Ένα σύστημα πληροφοριών διαχείρισης (MIS) σχεδιάστηκε από έναν οργανισμό για την ομαλή λειτουργία του. Το MIS, ένα μέσο λήψης αποφάσεων που χρησιμοποιεί η ανώτατη διοίκηση, περιλαμβάνει ένα σύνολο ελέγχων. Αυτοί οι έλεγχοι καλύπτουν τις βασικές σφαίρες της επιχείρησης: τους ανθρώπους, τις τεχνολογίες, τις πολιτικές και τις διαδικασίες τους. Το MIS συγκεντρώνει πληροφορίες για όλα τα σημαντικά πεδία της επιχείρησης, συγκεντρώνει τις πληροφορίες και παρέχει σημαντικές αναφορές.
Χαρακτηριστικά
Το σύστημα πληροφοριών διαχείρισης παρουσιάζει δεδομένα όπως οι διαδικασίες του οργανισμού, οι διαδικασίες λειτουργίας, οι εσωτερικοί έλεγχοι και η προετοιμασία του ελέγχου, τις οποίες χρησιμοποιεί η διοίκηση για να λαμβάνει αποτελεσματικές και αποτελεσματικές αποφάσεις. Οι εσωτερικοί έλεγχοι για κάθε τμήμα περιέχουν κατευθυντήριες γραμμές για τη λειτουργία. Η ροή εργασίας που εκχωρείται στους υπαλλήλους, οι ευθύνες και τα καθήκοντά τους, για παράδειγμα, απαριθμούνται στους εσωτερικούς ελέγχους.
Οφέλη
Ένας οργανισμός επωφελείται εξαιρετικά χρησιμοποιώντας ένα MIS. Αυτό το πλήρως αυτοματοποιημένο σύστημα επιτρέπει στον οργανισμό να καταγράφει, να επεξεργάζεται και να καταγράφει όλες τις επιχειρηματικές συναλλαγές και συναλλαγές του. Επίσης, οι πληροφορίες που συλλέγονται καθιστούν δυνατή την πραγματοποίηση των απαραίτητων αλλαγών και βελτιώσεων στις περιοχές που προκαλούν ανησυχία. Για παράδειγμα, ο οργανισμός μπορεί να συγκρίνει τις πραγματικές και προβλεπόμενες πωλήσεις και να λάβει μέτρα για να διορθώσει τυχόν αποκλίσεις.
Χρησιμοποιώντας ένα καλό MIS, η ανώτατη διοίκηση του οργανισμού είναι σε θέση να λαμβάνει τεκμηριωμένες αποφάσεις. Τα δεδομένα που υπάρχουν στο MIS μελετώνται και αναλύονται αντικειμενικά και ο οργανισμός είναι σε θέση να επιλέξει το καλύτερο αντιστάθμισμα για τις λειτουργίες, τις πωλήσεις και άλλες λειτουργίες του. Μπορούν επίσης να κρίνουν αν οι πόροι τους χρησιμοποιούνται σωστά.
Το MIS διευκολύνει μια διεργασία επικοινωνίας στον οργανισμό. Η ανώτατη διοίκηση επικοινωνεί με τους υπαλλήλους της τι αναμένεται από αυτούς και πώς θα πρέπει να ολοκληρώσουν τα καθήκοντα που τους έχουν ανατεθεί. Οι εργαζόμενοι με τη σειρά τους συζητούν ελεύθερα τα προβλήματα και τις ανησυχίες τους.
Τύποι
Υπάρχουν τέσσερις τύποι MIS. Το πρώτο, το TPS (Σύστημα Επεξεργασίας Συναλλαγών), είναι το πιο στοιχειώδες. Αυτή η μεθοδολογία επεξεργάζεται ρουτίνα, κοσμικές και επαναλαμβανόμενες επιχειρηματικές συναλλαγές. Το OIS (Συστήματα Πληροφοριών Λειτουργίας) συγκεντρώνει ολοκληρωμένα δεδομένα και τα καταγράφει για να μπορούν οι διαχειριστές επιχειρήσεων να χρησιμοποιούν και να μεγιστοποιούν την παραγωγή τους και να ελαχιστοποιούν τις απώλειες. Το DSS (Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων) και το ES (Expert Systems) είναι τα δύο είδη MIS που χρησιμοποιεί η ανώτατη διοίκηση για τη λήψη ενημερωμένων και ευφυών αποφάσεων. Οι δύο τύποι κάνουν εκτεταμένη χρήση βάσεων δεδομένων και τεχνικών μοντελοποίησης
Περιορισμοί
Το MIS οδηγείται σε μεγάλο βαθμό από την τεχνολογία και επομένως στερείται ενός ανθρώπινου στοιχείου. Οι πληροφορίες που αντιπροσωπεύει το MIS είναι συχνά πλούσιες. Η εμπειρογνωμοσύνη των ανθρώπων είναι απαραίτητη για την ανάλυση των πληροφοριών που παρουσιάζονται και για τη λήψη αποφάσεων αναλόγως.
Σκέψεις
Η ανάπτυξη ενός MIS κοστίζει χρήματα. Συνήθως ο οργανισμός απαιτεί τη βοήθεια ενός συμβούλου για την ανάπτυξη του συστήματος, επομένως όλες οι οργανωτικές διαδικασίες και οι έλεγχοι πρέπει να περιγράφονται προσεκτικά και λεπτομερώς στους συμβούλους.
