Η σφαίρα της επιχειρηματικής επικοινωνίας περιλαμβάνει πολλούς τύπους επίσημων γραμμάτων. Η επιστολή της έρευνας, που μερικές φορές γράφει "έρευνα", συχνά δρα ως πρώτο βήμα στη συνεχή επικοινωνία. Οι συναλλαγές μεταξύ καταναλωτή και παραγωγού, μεταξύ δύο επιχειρήσεων ή μεταξύ εργοδότη και εργαζομένου αρχίζουν συχνά με την έρευνα ενός μέρους. Η επικοινωνία μπορεί επίσης να τερματιστεί μόλις ο συγγραφέας λάβει την αρχική απάντηση.
Συμβουλές
-
Κάθε φορά που γράφετε σε κάποιον για να ζητήσετε πληροφορίες, αυτή είναι μια επιστολή διερεύνησης. Μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για να αντιμετωπίσετε όλα τα θέματα όπως τη χορηγία, τις κενές θέσεις εργασίας, τις πωλήσεις, τα έργα και τη χρηματοδότηση.
Επιστολή Έρευνας Βασικός ορισμός
Έτσι, τι είναι μια επιστολή διερεύνησης; Όταν ένα άτομο απαιτεί συγκεκριμένες πληροφορίες από άλλο μέρος, το πρόσωπο αυτό μπορεί να εξετάσει τη σύνταξη μιας επιστολής έρευνας. Βασικά, αυτή η επιστολή θέτει μια ερώτηση ή αίτημα στον αναγνώστη με σκοπό να πείσει τον αναγνώστη να απαντήσει. Η ιδανική έρευνα εντοπίζει ένα συγκεκριμένο άτομο ικανό να παράσχει επαρκή απάντηση με σύντομο και σκόπιμο τρόπο. Για παράδειγμα, ο ιδιοκτήτης μιας λογιστικής εταιρείας μπορεί να στείλει επιστολή σε έναν υπεύθυνο πωλήσεων γραφείου για να ζητήσει έναν κατάλογο ή μια επίσκεψη από έναν αντιπρόσωπο πωλήσεων, εξηγώντας ότι σχεδιάζει να ενημερώσει ή να μεταφέρει την επιχείρησή του.
Βασική μορφή
Ξεχάστε να απευθυνθείτε στην επιστολή σας "Σε ποιον μπορεί να αφορά;" Αντίθετα, προσδιορίστε ένα συγκεκριμένο άτομο επικοινωνίας στην επικεφαλίδα και χαιρετισμό της επιστολής σας όποτε είναι δυνατόν. Για παράδειγμα, εάν γράφετε για να ρωτήσετε για μια πρακτική άσκηση, κάντε μια μικρή εργασία, τηλεφωνικά ή online, για να προσδιορίσετε το όνομα του διαχειριστή μίσθωσης. Μια τυποποιημένη επιστολή έρευνας έχει περίπου τρεις παραγράφους. Η πρώτη παράγραφος δείχνει τι θέλει ο συγγραφέας, όπως πληροφορίες σχετικά με ένα προϊόν, άνοιγμα εργασίας ή άλλη αίτηση. για παράδειγμα:
Αγαπητέ κα Smith,
Είμαι (όνομα του κολλεγίου) φοιτητής, που εργάζεται προς Bachelor of Arts στην παιδική και τη νεολαία φροντίδα. Ενώ αναζητούσατε μια πρακτική άσκηση για το καλοκαίρι του 20XX, βρήκα το πρόγραμμά σας για τις ευκαιρίες πρακτικής άσκησης στο (όνομα της ιστοσελίδας.)
Η δεύτερη παράγραφος εξηγεί τους λόγους του συγγραφέα για το αίτημά του προς τον αναγνώστη. Εξηγήστε γιατί επιλέξατε να επικοινωνήσετε με τον συγκεκριμένο αναγνώστη και τον τρόπο με τον οποίο οι ζητούμενες πληροφορίες θα σας ωφελήσουν:
Καθώς είστε ο υπεύθυνος επικοινωνίας για το πρόγραμμα πρακτικής άσκησης, γράφω για περισσότερες πληροφορίες. Τελικά, επιδιώκω μια εσωτερική θέση για να βελτιώσω τις δεξιότητές μου και την εμπειρία μου στη φροντίδα για νέους που βρίσκονται σε κίνδυνο. Μέχρι σήμερα, τα μαθήματα και η εμπειρία μου περιλαμβάνουν (μαθήματα καταλόγων, σχετική εθελοντική εργασία, άλλα πρακτικά προγράμματα).
