Ενώ ο εργαζόμενος μπορεί να είναι ανήσυχος να αντικαταστήσει το paycheck του γρήγορα, το τμήμα μισθοδοσίας πρέπει να ισορροπήσει το άγχος του υπαλλήλου με την ανάγκη της εταιρείας να διασφαλίσει ότι η επανεκπομπή αντιμετωπίζεται σωστά. Πρέπει να είστε ενήμεροι για τον υπάλληλο, εξασφαλίζοντας ταυτόχρονα ότι ο αρχικός έλεγχος δεν έχει ήδη εισπραχθεί.
Αναζητήστε τις λεπτομέρειες του χαμένου ελέγχου στο σύστημα μισθοδοσίας σας. Εκτός από το όνομα του δικαιούχου, πρέπει να γνωρίζετε την ημερομηνία, τον αριθμό και το ποσό της επιταγής.
Επικοινωνήστε με την τράπεζά σας για να βεβαιωθείτε ότι η επιταγή δεν έχει εξαργυρωθεί.
Ζητήστε από την τράπεζά σας να εκδώσει μια πληρωμή στο τέλος της επιταγής. Οι αιτήσεις διακοπής πληρωμής συνήθως δεν ισχύουν έως και 24 ώρες μετά την τοποθέτησή τους, αλλά οι κανόνες ενδέχεται να διαφέρουν ανάλογα με το χρηματοπιστωτικό ίδρυμα. Ως εκ τούτου, είναι καλή πολιτική να περιμένετε τουλάχιστον 24 ώρες πριν από την αντικατάσταση της επιταγής για να διασφαλίσετε ότι η πληρωμή στάσης είναι επιτυχής.
Περιμένετε 24 ώρες και βεβαιωθείτε ότι η πληρωμή στάσης ήταν επιτυχής. Εάν ήταν επιτυχής, συνεχίστε στο επόμενο βήμα.
Εκδώστε μια επιταγή αντικατάστασης στον υπάλληλο. Πρέπει να ολοκληρώσετε αυτή τη διαδικασία μέσω του συστήματος μισθοδοσίας σας, ώστε να καταγραφεί και να συμπεριληφθεί το έντυπο αντικατάστασης στο Έντυπο W-2 του υπαλλήλου. Ο έλεγχος αντικατάστασης πρέπει να έχει τα ίδια κέρδη, τους φόρους, τις κρατήσεις και την καθαρή αμοιβή όπως ο αρχικός έλεγχος. Αν δεν μπορείτε να δημιουργήσετε τον έλεγχο αντικατάστασης απευθείας στο σύστημα μισθοδοσίας σας, βεβαιωθείτε ότι εισάγετε τα στοιχεία ελέγχου στο σύστημα.
Αποκτήστε τις απαιτούμενες υπογραφές στον έλεγχο αντικατάστασης. Φροντίστε να συμπεριλάβετε την τεκμηρίωση υποστήριξης για το πρόσωπο που υπογράφει την επιταγή για έλεγχο.
Καταργήστε την αρχική επιταγή στο σύστημα μισθοδοσίας σας. Αυτό το βήμα είναι κρίσιμο για να διασφαλιστεί ότι οι μισθοί και οι φόροι δεν υπολογίζονται διπλά στο έντυπο W-2 του υπαλλήλου, στην ετήσια κατάσταση μισθοδοσίας και φόρου και να καταργηθεί η επιταγή από τον ανεξάρτητο κατάλογο ελέγχου.
Παρουσιάστε τον έλεγχο αντικατάστασης στον υπάλληλο.
Συμβουλές
-
Απαιτήστε από τον υπάλληλο να υπογράψει μια ένορκη βεβαίωση δηλώνοντας ότι το paycheck του χάνεται και συμφωνώντας ότι αν βρει την επιταγή δεν θα προσπαθήσει να το τακτοποιήσει. Αν έχετε τη δυνατότητα να προσφέρετε στους εργαζομένους σας άμεσες χρεωστικές κάρτες κατάθεσης ή μισθοδοσίας, ενθαρρύνετε τη συμμετοχή τους ως έναν τρόπο μείωσης του αριθμού των ζητημάτων που χάσατε στην επιταγή σας. Επικοινωνήστε με την τράπεζά σας για να καθορίσετε την πολιτική της σχετικά με τη διακοπή πληρωμών. Αν η πληρωμή στάσης δεν ήταν επιτυχής, ενημερώστε τον υπάλληλο και ζητήστε αντίγραφο του ακυρωμένου επιταγή, για να προσδιορίσετε ποιος το εισπράξει. Αυτό που θα κάνετε στη συνέχεια θα εξαρτηθεί από τα γεγονότα και τις περιστάσεις γύρω από τον τρόπο με τον οποίο εισπράχθηκε η επιταγή.
Προειδοποίηση
Ορισμένες υπηρεσίες εξαργύρωσης ελέγχου θα εξαργυρώσουν μια επιταγή η οποία έχει κατατεθεί σε αυτήν. Ανάλογα με το κρατικό δίκαιο, ενδέχεται να εξακολουθείτε να είστε υπεύθυνοι για την πληρωμή του επιταγή στην υπηρεσία εξαργύρωσης επιταγών.
