Οι οικονομικές καταστάσεις σας είναι ένα στιγμιότυπο της επιχείρησής σας σε ένα δεδομένο χρονικό σημείο. Είναι χρήσιμα, αλλά η πραγματικότητα είναι ότι συνήθως δεν μπορείτε να σταματήσετε την επιχείρησή σας στα ίχνη της, ενώ προετοιμάζετε τις δηλώσεις σας. Το απόθεμά σας θα συνεχίσει να αλλάζει ενώ εργάζεστε στα βιβλία, θα συνεχίζετε να πραγματοποιείτε πωλήσεις και να πραγματοποιείτε παραγγελίες και το προσωπικό σας θα χρειαστεί ακόμα να πληρωθεί. Τα ποσά που κερδίζει το προσωπικό σας μετά τον τελευταίο τελικό κύκλο μισθοδοσίας του έτους αναφέρονται ως ημερολογιακά ημερομίσθια ή μισθοί και θα πρέπει να τα προσθέσετε και να προσαρμόσετε τις οικονομικές τους καταστάσεις ώστε να τις αντανακλούν.
Ποιοι είναι οι δεδουλευμένοι μισθοί;
Οι οικονομικές καταστάσεις σας διαιρούν τα χρήματα που εισέρχονται και εξέρχονται από την επιχείρησή σας σε δύο κατηγορίες, περιουσιακά στοιχεία και υποχρεώσεις. Εάν ένας λογαριασμός αντιπροσωπεύει χρήματα που οφείλονται στην εταιρεία σας, αυτό είναι περιουσιακό στοιχείο. Μπορεί να μην το έχετε ακόμα στην κατοχή σας, αλλά με την κανονική λειτουργία θα καταλήξει τελικά στον τραπεζικό σας λογαριασμό. Τα χρήματα που η εταιρεία σας οφείλει σε άλλους είναι μια ευθύνη, ακόμα και όταν βρίσκεται αυτή τη στιγμή στους λογαριασμούς σας, ακριβώς για τον ίδιο λόγο. Αυτό συμβαίνει στο τέλος μιας περιόδου αναφοράς, όταν οφείλετε στους υπαλλήλους σας χρήματα για βάρδιες που έχουν εργαστεί αλλά δεν έχουν ακόμη καταβληθεί. Είναι μια υποχρέωση που έχετε συγκεντρώσει ή συσσωρευτεί, όπως και οι πληρωμές μισθωμάτων στον εξοπλισμό ή τις εγκαταστάσεις σας.
Γιατί οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τους δεδουλευμένους μισθούς
Εάν έχετε δανειστεί $ 20 από έναν φίλο, είναι εντάξει να κάνετε μια σημείωση στο βιβλιάριο επιταγών σας μερικές εβδομάδες αργότερα όταν γράφετε μια επιταγή για να τον πληρώσετε. Τα πράγματα θα πάθουν άσχημα σε μια βιασύνη αν προσπάθησα να τρέξει μια επιχείρηση με αυτόν τον τρόπο, όμως. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι μια αρχή της λογιστικής ότι πρέπει να καταγράψετε οποιεσδήποτε δαπάνες - περιλαμβανομένων των μισθών - κατά την περίοδο που θα συσσωρευτούν. Οι μισθοί που οφείλετε θα εμφανίζονται σε δύο θέσεις, επειδή οι περισσότερες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν λογιστική διπλής εισόδου. Θα χρειαστεί να τα καταγράψετε στον ισολογισμό σας ως υποχρέωση και στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων σας ως έξοδο. Εάν δεν το κάνετε, οι οικονομικές σας καταστάσεις για το τέλος της περιόδου αναφοράς δεν θα είναι ακριβείς.
