Η εκκίνηση και η ανάπτυξη μιας επιχείρησης μπορεί να είναι περίπλοκη, ειδικά αφού κάθε ηγέτης επιλέγει τη δική του προσέγγιση για τη διαχείριση και την αλληλεπίδραση με τους υπαλλήλους. Δύο μεγάλες θεωρίες επικοινωνίας έχουν αγκαλιαστεί ως ένα σημαντικό μέρος της οργανωτικής δομής. Ένα από αυτά είναι η θεωρία των ανθρωπίνων σχέσεων, η οποία έγινε δημοφιλής γύρω στη δεκαετία του 1920 κατά τη διάρκεια της Βιομηχανικής Επανάστασης. Αυτή η θεωρία δηλώνει ότι οι άνθρωποι είναι πολύ καιρό να είναι μέρος μιας υποστηρικτικής ομάδας. Η κλασική θεωρία, από την άλλη πλευρά, υιοθετεί μια προσέγγιση που βασίζεται περισσότερο στην εργασία για τη διαχείριση των ανθρώπων και των επιχειρήσεων. Αν και η θεωρία της κλασικής διαχείρισης έχει απορριφθεί από ορισμένους ως ξεπερασμένη και λιγότερο αποτελεσματική, μερικές παραλλαγές στη θεωρία καθιστούν πιο εφικτή για ορισμένους τύπους οργανισμών.
Κλασικό μοντέλο επικοινωνίας
Η αρχική έκδοση της κλασσικής προσέγγισης εισήχθη στη δεκαετία του 1900 όταν οι διαχειριστές χρειάζονταν έναν τρόπο αποτελεσματικής λειτουργίας των γραμμών συναρμολόγησης. Έχει νόημα εκείνη την εποχή, δεδομένου ότι η αποδοτικότητα αποτελεί κορυφαία προτεραιότητα για τις επιχειρήσεις. Το κλασσικό μοντέλο, γνωστό και ως θεωρία της επιστημονικής διαχείρισης, εξετάζει όλες τις μεταβλητές που εμπλέκονται στην ολοκλήρωση μιας συγκεκριμένης εργασίας και βρίσκει την καλύτερη δυνατή μέθοδο.
Το πρώιμο πρόβλημα με το κλασσικό μοντέλο επικοινωνίας ήταν ότι πολλοί ένιωθαν ότι έδινε προτεραιότητα σε μια μέθοδο συναρμολόγησης γραμμής εργασίας που δεν ήταν η καλύτερη κουλτούρα εργασίας που δημιουργούσε σε κάθε τύπο επιχείρησης. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα στον 21ο αιώνα, όταν οι νεοσύστατες επιχειρήσεις και οι εταιρείες υψηλής τεχνολογίας προσπαθούν να δημιουργήσουν μια κουλτούρα που θα απασχολεί τους υπαλλήλους τους, αντί να ανησυχούν ειδικά για τον εξορθολογισμό των επιχειρήσεων. Ωστόσο, αρκετοί συγγραφείς έχουν προτείνει αλλαγές στην κλασσική μέθοδο που λειτουργούν καλά με ορισμένες οργανωτικές δομές.
Οι τέσσερις βασικές αρχές της κλασικής θεωρίας
Πριν μπορέσετε να εξετάσετε μια κλασική προσέγγιση για την οργανωτική σας επικοινωνία, είναι σημαντικό να γνωρίζετε τι συνεπάγεται. Υπάρχουν τέσσερις βασικές αρχές που αποτελούν το θεμέλιο της κλασικής θεωρίας.
- Τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας - Η διοίκηση πρέπει να αναπτύξει τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας για κάθε ρόλο εντός του οργανισμού.
- Επιλογή των εργαζομένων - Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πρόσληψης, οι διαχειριστές μίσθωσης πρέπει να προσπαθούν να βρουν την τέλεια εφαρμογή για κάθε θέση με βάση τις ικανότητες και τις ικανότητες του υποψηφίου.
- Περιβάλλον χωρίς διακοπή - Για να διασφαλιστεί ότι οι εργαζόμενοι είναι όσο το δυνατόν πιο παραγωγικοί, οι διαχειριστές πρέπει να καταβάλλουν προσπάθειες για την ελαχιστοποίηση των διακοπών στο χώρο εργασίας.
- Ενθάρρυνση των εργαζομένων - Προκειμένου να διασφαλιστεί η παραγωγικότητα, οι διαχειριστές πρέπει να προσφέρουν αυξήσεις μισθών ρουτίνας.
Το επίκεντρο της κλασικής θεωρίας είναι οι διαδικασίες, όχι οι άνθρωποι. Παρόλο που οι άνθρωποι αποτελούν σημαντικό μέρος της επιτυχίας, οι διευθυντές σκέφτονται περισσότερο για το πώς θα χτίσουν περισσότερη πνοή από ό, τι για τη φροντίδα των εργαζομένων που βάζουν μαζί τους αυτές τις χοιρομέτρες. Οι εργαζόμενοι είναι απλώς ένας τρόπος για τον τερματισμό αυτού του σεναρίου. Για το λόγο αυτό, η κλασσική προσέγγιση είναι συνήθως πιο κατάλληλη για ένα περιβάλλον όπου οι εργαζόμενοι εκτελούν επαναλαμβανόμενα καθήκοντα, όπως σε μια γραμμή συναρμολόγησης ή σε μια αίθουσα αλληλογραφίας.
