Εάν εργάζεστε στον επιχειρηματικό χώρο, οι πιθανότητες είναι ότι θα χρειαστεί να αναπτύξετε μια επιχειρησιακή πρόταση ή επιστολή πρότασης σε κάποιο σημείο. Πρόκειται για ένα έγγραφο που χρησιμοποιείται για να προσφέρει τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες του οργανισμού σας σε μια προοπτική που βασίζεται σε καθορισμένες παραμέτρους όπως πεδίο εφαρμογής, κόστος, χρονοδιάγραμμα και προϋπολογισμός.
Τι είναι μια πρόταση έργου; Επίσης γνωστό ως επιχειρηματική πρόταση ή επιστολή πρότασης, το έγγραφο αυτό έχει συνήθως μια συγκεκριμένη μορφή με ορισμένες απαιτήσεις που ποικίλλουν ανάλογα με τον κλάδο σας. Ωστόσο, ο κύριος στόχος μιας επιστολής πρότασης είναι πάντα να αποδείξει την προοπτική του πώς η επιχείρησή σας μπορεί να βοηθήσει στην επίλυση των προβλημάτων που αντιμετωπίζουν.
Τι είναι μια Επιστολή Πρότασης;
Οι επιστολές προτάσεων μπορούν είτε να ζητηθούν από μια επιχείρηση είτε να βρεθούν ανεπιθύμητες. Η πρόσκληση μπορεί να είναι τόσο απλή όσο μια προοπτική που ζητάει μια πρόταση μετά από μια κλήση πωλήσεων ή είναι μια τυπική διαδικασία που ονομάζεται RFP ή αίτηση υποβολής προτάσεων. Αυτή η διαδικασία συνήθως περιλαμβάνει πολλαπλές οργανώσεις που στέλνουν ανταγωνιστικές προτάσεις για να κερδίσουν την επιχείρηση της προοπτικής. Με βάση τη βιομηχανία και τον τύπο της ΠΕΣ, η πρόταση θα πρέπει να καλύπτει συγκεκριμένες απαιτήσεις που περιγράφονται στην προοπτική.
Όταν αντιμετωπίζετε ανεπιθύμητες προτάσεις ή ανεπίσημες αιτήσεις, δεν υπάρχουν επίσημες οδηγίες που πρέπει να ακολουθήσετε. Ωστόσο, είναι σημαντικό να δημιουργήσετε ένα έγγραφο που να απαντά στις ερωτήσεις που μπορεί να έχει η προοπτική σας με σαφή και συνοπτικό τρόπο. Παρόλο που ενδέχεται να μην υπάρχουν τυπικές απαιτήσεις σε αυτές τις περιπτώσεις, είναι ακόμα ζωτικής σημασίας να ακολουθήσετε μια λογική δομή και να καλύψετε τις κρίσιμες πτυχές της επιχείρησής σας και πώς θα λύσει τα προβλήματα με τα οποία ασχολείται η προοπτική.
Μια επιχειρηματική πρόταση ή επιστολή πρότασης θα πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα κριτήρια, ανεξάρτητα από τον κλάδο και τη διαδικασία:
- Συνοδευτική επιστολή
- Τίτλος σελίδας
- Πίνακας περιεχομένων
- περίληψη των κυριότερων σημείων
- Μια επισκόπηση του προβλήματος που αντιμετωπίζει η προοπτική
- Οι στόχοι ή οι στόχοι της πρότασης
- Τι κάνει την εταιρεία σας κατάλληλη να χειριστεί το πρόβλημα
- Πεδίο εφαρμογής, συμπεριλαμβανομένης της τιμής και του χρονοδιαγράμματος
- Μια πρόσκληση για δράση
- Στοιχεία επικοινωνίας
Διεξαγωγή έρευνας πριν ξεκινήσετε την πρότασή σας
Πριν ξεκινήσετε να πληκτρολογείτε μακριά, είναι σημαντικό να συγκεντρώσετε όλες τις σχετικές πληροφορίες σε ένα μέρος. Προσπαθήστε να μάθετε ποιος θα διαβάζει την πρόταση και αν είναι ο υπεύθυνος λήψης αποφάσεων. Προσαρμόστε την πρότασή σας στο ακροατήριό σας, διασφαλίζοντας ότι παρέχετε όλες τις πληροφορίες για τις οποίες θα αναζητούν.
