Οι διοικητικοί βοηθοί και οι γραμματείς των συλλόγων μπορούν να αποθηκεύουν τα λεπτά συνάντησης με διάφορους τρόπους. Είναι καλύτερο να έχετε τόσο ένα ηλεκτρονικό όσο και ένα έντυπο αντίγραφο, έτσι ώστε να μπορεί κάποιος να χρησιμεύσει ως αντίγραφο ασφαλείας για το άλλο, εάν ένα αντίγραφο χάθηκε ή κατά λάθος καταστράφηκε.
Αποθήκευση του αρχείου ηλεκτρονικά
Αποθηκεύστε λεπτά συνάντησης στον υπολογιστή σας στην ίδια τοποθεσία, όταν η επιχείρησή σας έχει συνάντηση. Δώστε του ένα παρόμοιο όνομα αρχείου κάθε φορά, ώστε να είναι εύκολο να εντοπίσετε το ακριβές αρχείο που χρειάζεστε στο μέλλον. Για παράδειγμα, μπορείτε να τιτλοφορείτε τα μη κερδοσκοπικά πρακτικά της συνεδρίασης του διοικητικού συμβουλίου "Board_Minutes_21 Απρίλιος 2011" και, στη συνέχεια, τον επόμενο μήνα να το αποθηκεύσετε ως "Board_Minutes_20 Μαΐου 2011." Εάν έχετε διαφορετικά είδη συναντήσεων για να παρακολουθείτε τα λεπτά για να τα αποθηκεύσετε σε διαφορετικό φάκελο. Μπορεί κανείς να φέρει την ετικέτα "Συνεδριάσεις Διοικητικού Συμβουλίου" και μια άλλη "Συνάντηση Προσωπικού", οι οποίες και οι δύο φυλάσσονται σε ένα φάκελο "Συναντήσεις" στον υπολογιστή σας.
Ηλεκτρονική αποθήκευση
Αποθηκεύστε τα λεπτά χρησιμοποιώντας μια υπηρεσία ηλεκτρονικής αποθήκευσης εγγράφων. Αυτές οι υπηρεσίες χρεώνουν συνήθως μια χρέωση, αλλά αν ο υπολογιστής ή ο διακομιστής σας κατεβεί, μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο Internet από άλλη τοποθεσία και να ανακτήσετε τα αρχεία σας.
Τιμές
Οι εταιρείες ηλεκτρονικής αποθήκευσης μπορούν να προσφέρουν δωρεάν δοκιμαστική περίοδο για να δοκιμάσουν το προϊόν τους. Το LiveDrive, για παράδειγμα, προσφέρει δωρεάν δοκιμή διάρκειας δύο εβδομάδων και χρεώνει 6,95 δολάρια ανά μήνα για έναν υπολογιστή αντίγραφο ασφαλείας και 16,95 δολάρια το μήνα για μέχρι τρεις υπολογιστές για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας online από τον Απρίλιο του 2011. Και τα δύο προγράμματα έχουν απεριόριστο εύρος ζώνης μεταφόρτωση και λήψη). Το Elephant Drive έχει δωρεάν δοκιμή 15 ημερών. Προσφέρει ένα ξεχωριστό σχέδιο με χωρητικότητα αποθήκευσης μέχρι 100 GB για 2 υπολογιστές για $ 9,95 το μήνα ή $ 99,50 ανά έτος. Το οικογενειακό σχέδιο καλύπτει έως και πέντε συσκευές, έχει χωρητικότητα αποθήκευσης μέχρι 500 GB για 19,95 δολάρια το μήνα ή 199,50 δολάρια το χρόνο.
Hard Copies
Εκτυπώστε ένα αντίγραφο των λεπτών της συνάντησης. Βάλτε διαιρέτες με το μήνα και το έτος των συναντήσεων σε ένα συνδετικό. Εισαγάγετε το αντίγραφο των λεπτών στη σωστή ενότητα μήνα και έτους. Καθώς τα συνδετικά σας γεμίζουν, επισημάνετε την σπονδυλική στήλη με το χρόνο των λεπτών μέσα και ξεκινήστε ένα νέο συνδετικό. Σκεφθείτε να φυλάξετε δύο αντίγραφα από τα πρακτικά της συνάντησής σας αποθηκευμένα σε δύο θέσεις σε περίπτωση που συμβεί κάτι σε ένα από αυτά.
