Οι εθελοντές είναι το αίμα ζωής μιας μη κερδοσκοπικής οργάνωσης. Πολλοί μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί δεν διαθέτουν επαρκές προσωπικό για να λειτουργούν αποτελεσματικά μια οργάνωση, έτσι ώστε οι εθελοντές να καλύψουν το κενό. Οργανισμοί που αναπτύσσουν και υπογραμμίζουν πολιτικές και διαδικασίες για το εθελοντικό τους πρόγραμμα και που καθορίζουν τους ρόλους και τις ευθύνες των εθελοντών αποκομίζουν τα οφέλη που συνοδεύουν ένα πρόγραμμα πρώτης τάξεως εθελοντών.
Γράψτε μια εισαγωγή. Περιλάβετε το όνομα του οργανισμού, τη δήλωση αποστολής και τις βασικές αξίες, τον κατάλογο των μελών του προσωπικού και τον κατάλογο των μελών του διοικητικού συμβουλίου. Οι εθελοντές όχι μόνο βοηθούν με τα έργα αλλά και πρεσβευτές για τον οργανισμό σας. Πρέπει να γνωρίζουν πώς λειτουργεί ο οργανισμός και οι άνθρωποι που αντιπροσωπεύουν τον οργανισμό σε διοικητική ικανότητα. Επίσης περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με το ποιος ο οργανισμός υπηρετεί, τι κάνει για να βοηθήσει, και τα προγράμματα που υποστηρίζει.
να εισαγάγει την υπηρεσία στους εθελοντές στην πρώτη παράγραφο του εγχειριδίου και να τους υποδεχθεί. Αν και οι εθελοντές δεν πληρώνονται προσωπικό, πρέπει να αντιμετωπίζονται με σεβασμό από την πρώτη μέρα. Να είστε βέβαιος να αναγνωρίσει την αξία τους ως κεντρική στην αποστολή του οργανισμού. Γράψτε δύο σύντομες προτάσεις για να ευχαριστήσετε εκ των προτέρων τους εθελοντές για την υπηρεσία τους στον οργανισμό και να τους ενημερώσετε για το πόσο κεντρικό είναι στην αποστολή.
Δημιουργήστε το εγχειρίδιο σε μορφή 8 1/2 ίντσες ανά 11 ίντσες ή κατά προτίμηση 6 ίντσες με 9 ίντσες, ώστε να είναι εύκολη η μεταφορά και οι εθελοντές μπορούν να το κρατήσουν χρήσιμο για αναφορά. Το εγχειρίδιο μπορεί επίσης να τεθεί σε ένα τρισδιάστατο συνδετικό υλικό, ώστε οι ενημερώσεις να μπορούν να προστεθούν εύκολα. Ρυθμίστε τις πολιτικές και τις διαδικασίες με βήμα προς βήμα χρησιμοποιώντας απλή και σαφή γλώσσα. Μην χρησιμοποιείτε $ 10-λέξεις για να κάνετε σημεία. Οι εθελοντές προέρχονται από όλα τα εκπαιδευτικά περιβάλλοντα και η γλώσσα του εγχειριδίου σας πρέπει να είναι σε επίπεδο εκπαίδευσης που μπορεί να καταλάβει ο καθένας.
Δημιουργήστε περιγραφές θέσεων εργασίας για τις εθελοντικές θέσεις. Περιγράψτε τους ρόλους και τις ευθύνες, ώστε οι εθελοντές να μπορούν να επιλέξουν τη θέση που ταιριάζει καλύτερα στα ενδιαφέροντά τους. Οι περιγραφές εργασίας θα βοηθήσουν την υπηρεσία σας να αντιστοιχίσει τους εθελοντές σε μια κατάλληλη εθελοντική ευκαιρία. Οι άνθρωποι προσφέρονται εθελοντικά για διάφορους λόγους και έχουν διαφορετικές δεξιότητες. Μια καλή περιγραφή θέσεων εργασίας θα επιτρέψει στους εθελοντές να επιλέξουν τη σωστή ευκαιρία για αυτούς και για την οργάνωσή σας. Προσθέστε δείγματα αντιγράφων των φύλλων εισόδου, των εντύπων εγγραφής κλπ. Οι οργανισμοί έχουν παρακολούθηση βάσεων δεδομένων για ώρες εθελοντών: τα φύλλα χρόνου βοηθούν στην ευκολότερη παρακολούθηση.