Η τελευταία παράγραφος πρέπει να συνδέσει την επιστολή μαζί με μια έκφραση ευγνωμοσύνης για τον χρόνο και τη βοήθεια του αναγνώστη. Η επιστολή συνήθως ολοκληρώνεται με ένα συμπληρωματικό κλείσιμο, όπως "Ειλικρινά", ακολουθούμενο από το όνομα του συγγραφέα.
Αιτηθέντα και ανεπιθύμητα
Οι διερευνητικές επιστολές προέρχονται είτε από ερωτηματολόγια που ζητήθηκαν είτε όχι. Οι ερωτηθέντες επιστολές έρευνας εμφανίζονται συχνότερα όταν μια επιχείρηση διαφημίζει το προϊόν ή την υπηρεσία της με την ελπίδα να προκαλέσει την περιέργεια των υποψήφιων πελατών. Σε περιπτώσεις όπου ο καταναλωτής δεν μπορεί να επιθεωρήσει το προϊόν από μόνο του, ο καταναλωτής πρέπει να επικοινωνήσει με την επιχείρηση μέσω μιας αιτημένης επιστολής. Σε επιστολή αποστολής μηνυμάτων, ο παραλήπτης δεν προβαίνει σε προηγούμενη προσφορά πληροφοριών. Ο αποστολέας ζητά πληροφορίες από μια πηγή που πιστεύεται ότι έχει την απάντηση σε μια ερώτηση, χωρίς πρόσκληση για να το πράξει από την πηγή.
Αιτούμενο παράδειγμα: Επιχορηγήσεις και χρηματοδότηση
Πολλά ιδρύματα ή εταιρείες που προσφέρουν επιχορηγήσεις προτιμούν να λαμβάνουν επιστολή διερεύνησης πριν λάβουν μια πλήρη πρόταση επιχορήγησης. Αυτή η τυπικά ζητηθείσα επιστολή πρέπει να εξηγεί πλήρως την ανάγκη χρηματοδότησής σας και μπορεί να υπερβαίνει τη βασική μορφή τριών παραγράφων, αλλά δεν πρέπει να υπερβαίνει τις τρεις σελίδες. Εκτός από τη βασική εισαγωγή, μια επιτυχημένη επιστολή διερεύνησης για μια αίτηση επιχορήγησης ή χρηματοδότησης πρέπει να περιλαμβάνει μια σύντομη περιγραφή του οργανισμού σας, μια δήλωση αναγκών, τη μεθοδολογία που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε για να επιτύχετε το επιθυμητό αποτέλεσμα και οποιεσδήποτε άλλες πηγές χρηματοδότησης σχέδιο για την εκμετάλλευση του.
Ανεπιθύμητο Παράδειγμα: Πρακτικές και θέσεις εργασίας
Οι περισσότερες επιστολές έρευνας για θέσεις εργασίας και πρακτικής άσκησης είναι ανεπιθύμητες. Σκεφτείτε να στείλετε ερωτήματα όταν θαυμάζετε μια εταιρεία και πιστεύετε ότι θα μπορούσατε να μοιραστείτε μια αμοιβαία επωφελή σχέση εργασίας. Ξεκινήστε την επιστολή σας εισάγοντας τον εαυτό σας και το ενδιαφέρον σας για την απασχόληση στην εταιρεία σας. Παρακολουθήστε συνοπτικά, σε μία ή δύο παραγράφους, πληροφορίες σχετικά με τα προσόντα σας και πώς πιστεύετε ότι η εμπειρία στην εταιρεία του αναγνώστη θα ωφελήσει τόσο εσείς όσο και την εταιρεία. Να πάρει το πόδι σας στην πόρτα με μια εταιρεία που θαυμάζετε κάνει για μια ανταμείβοντας εμπειρία πρακτικής άσκησης. Και ποιος ξέρει; Εάν είστε καλή εφαρμογή, θα μπορούσε να οδηγήσει σε σταθερή θέση.