Μισθοδοσία που επεξεργάζεται, μισθοδοσία που δεν είναι
Στο τέλος της περιόδου αναφοράς σας, είτε πρόκειται για μηνιαία, τριμηνιαία είτε για το τέλος του οικονομικού σας έτους, πιθανότατα θα δείτε κάποια αξία δολαρίου σε εκκρεμούς μισθούς στα βιβλία σας. Αυτό συμβαίνει επειδή είναι σπάνιο για μια επιχείρηση να εγκατασταθεί με τους εργαζόμενους ακριβώς στο τέλος ενός μισθολογικού κύκλου. Συνήθως, θα υπάρχει μια εβδομάδα ή περισσότερες μεταξύ της ημερομηνίας αποκοπής μισθοδοσίας σας και της ημέρας πληρωμής. Εάν το τέλος του έτους σας πέσει κατά τη διάρκεια αυτής της εβδομάδας, θα έχετε ένα ποσό μισθοδοσίας που έχει ήδη υποβληθεί σε επεξεργασία και αναμένεται να εκδοθεί και αυτό δείχνει στα βιβλία σας. Τα δεδουλευμένα έξοδα μισθοδοσίας σας είναι διαφορετικά. Το μεγαλύτερο μέρος του προσωπικού σας θα έχει επίσης εργαστεί κατά τις ημέρες μεταξύ του τέλους του κύκλου πληρωμών και του τέλους της περιόδου αναφοράς σας, και αυτά είναι τα ποσά δολαρίων που θα χρειαστείτε για να κάνετε προσαρμογές.
Πραγματοποίηση εγγραφών για τους δεδουλευμένους μισθούς
Η πρώτη θέση που θα χρειαστεί να κάνετε μια εγγραφή είναι στον ισολογισμό σας, στην πιστωτική πλευρά του ημερολογίου. Θα έχετε έναν λογαριασμό που ονομάζεται "πληρωτέοι μισθοί", ή κάτι τέτοιο. Τις περισσότερες φορές θα υπάρχει ήδη ένα ποσό δολαρίου, το οποίο αντιπροσωπεύει το μισθό που έχει ήδη υποβληθεί σε επεξεργασία από την προηγούμενη περίοδο αμοιβής. Εδώ θα προσθέσετε τους δεδουλευμένους μισθούς, αφού υπολογίσετε ένα σύνολο. Στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, στη χρεωστική πλευρά του βιβλίου σας, θα έχετε ένα παρόμοιο λογαριασμό που ονομάζεται "Δαπάνες Μισών" ή κάτι παρόμοιο. Θα προσθέσετε εδώ το αντίστοιχο ποσό. Τέλος, στις περισσότερες περιπτώσεις, τα βιβλία σας θα περιλαμβάνουν επίσης ένα περιοδικό που καταγράφει κάθε συναλλαγή. Μόλις κάνετε τις προσαρμογές σας στον ισολογισμό και στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, θα πρέπει να καταχωρήσετε και αυτές στο περιοδικό. Θα εισάγετε το Δαπάνη Μισθοδοσίας στο ημερολόγιό σας ως χρέωση και το Πληρωτέο Πληρωτέο ως πίστωση.
Υπολογισμός ποσών για ωρομίσθιοι εργαζόμενοι
Η επιχείρησή σας μπορεί να έχει ωρομίσθιοι εργαζόμενους, μισθωτούς εργαζόμενους ή και πιο συχνά. Ο υπολογισμός των ανεξόφλητων ποσών που οφείλετε στους ωριαίους υπαλλήλους σας είναι σχετικά απλή. Αν διατηρείτε επίσημα φύλλα εργασίας σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή, μπορείτε να τα τραβήξετε για να βρείτε ποιοι υπάλληλοι εργάστηκαν τις ώρες. Από εκεί, υπολογίστε τον αριθμό των ωρών που εργάστηκαν από κάθε εργαζόμενο και πολλαπλασιάστε το ανά ωρομίσθιο. Ελέγξτε το χρονοδιάγραμμα για τις τελευταίες ημέρες εάν η επιχείρησή σας είναι αρκετά μικρή ώστε να μην χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε τα επίσημα φύλλα εργασίας. Προσθέστε όλες τις προγραμματισμένες ώρες, κάνετε τις απαραίτητες μειώσεις για το προσωπικό που άφησε νωρίς, έφτασε αργά ή κάλεσε σε άρρωστο, και στη συνέχεια πολλαπλασιάστε τις πραγματικές ώρες που εργάστηκαν με την ωριαία αμοιβή του υπαλλήλου. Τέλος, προσθέστε τα αθροίσματα για να φτάσετε σε ένα ποσό για τους συνολικούς ωριαίους μισθούς.