Η κλασική προσέγγιση και η γραφειοκρατία
Στα τέλη του 18ου αιώνα, ο γερμανός κοινωνιολόγος Max Weber έκανε σημαντικές παρατηρήσεις σχετικά με τη γραφειοκρατία που βρέθηκε στον τρόπο με τον οποίο δημιουργήθηκαν οι οργανώσεις. Ήταν το πρώτο γνωστό πρόσωπο που χρησιμοποίησε τον όρο "γραφειοκρατία", με τη θεωρία του να γίνεται γνωστή τόσο ως γραφειοκρατική θεωρία της διαχείρισης όσο και ως προς τη θεωρία του Max Weber. Η θεωρία του ήταν ότι η γραφειοκρατία ήταν ο καλύτερος τρόπος να δομηθεί ένας οργανισμός, δεδομένου ότι δημιούργησε ένα περιβάλλον όπου όλοι οι εργαζόμενοι αντιμετωπίστηκαν εξίσου με την εργασία που χωρίστηκε ομοιόμορφα σε όλους.
Ο Weber περιγράφει τρεις τύπους εξουσίας που βρίσκονται σε οργανισμούς. Αυτές είναι η παραδοσιακή εξουσία, η χαρισματική εξουσία και η νόμιμη εξουσία, με τη νομική εξουσία να αποτελεί γραφειοκρατία. Για να είναι επιτυχημένη η γραφειοκρατική διαχείριση, ο Weber πίστευε ότι όλες οι τακτικές δραστηριότητες έπρεπε να θεωρηθούν ως επίσημες, η διοίκηση πρέπει να έχει την εξουσία να κάνει και να επιβάλει κανόνες και κανόνες πρέπει να γίνεται εύκολα σεβαστός μέσα στην εγκαθιδρυμένη οργάνωση του οργανισμού.
Η θεωρία του Fayol για τη διαχείριση των ανθρώπων
Η θεωρία του Henri Fayol δεν ήταν ανόμοια με την προσέγγιση του Weber. Η θεωρία του, η οποία περιλαμβάνει 14 αρχές, επικεντρώνεται στην αποτελεσματική διαχείριση των ανθρώπων. Από αυτές τις 14 αρχές υπάρχουν πέντε τρόποι με τους οποίους η διοίκηση πρέπει να αλληλεπιδρά με τους υπαλλήλους.
- Προγραμματισμός - Για να είναι πιο αποτελεσματική, η Fayol πιστεύει ότι η διοίκηση πρέπει να προγραμματίσει κάθε μέρος των διαδικασιών μιας επιχείρησης.
- Οργάνωση - Ένα σημαντικό μέρος της αποτελεσματικής παραγωγής έχει όλα τα υλικά και τους πόρους που υπάρχουν όταν χρειάζεται.
- Διοίκηση - Η αποτελεσματική διαχείριση σημαίνει ότι είναι σε θέση να κατευθύνει τη δραστηριότητα των εργαζομένων.
- Συντονισμός - Η συνεργασία των εργαζομένων και η ομαδική εργασία είναι σημαντικές για την επιτυχία και τα καλά διευθυντικά στελέχη το διευκολύνουν.
- Έλεγχος - Ανεξάρτητα από το ποια είναι η διοίκηση ενός επόπτη, είναι επιτυχής μόνο αν οι υπάλληλοι ακολουθούν τις εντολές της.
Επιστημονική Προσέγγιση του Taylor
Ένας άλλος θεωρητικός με τη δική του προσέγγιση στην κλασσική θεωρία ήταν ο Frederick Winslow Taylor. Ο Taylor και οι συνεργάτες του θεωρούνται η πρώτη ομάδα που λαμβάνει μια επιστημονική προσέγγιση για τη μελέτη των διαδικασιών εργασίας. Στο πλαίσιο της έρευνάς τους, εξέτασαν λεπτομερώς τον τρόπο με τον οποίο εκτελέστηκε η εργασία και πώς οι μέθοδοι αυτές επηρέασαν άμεσα τα επιμέρους επίπεδα παραγωγικότητας. Η πεποίθησή του ήταν ότι η βελτιστοποίηση του τρόπου εκτέλεσης των καθηκόντων ήταν πιο σημαντική από την ώθηση των εργαζομένων να εργαστούν σκληρότερα.