Μάθετε ποιο είδος πόνου δείχνει η προοπτική. Καθορίστε πώς ο οργανισμός σας είναι ο πλέον κατάλληλος για την επίλυση των προβλημάτων τους σε σύγκριση με τον ανταγωνισμό σας. Καταγράψτε στοιχεία που σας ξεχωρίζουν από παρόμοιες επιχειρήσεις στις οποίες μπορεί να μιλάει η προοπτική.
Βεβαιωθείτε ότι η προοπτική έχει προϋπολογισμό ή χρονοδιάγραμμα στο μυαλό σας και βεβαιωθείτε ότι οι εσωτερικοί σας πόροι είναι ευθυγραμμισμένοι ώστε να πληρούν αυτές τις απαιτήσεις. Αφού επιλέξετε ποιες από τις προσφορές σας θα είναι οι πλέον χρήσιμες για την προοπτική σας, θα χρειαστεί να υπολογίσετε τα εσωτερικά σας έξοδα πριν να τους αναφέρετε μια τιμή.
Παρέχετε το πεδίο εφαρμογής του Έργου
Η περιγραφή του πεδίου εφαρμογής του έργου αποτελεί βασική συνιστώσα της μορφής σύνταξης προτάσεων. Έχοντας καταγράψει αυτές τις βασικές πληροφορίες σας δίνει ένα ξεκίνημα για να γράψετε την πρότασή σας. Αφιερώστε λίγο χρόνο για να σχεδιάσετε τα βασικά στοιχεία του πεδίου εφαρμογής. Το πρώτο στοιχείο είναι να υπολογίσετε ποιος θα κάνει το έργο μέσα στον οργανισμό σας, ποιος θα διαχειριστεί τη διαδικασία και ποιος θα είναι το κύριο σημείο επαφής για τον πελάτη σας.
Στη συνέχεια, θα πρέπει να καθορίσετε τι ακριβώς χρειάζεται να γίνει για να βοηθήσετε τον πελάτη να διαχειριστεί τα σημεία πόνου του. Περιγράψτε τα βήματα που θα λάβει ο οργανισμός σας και τη διαδικασία που θα χρησιμοποιήσετε για την επίλυση των προβλημάτων της προοπτικής. Θα πρέπει επίσης να αναφέρετε τις μετρήσεις που θα χρησιμοποιεί η οργάνωση σας για να μετρήσει την επιτυχία του αποτελέσματος.
Τέλος, περιγράψτε το χρονοδιάγραμμα με όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες, παρέχοντας ορόσημα που θα χτυπήσει η εταιρεία σας για να ολοκληρώσει το έργο μέχρι την ημερομηνία που έχετε προτείνει. Να είστε γενναιόδωροι στην εκτίμηση του χρονοδιαγράμματος σας, λογαρίζοντας τυχόν απρόβλεπτα ζητήματα που μπορεί να προκύψουν. Αυτό είναι να δώσετε στην προοπτική σας μια ρεαλιστική περιγραφή του τι μπορείτε να αποδώσετε σε αυτούς.
Ξεκινήστε με την εισαγωγή και τη σύνοψη
Η εισαγωγή της επιστολής της πρότασής σας θα πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες για την εταιρεία και το εμπορικό σήμα σας, με κάποιο υπόβαθρο για το ποιος είστε και τι κάνετε. Αν γράφετε συχνά επιστολές προτάσεων, μπορεί να θέλετε να αναπτύξετε κείμενο με λέξεις-κλειδιά για την εταιρεία σας, το οποίο μπορείτε να επαναχρησιμοποιήσετε κάθε φορά.
Η περίληψη πρέπει να περιλαμβάνει τα σχετικά σημεία της πρότασής σας. Ενώ δεν πρέπει να προσπαθήσετε να συνοψίσετε κάθε πτυχή του εγγράφου, συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με το γιατί η εταιρεία σας είναι σωστή για τη δουλειά και πώς θα βοηθήσετε να διαχειριστείτε τα σημεία πόνου της προοπτικής.
Ανάπτυξη του σώματος της πρότασης
Το σώμα της πρότασης πρέπει να περιλαμβάνει τις λεπτομέρειες του προβλήματος που αντιμετωπίζει η προοπτική σας. Για να καταδείξετε την κατανόηση των προβλημάτων σας, πηγαίνετε στις ιδιαιτερότητες του τοπίου τους και τις δυσκολίες που αντιμετωπίζουν καθημερινά. Αυτό βοηθά να δείξετε την προοπτική σας ότι είστε πολύ έμπειρος στους τομείς που τους ενδιαφέρουν.