Υπολογισμός ποσών για μισθωτούς εργαζόμενους
Η εκπόνηση του ποσού του δεδουλευμένου μισθού για τους μισθωτούς σας είναι λίγο πιο περίπλοκο, αν και δεν είναι ακόμα ιδιαίτερα δύσκολο. Οι μισθοί συνήθως εκφράζονται ως ετήσιο ή μηνιαίο ποσό, επομένως θα χρειαστεί να τα σπάσετε σε ένα δολάριο ανά ημέρα. Για ετήσιο μισθό, μπορείτε να καταγράψετε τον συνολικό αριθμό εργάσιμων ημερών σε ένα έτος και να διαιρέσετε τον μισθό με αυτόν τον αριθμό. Το αποτέλεσμα θα είναι το ημερήσιο ποσό του μισθού του υπαλλήλου σας. Εάν ο μισθός είναι μηνιαία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ίδια μέθοδο και να μετρήσετε τις πραγματικές εργάσιμες ημέρες για το μήνα. Ορισμένες εταιρείες εργάζονται για ένα μήνα 30 ημερών για λογιστικούς σκοπούς, όμως, αν πέσετε σε αυτή την κατηγορία, θα χρειαστεί να μετρήσετε τις ημέρες μέχρι το τέλος του λογιστικού μήνα και όχι το τέλος του ημερολογιακού μήνα. Μόλις το ταξινομήσετε και φτάσετε σε μια ημερήσια τιμή για καθέναν από τους υπαλλήλους που εργάστηκαν κατά τη διάρκεια αυτών των τελευταίων ημερών της περιόδου αναφοράς, μπορείτε να το συμπληρώσετε και να έχετε έναν αριθμό για το συνολικό δεδουλευμένο μισθό σας.
Υπολογισμός υπερωριών, προμήθειες και μπόνους
Η δουλειά σας δεν έχει ολοκληρωθεί αφού έχετε επεξεργαστεί τους βασικούς ωριαίους μισθούς και τους μισθούς. Συχνά οι υπάλληλοί σας θα έχουν κερδίσει επιπλέον χρήματα με τη μορφή υπερωριών, προμηθειών ή μπόνους, και αυτά πρέπει να ληφθούν υπόψη επίσης. Για να υπολογίσετε τις υπερωρίες για τους ωρομίσθιους υπαλλήλους σας, θα χρειαστεί να ανατρέξετε στη νομοθεσία περί υπερωριών του κράτους σας ή, αν ισχύει για εσάς, οποιαδήποτε συλλογική συμφωνία διαπραγμάτευσης που καθορίζει υψηλότερο ασφάλιστρο για τις υπερωρίες. Ορισμένοι υπάλληλοι ενδέχεται επίσης να λαμβάνουν αμοιβή εφημερίας, ένα μισθολογικό διαφορικό για τις μη δημοφιλείς βάρδιες εργασίας ή τον κίνδυνο να πληρώνουν για επικίνδυνα καθήκοντα. Θα πρέπει να υπολογίσετε αυτά τα ποσά μεμονωμένα, για κάθε ενδιαφερόμενο υπάλληλο. Με τον ίδιο τρόπο, θα χρειαστεί να επεξεργαστείτε τις προμήθειες ή τα μπόνους που έχετε κερδίσει το ωρομίσθιο και μισθωτό προσωπικό σας κατά τις τελευταίες ημέρες της λογιστικής περιόδου. Θα προστεθούν στο συνολικό σας μισθό.
Ημέρες ασθενείας και αμοιβή για διακοπές
Μια άλλη επιπλοκή που θα χρειαστεί να αντιμετωπίσετε είναι οι ασθενείς ημέρες, οι μέρες πληρωμής και οι αμοιβές των διακοπών. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα αν χρησιμοποιείτε το ημερολογιακό έτος ως φορολογικό έτος, επομένως το οικονομικό σας έτος συμπίπτει με τις αργίες. Εάν προσφέρετε προσωπικές μέρες πληρωμής, είναι συνήθως το αντίστοιχο μισθού μιας ημέρας για μισθωτούς ή μια κανονική αλλαγή - συνήθως οκτώ ώρες - για έναν ωρομίσθιο εργαζόμενο. Οι ημέρες ασθενείας δουλεύουν με τον ίδιο τρόπο και συχνά μεταφέρονται στις αργίες είτε αντί για προσωπική μέρα είτε επειδή το προσωπικό σας έχει νόμιμα αρρωστήσει. Η νομοθεσία για τις αμοιβές των διακοπών ποικίλλει ανάλογα με το πού εδρεύει η επιχείρησή σας, αλλά στις περισσότερες περιπτώσεις μειώνεται σε μισθούς ημερησίως για τους εργαζόμενους που δεν εργάζονται στις αργίες και για τις ημέρες που πληρώνουν με υψηλότερο επιτόκιο για όσους κάνουν.
