέχετε μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε ελλείψεις χρημάτων. Χρησιμοποιώντας τις τυπικές πληροφορίες που υπάρχουν στα περισσότερα τιμολόγια, μπορείτε να δημιουργήσετε το δικό σας σύστημα που σας βοηθά να συλλέγετε τις απαιτήσεις σας νωρίτερα και όχι αργότερα.
Καταχωρίστε τις πληροφορίες για το τιμολόγιο
Αποφασίστε τι θέλετε να βάλετε στο τιμολόγιο. Οι κοινές πληροφορίες τιμολογίου περιλαμβάνουν τα εξής:
- Όνομα και διεύθυνση της επιχείρησής σας
- Ημερομηνία της συναλλαγής
- Περιγραφή συναλλαγής
- Τιμή μονάδας του προϊόντος που πωλήθηκε
- Αριθμός πωλουμένων μονάδων
- Συνολική τιμή παραγγελίας
- Φόρος επί των πωλήσεων
- Όνομα και διεύθυνση του πελάτη
- Αριθμός παραγγελίας αγοράς (εάν χρησιμοποιείται από τον πελάτη)
- Επικοινωνία πελατών
- Οροι πληρωμής
- Προσφορά έκπτωσης
- Επιλογές πληρωμής
Περιγραφή των στοιχείων
Η περιγραφή της συναλλαγής σας διευκρινίζει τι διέταξε ο πελάτης με τη φράση ή τη φράση. Η τιμή μονάδας είναι η τιμή ανά αντικείμενο που πουλάτε. Οι όροι πληρωμής σας περιγράφουν πότε τα χρήματα οφείλονται σε εσάς, καθώς και τυχόν ποινές για καθυστέρηση πληρωμής. Οι επιλογές πληρωμής περιλαμβάνουν οδηγίες για τον τρόπο με τον οποίο ο πελάτης μπορεί να σας πληρώσει, όπως η επιταγή που καταβάλλεται στο όνομα της εταιρείας σας, η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του PayPal ή η ειδοποίηση ότι δέχεστε τις πληρωμές μέσω πιστωτικής κάρτας. Εάν θέλετε πλήρη πληρωμή εντός συγκεκριμένου αριθμού ημερών, όπως 30 ημερών, να συμπεριλάβετε τη φράση "Καθαρό 30 ημερών". Εάν θέλετε να προσφέρετε έκπτωση για πρόωρη πληρωμή, συμπεριλάβετε κάτι σαν "3% έκπτωση για πληρωμή εντός 10 επιχειρήσεων ημέρες από αυτό το τιμολόγιο."
Δημιουργήστε έναν αριθμό τιμολογίου
Όταν καλείτε ανθρώπους που σας χρωστάνε χρήματα, ιδιαίτερα μεγαλύτερους πελάτες και όσους κάνουν επαναλαμβανόμενες συναλλαγές μαζί σας, συχνά θα σας ζητήσουν τον αριθμό τιμολογίου για τον οποίο καλείτε. Εάν λάβετε μια κλήση σχετικά με ένα τιμολόγιο από έναν πελάτη, ίσως μπορέσετε να βρείτε το έγγραφο πιο γρήγορα εάν έχετε τα τιμολόγιά σας αριθμημένα.
Ο ευκολότερος τρόπος για να δημιουργήσετε ένα σύστημα αρίθμησης για τα τιμολόγιά σας ίσως είναι να ξεκινήσετε κάθε αριθμό τιμολογίου με την ημερομηνία και στη συνέχεια να συμπεριλάβετε έναν αριθμό που αντιστοιχεί σε πόσες τιμολόγια γράφετε εκείνη την ημέρα. Για παράδειγμα, αν γράψετε ένα τιμολόγιο μόνο στις 25 Απριλίου 2015, ο αριθμός του τιμολογίου σας θα είναι 42520151. Αν γράψετε ένα δεύτερο τιμολόγιο εκείνη την ημέρα, ο αριθμός τιμολογίου θα είναι 42520152. Αυτό το σύστημα σάς βοηθά να αποτρέψετε τυχαία τη χρήση του ίδιου αριθμό σε δύο διαφορετικά τιμολόγια. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα γράμμα αντί για έναν αριθμό για να ακολουθήσετε την ημερομηνία και / ή να χρησιμοποιήσετε μια παύλα για να διαχωρίσετε την ημερομηνία από τον τελικό αριθμό ή γράμμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το 4252015-1 ή 4252015-A για το πρώτο τιμολόγιο που γράφετε στις 25 Απριλίου 2015.
Δημιουργήστε το Τιμολόγιο
Μόλις μάθετε ποιες πληροφορίες θέλετε να συμπεριλάβετε στο τιμολόγιό σας και να έχετε αριθμό τιμολογίου, δημιουργήστε το έγγραφό σας. Βάλτε το όνομα της εταιρείας σας και τα στοιχεία επικοινωνίας στην κορυφή, ακολουθούμενα από τις πληροφορίες του πελάτη. Ίσως είναι πιο απλό να ορίσετε τις πληροφορίες χρησιμοποιώντας τις επικεφαλίδες, ακολουθούμενο από ένα τελεία και μετά από τις πληροφορίες. Για παράδειγμα, ένας προμηθευτής μπορεί να δημιουργήσει ένα τιμολόγιο για τα cupcakes με αυτές τις πληροφορίες:
Τιμολόγιο #: 4252015-1 Στοιχείο παραγγελίας: Cupcakes Τιμή μονάδος: $ 2.50 Σύνολο μονάδων: 144 Συνολική τιμή: $ 360 Φόρος (σε 7%): $ 25.20 Σύνολο οφειλών: $ 385.20