Περιγράψτε τους τύπους αρχικής και πρόσθετης κατάρτισης που διατίθενται στον εθελοντή. Κατάλογος ημερομηνιών προσανατολισμού και πώς μπορούν να ενημερώσουν τις δεξιότητές τους ή να μάθουν νέα. Αναπτύξτε ένα ημερολόγιο ημερομηνιών για εκπαίδευση και προσανατολισμό. Ενημερώστε τους εθελοντές εάν πρέπει να υπογράψουν μια δήλωση εμπιστευτικότητας. Αν το κάνουν, ελέγξτε τη δήλωση μαζί τους, απαντήστε σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις και εξηγήστε το λόγο της δήλωσης. Κατά τη διάρκεια των εθελοντικών προσανατολισμών, επανεξετάστε προσεκτικά το εγχειρίδιο εθελοντών και αφήστε χρόνο για εθελοντές να υποβάλουν ερωτήσεις. (Είναι πάντα ωραίο να έχετε απλά αναψυκτικά στους εθελοντικούς προσανατολισμούς.)
Περιγράψτε τη διαδικασία για τον έλεγχο των εθελοντών. Ενημερώστε τους αν χρειάζονται έλεγχο ιστορικού, αν η εθελοντική θέση που επιλέγουν έχει ειδικές άδειες, κινδύνους, ιατρικές αποστάσεις, εξετάσεις φυματίωσης, εμβλήματα και ούτω καθεξής. Αν αναμένουν να οδηγήσουν για το πρακτορείο, να εξηγήσουν ποιο είδος ασφάλισης πρέπει να έχουν να κάνουν, ή οποιαδήποτε πρόσθετη ασφάλεια θα πρέπει να εργαστούν ως εθελοντές για την αντιπροσωπεία σας.Εξηγήστε τυχόν ζητήματα ευθύνης και παρέχετε απαλλαγές για υπογραφή αν έχετε θέσεις εθελοντών υψηλού κινδύνου. Οι εθελοντές πρέπει να γνωρίζουν τους κινδύνους ορισμένων ευκαιριών εθελοντών. Βεβαιωθείτε ότι συμπεριλάβατε τα έντυπα παραίτησης και κατά τη διάρκεια του προσανατολισμού, εξηγήστε το σκεπτικό και δώστε στους εθελοντές την επιλογή να υπογράψουν αυτές τις φόρμες. Αυτή η διαδικασία θα προστατεύσει τον οργανισμό σε περίπτωση ατυχήματος.
Εξηγήστε πώς οι εθελοντές μπορούν να λάβουν βραβεία. Εάν ο οργανισμός διαθέτει πρόγραμμα αναγνώρισης, περίγραμμα κατά την πραγματοποίησή του, τον τρόπο με τον οποίο ο οργανισμός αναγνωρίζει τους εθελοντές, εάν πρόκειται για εκδήλωση γκαλά, γεύμα ή ειδική τελετή απονομής βραβείων και τον κωδικό φόρμας εκδήλωσης. Εάν η εκδήλωση αναγνώρισης εθελοντών είναι μια ιδιαίτερη ευκαιρία για τους εθελοντές, περιγράψτε το έτσι κατανοούν ότι το προσωπικό του οργανισμού γίνεται "εθελοντές" για αυτό το γεγονός και οι εθελοντές γίνονται οι φιλοξενούμενοι.