Επιτρέποντας φόρους και οφέλη
Μόλις επεξεργαστείτε όλα αυτά τα σύνολα, θα έχετε μια εικόνα για το σύνολο των πραγματικών δεδουλευμένων μισθοδοσίας σας. Ωστόσο, το έργο σας δεν πρόκειται να γίνει, διότι κάθε δολάριο αυτού του ποσού αντιπροσωπεύει επίσης ένα μικρότερο ποσοστό που οφείλετε υπό τη μορφή κρατικών και ομοσπονδιακών φόρων μισθωτών υπηρεσιών. Αν η εταιρεία σας προσφέρει οφέλη στους υπαλλήλους της ή σε ορισμένες κατηγορίες εργαζομένων, αυτές οι παροχές θεωρούνται επίσης φορολογητέο εισόδημα. Θα χρειαστεί να υπολογίσετε την αξία ημερησίως σε δολάρια αυτών των παροχών και να τις εφαρμόσετε σε όλους τους επιλέξιμους υπαλλήλους για να βρείτε ένα τελικό σύνολο των δεδουλευμένων μισθών σας, συμπεριλαμβανομένων αυτών των παροχών. Μόλις αυτά είναι στη θέση τους, μπορείτε να υπολογίσετε το ποσό του φόρου μισθωτών υπηρεσιών που οφείλετε. Αυστηρά μιλώντας, αυτό δεν αποτελεί μέρος της προσαρμογής για τους δεδουλευμένους μισθούς, αλλά θα πρέπει να προσαρμόσετε τους φορολογικούς λογαριασμούς σας με τον ίδιο τρόπο, αφού όλα αυτά αποτελούν μέρος του ίδιου έργου.
Επιτρέποντας τα έξοδα επεξεργασίας μισθοδοσίας
Αν χρησιμοποιείτε μια εξωτερική εταιρεία για να χειριστείτε το μισθό σας για σας, υπάρχει ένα τελικό ποσό που πρέπει να λογοδοτήσετε. Αυτό είναι το ποσό που πληρώνετε για την επεξεργασία μισθοδοσίας σας, το οποίο θα διαφέρει ανάλογα με τον πάροχο που χρησιμοποιείτε και το πρόγραμμα υπηρεσίας που έχετε επιλέξει. Συνήθως, οι αμοιβές σας θα είναι ανά εργάτη ανά μήνα, οπότε ο υπολογισμός του ποσού ανά ημέρα είναι σχεδόν ο ίδιος με τον υπολογισμό του ημερήσιου ποσού για ένα μηνιαίο μισθό. Να πολλαπλασιάσετε το ποσό ανά απασχολούμενο με τον αριθμό των εργαζομένων, να διαιρέσετε το ποσοστό αυτό με τον αριθμό των ημερών του μήνα και, στη συνέχεια, να πολλαπλασιάσετε αυτό το ποσό δολαρίου ημερησίως με τον αριθμό των ημερών που απομένουν στο τέλος του μήνα. Εάν η εταιρεία σας είναι μικρή, μπορείτε να ενσωματώσετε αυτό το ποσό απευθείας στο συνολικό ποσό των δεδουλευμένων μισθών. Στις μεγαλύτερες εταιρείες, πιθανότατα έχετε ξεχωριστό λογαριασμό για τις δαπάνες μισθοδοσίας, αλλά όπως και με τους φόρους μισθοδοσίας σας, είναι λογικό να υπολογίζετε και να λογαριάζετε αυτό το ποσό ενώ κάνετε ήδη τους δεδουλευμένους μισθούς σας.
