Πολλές οργανώσεις έχουν προβλήματα, και για να γράψετε ένα σημείωμα σχετικά με την επίλυση ενός προβλήματος θα πρέπει να ακολουθήσετε συγκεκριμένα βήματα.. Προτού μπορέσετε να γράψετε ένα σημείωμα χρειάζεστε όλες τις πληροφορίες που αφορούν το πρόβλημα καθώς και τα άτομα που εμπλέκονται. Μερικές φορές η επίλυση ενός προβλήματος είναι θέμα βελτίωσης της επικοινωνίας.
Προσδιορίστε ή ορίστε το πρόβλημα είναι. Το σημείωμα σας θα πρέπει να ξεκινά με μια δήλωση προβλήματος. Αυτή είναι μια γρήγορη περίληψη του προβλήματος. Βεβαιωθείτε ότι έχετε τοποθετήσει αυτές τις πληροφορίες με τους απλούστερους όρους, ώστε όλοι οι συμμετέχοντες να κατανοήσουν το πρόβλημα.
Μάθετε τις πιθανές αιτίες του προβλήματος. Το σχέδιο δράσης σας μπορεί να στραφεί προς την εξάλειψη των αιτιών.
Γράψτε ποιος και τι επηρεάζεται από το πρόβλημα. Καταγράψτε όλα τα άτομα και τις υπηρεσίες που επηρεάζονται και εξηγήστε πώς. Για παράδειγμα, ένα ανεπαρκές σύστημα πληροφορικής θα επηρεάσει το τμήμα εξυπηρέτησης πελατών επειδή δεν θα είναι σε θέση να λάβει κλήσεις τόσο γρήγορα. Αυτό μπορεί να μειώσει την κερδοφορία μιας επιχείρησης επειδή η κακή εξυπηρέτηση των πελατών μπορεί να προκαλέσει απώλεια μεριδίου αγοράς.
Κάντε μια λίστα με τις πιθανές λύσεις στο πρόβλημα. Μια λύση θα μπορούσε να είναι η πλήρης αναβάθμιση του συστήματος του υπολογιστή. Μια άλλη πιθανή λύση είναι να προσλάβετε περισσότερους αντιπροσώπους εξυπηρέτησης πελατών για να χειριστείτε την περίσσεια κλήσεων εξαιτίας ενός κακού συστήματος. Γράψτε τις πολλές λύσεις για το πρόβλημα, όπως μπορείτε να το βρείτε.
Προτείνετε την καλύτερη δυνατή λύση. Εξηγήστε γιατί η μέθοδος που επιλέξατε είναι η καλύτερη. Προσδιορίστε ποιος θα βοηθήσει στην υλοποίησή του. Η σύστασή σας πρέπει να περιλαμβάνει τα έξοδα που θα προκύψουν. Βεβαιωθείτε ότι η λύση έχει χρόνο έναρξης και λήξης. Περιγράψτε τα άτομα ή τα τμήματα που θα συμμετάσχουν στη λύση.