Περιγράψτε τους στόχους για την πρότασή σας. Αυτό θα είναι κατά κύριο λόγο να δείξει την προοπτική που εννοείτε να τους βοηθήσετε με τα επιχειρηματικά τους προβλήματα μέσω των προϊόντων ή των υπηρεσιών που προσφέρετε. Δώστε λεπτομέρειες σχετικά με το τι κάνει την εταιρεία σας διαφορετική από τους ανταγωνιστές σας και γιατί προτιμάτε καλύτερα να εργάζεστε με την προοπτική από ό, τι είναι. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει μιλάμε για άλλους οργανισμούς με τους οποίους έχετε δουλέψει, παρουσιάζοντας παραδείγματα προηγούμενων σχεδίων και παρέχοντας λεπτομέρειες σχετικά με τις γνώσεις και την εμπειρία σας.
Παρέχετε προδιαγραφές και υποθέσεις
Συμπεριλάβετε το πεδίο που έχετε ορίσει με συγκεκριμένες τιμές και χρονοδιαγράμματα. Η εταιρεία σας μπορεί να μην γνωρίζει όλες τις λεπτομέρειες για τις απαιτήσεις της προοπτικής, οπότε μπορεί να χρειαστεί να αναλάβετε μερικά πράγματα, όπως ο εσωτερικός προϋπολογισμός και οι περιορισμοί του χρονοδιαγράμματος. Μπορείτε να συμπεριλάβετε αυτές τις υποθέσεις στην πρόταση και να δώσετε ακόμη και μερικές επιλογές. Για παράδειγμα, μπορείτε να παράσχετε εκτιμήσεις για ανάκαμψη διάρκειας τεσσάρων εβδομάδων, ανάκαμψη έξι εβδομάδων και ανάκαμψη οκτώ εβδομάδων, με αντίστοιχη τιμολόγηση για κάθε χρονοδιάγραμμα.
Κλείσιμο με ισχυρό επιχείρημα
Το συμπέρασμά σας για την επιστολή της πρότασης θα πρέπει να περιλαμβάνει μια σύντομη περίληψη των πληροφοριών που έχετε δώσει την προοπτική. Σας ευχαριστώ που αφιερώσατε το χρόνο να εξετάσετε την πρόταση που έχετε υποβάλει και να τους δώσετε πληροφορίες σχετικά με το τι πρέπει να κάνετε στη συνέχεια. Είναι κρίσιμο να συμπεριλάβετε μια πρόσκληση για δράση στην πρόταση της επιχείρησής σας. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την κλήση σας να συζητήσετε περαιτέρω την πρόταση ή να οργανώσετε μια συνάντηση για να υπογράψετε τη συμφωνία. Τέλος, συμπεριλάβετε πληροφορίες για το πώς μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας, με μερικές επιλογές, όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το τηλέφωνο και ο ιστότοπος.
Ακολουθήστε τις βέλτιστες πρακτικές
Για να κάνετε την επιστολή της πρότασής σας πιο αποτελεσματική, στείλτε μαζί μερικά δικαιολογητικά. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει περιπτωσιολογικές μελέτες των προηγούμενων πελατών σας, μαρτυρίες ευχαριστημένων πελατών και υπολογιστικά φύλλα με στατιστικά στοιχεία που δείχνουν το ποσοστό επιτυχίας σας.
Φροντίστε να γράψετε την πρότασή σας στο επιστολόχαρτο της εταιρείας και να το σχεδιάσετε από έναν γραφίστη εάν διαθέτετε τους πόρους που διαθέτετε. Η προσοχή στο οπτικό στοιχείο μπορεί να βοηθήσει την εταιρεία σας να ξεχωρίσει από τις ανταγωνιστικές προτάσεις που μπορεί να λάβει η προοπτική.
Μην ξεχάσετε να ακολουθήσετε
Αν και δεν αποτελεί άμεσα μέρος του εγγράφου της επιστολής της πρότασης, ένα από τα βασικά στοιχεία της αποστολής μιας πρότασης είναι η παρακολούθηση της προοπτικής. Καλέστε ή στείλτε με email την προοπτική σας μετά από μερικές ημέρες από την αποστολή της επιστολής της πρότασης για να μάθετε εάν έχουν ερωτήσεις ή σχόλια σχετικά με το έγγραφο. Προσφέρετε να διευκρινίσετε τα στοιχεία για τα οποία ενδέχεται να χρειάζονται περισσότερες πληροφορίες. Παρακολουθώντας, βοηθάτε να καλλιεργήσετε μια ισχυρή σχέση με την προοπτική.