Πώς να ρυθμίσετε καταχωρίσεις για τους δεδουλευμένους μισθούς
Τώρα που έχετε επεξεργαστεί όλα τα ποσά δολαρίου που εμπλέκονται, είστε τελικά έτοιμοι να βουτήξετε πίσω στα βιβλία και να κάνετε τις απαραίτητες προσαρμογές. Πρώτον, επιστρέψτε στο λογαριασμό "Πληρωτέες Πληρωμές" στην πιστωτική πλευρά του ισολογισμού σας ή ό, τι καλείται ο λογαριασμός στα βιβλία σας. Θα έχετε ήδη μια εγγραφή εκεί για την προηγούμενη περίοδο αμοιβής, η οποία έχει ήδη υποβληθεί σε επεξεργασία και λογιστικοποιηθεί. Τώρα θα τοποθετήσετε μια νέα εγγραφή εκεί, με την περιγραφή "Adjusting Entry", και θα προσθέσετε τους μισθούς που έχετε υπολογίσει για αυτές τις τελευταίες ημέρες της περιόδου. Εάν φυλάσσετε τα βιβλία μόνοι σας, μπορείτε να είστε πιο ενημερωτικοί και να τις χαρακτηρίσετε "Προσαρμογή Εισόδου για Δεδουλευμένους Μισθούς", ή κάτι παρόμοιο, για να σας βοηθήσουμε να θυμηθείτε με μεγαλύτερη σαφήνεια τι έχετε κάνει. Τώρα, μεταβείτε στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων σας και εισαγάγετε μια εγγραφή προσαρμογής ακριβώς με τον ίδιο τρόπο στη χρεωστική πλευρά του βιβλίου σας. Τέλος, καταγράψτε και τις δύο αυτές προσαρμοζόμενες καταχωρήσεις στο ημερολόγιό σας. Αν χρησιμοποιείτε μηχανογραφημένο λογισμικό ή μη αυτόματη εγγραφή, τα σωστά ποσά μπορούν να μεταφερθούν στο περιοδικό χωρίς να χρειάζεται να το κάνετε.
Παραλείψεις της παραχάραξης για την προσαρμογή καταχωρήσεων για τους δεδουλευμένους μισθούς
Εάν φυλάσσετε τα δικά σας βιβλία ή χρησιμοποιείτε έναν λογιστή που δεν έχει εκπαιδευτεί επισήμως, είναι πιθανό να παραβλέψετε αυτές τις προσαρμογές εν μέσω του άγχους και της ενόχλησης των ετήσιων, τριμηνιαίων ή μηνιαίων εκθέσεων. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν το οικονομικό σας έτος συμπίπτει με το ημερολογιακό έτος, οπότε παρακολουθείτε αυτήν την προσπάθεια, ενώ προσπαθείτε να συμβαδίσετε με τις προσωπικές σας υποχρεώσεις κατά τις αργίες. Είναι απολύτως κατανοητό αν έχετε χάσει τις προσαρμογές, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι δεν είστε υπεύθυνοι για τη σωστή διατήρηση των βιβλίων σας.
Κρατώντας slipshod ή ανακριβή βιβλία μπορεί να έχει μια σειρά από επιπτώσεις. Οι δανειστές ή οι δυνητικοί επενδυτές μπορούν να είναι επιφυλακτικοί, και σωστά, αν βρουν ανακρίβειες στα οικονομικά σας. Σημαίνει επίσης ότι δεν εργάζεστε με ακριβείς πληροφορίες, γεγονός που δυσχεραίνει τον προγραμματισμό της διαχείρισης. Εάν βρίσκεστε σε μια αγορά όπου η πρόσληψη υπαλλήλων είναι ήδη μια πρόκληση, μια φήμη για το χρέος μισθοδοσίας δεν θα βοηθήσει στην αιτία σας. Τέλος, η αποτυχία να υπολογίσετε σωστά τους φόρους μισθοδοσίας σας μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμα και ανεπιθύμητη προσοχή από τις κρατικές φορολογικές αρχές ή το IRS. Η πραγματοποίηση των προσαρμογών απαιτεί λίγη δουλειά από μέρους σας - ή το μέρος του λογιστή σας - αλλά αξίζει τον κόπο να το κάνετε σωστό.