Το αποτέλεσμα της έρευνας του Taylor ήταν «Οι Αρχές της Επιστημονικής Διαχείρισης», που δημοσιεύθηκε το 1909. Η δημοσίευση του Taylor πρότεινε ότι οι οργανισμοί βελτιστοποιούν και απλοποιούν τις θέσεις εργασίας, πράγμα που θα βελτίωνε στην πραγματικότητα την παραγωγικότητα. Η πρότασή του ότι οι διευθυντές και οι εργαζόμενοι έπρεπε να συνεργαστούν ήταν επαναστατική για την εποχή του, διότι πριν από τη δημοσίευσή του, οι εργασίες δεν είχαν εκτελεστεί με αυτόν τον τρόπο. Οι διαχειριστές των εργοστασίων χωρίστηκαν από τους εργαζόμενους, με τους εργαζόμενους να έμειναν με μια σειρά διαδικασιών που πραγματοποιούσαν κάθε μέρα καθώς παράγουν το προϊόν εργασίας τους. Το κύριο κίνητρο για τους εργαζόμενους να κάνουν καλή δουλειά ήταν απλά να μην απολυθούν. Οι προτάσεις του Taylor περιλάμβαναν την ανταμοιβή των εργαζομένων για σκληρή δουλειά μέσω της "αμειβόμενης ημέρας για μια εργασία δίκαιης ημέρας", η οποία περιλάμβανε την ανταμοιβή των εργαζομένων που ήταν πιο παραγωγικοί με υψηλότερη αμοιβή από εκείνους που έπεσαν σύντομα.
Κλασική προσέγγιση στη σημερινή επιχείρηση
Παρόλο που υπάρχουν πολλές διαφορετικές προσεγγίσεις επικοινωνίας σε έναν οργανισμό, η κλασική μέθοδος μπορεί να είναι μια μεγάλη αρχή καθώς ρυθμίζετε τη δομή της επιχείρησής σας. Ακόμη και αν επιλέξετε περισσότερη στρατηγική για τις ανθρώπινες σχέσεις, μπορείτε να εφαρμόσετε τις αρχές της κλασσικής προσέγγισης, ιδιαίτερα την πιο σύγχρονη λήψη του Taylor. Ο Taylor πίστευε ότι οι επιχειρήσεις θα μπορούσαν να δουν καλύτερα αποτελέσματα εάν συνεργάζονταν για πράγματα, με τους εργοδότες να ανταμείβουν εκείνους τους υπαλλήλους που είχαν καλύτερη απόδοση. Αυτή η δομή παρατηρείται σε πολλές από τις σημερινές επιχειρήσεις, είτε πρόκειται για ολοκαίνουργιες εταιρείες είτε για μεγάλες εταιρείες.
Το στοιχείο μιας κλασσικής προσέγγισης που μπορεί να σας ωφελήσει περισσότερο είναι η ιεραρχική δομή που μπορείτε να εφαρμόσετε ώστε να διασφαλίσετε ότι οι διαδικασίες σας είναι αποτελεσματικές. Ακόμα κι αν προωθείτε την επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας σας, μπορείτε να πάρετε μια επιστημονική ματιά στις διαδικασίες σας και να εξαλείψετε τα στοιχεία που εμπλέκουν τις ομάδες σας. Θα είναι σε θέση να δουλέψουν πιο έξυπνα και όχι σκληρότερα, γεγονός που θα τους σώσει πολύτιμη ενέργεια που μπορούν να βάλουν σε άλλα καθήκοντα εργασίας. Πολλοί άνθρωποι σήμερα αποκαλούν αυτή την προσέγγιση "λιτή κατασκευή".
Τεχνικές διαχείρισης ανθρώπινων σχέσεων
Το άλλο στοιχείο στον κατάλογο θεμάτων της οργανωτικής επικοινωνίας είναι η προσέγγιση των ανθρώπινων σχέσεων, η οποία έρχεται σε έντονη αντίθεση με την κλασσική προσέγγιση. Ωστόσο, δεδομένου ότι η προσέγγιση των ανθρώπινων σχέσεων θεωρείται πιο σύγχρονη από πολλούς ειδικούς, μπορείτε να συνδυάσετε στοιχεία από τη θεωρία των ανθρωπίνων σχέσεων με την κλασική στρατηγική επικοινωνίας σας.
Η θεωρία διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού αναφέρει ότι οι εργαζόμενοι θέλουν να νιώθουν καλά για την εργασία που κάνουν καθημερινά. Θέλουν να δουν πού εντάσσονται στο μεγαλύτερο σχέδιο των πραγμάτων και αισθάνονται σαν να είναι μέρος της ομάδας. Πρόκειται περισσότερο για μια συνεργατική προσέγγιση μεταξύ της διοίκησης και των υπαλλήλων της και όχι των εποπτικών αρχών που εκδίδουν εντολές και διασφαλίζοντας ότι ακολουθούνται. Παρόλο που υπάρχουν στοιχεία της κλασικής προσέγγισης που μπορεί να συμπληρώσει αυτή τη στρατηγική, η θεωρία διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού βάζει τους ανθρώπους πρώτα, κερδίζοντας το δικό τους ηθικό και επαγγελματική φιλοδοξία πάνω από το ίδιο το έργο.
