Όταν οι επιδόσεις των εργαζομένων πέσουν κάτω από τις προσδοκίες της εταιρείας, πολλοί εργοδότες αναπτύσσουν σχέδια βελτίωσης της απόδοσης. Ο σκοπός ενός σχεδίου βελτίωσης της απόδοσης είναι να δοθεί στον εργαζόμενο η ευκαιρία να αντιμετωπίσει τις ελλείψεις απόδοσης χρησιμοποιώντας μια δομημένη μέθοδο που περιλαμβάνει καθοδήγηση εποπτικού φορέα και τακτική παρακολούθηση για τη μέτρηση της προόδου. Ορισμένα σχέδια βελτίωσης της απόδοσης είναι η τελευταία ευκαιρία που πρέπει να παραμείνει ο εργαζόμενος για εργασία. Επομένως, κατασκευάστε σχέδια με αυστηρές οδηγίες που απαριθμούν τις συνέπειες από τις οποίες ένας υπάλληλος ενημερώνεται όταν γράφετε το σχέδιο.
Ελέγξτε την αξιολόγηση της απόδοσης του υπαλλήλου για την τρέχουσα περίοδο αξιολόγησης. Συγκρίνετε με εκτιμήσεις απόδοσης για προηγούμενες εκτιμήσεις, για να διαπιστώσετε αν ο εργαζόμενος έχει επιδείξει επάρκεια στο παρελθόν σχετικά με τρέχοντα θέματα.
Καταγράψτε τα πρότυπα απόδοσης όπου η απόδοση του υπαλλήλου δεν ανταποκρίνεται στις προσδοκίες. Για παράδειγμα, εάν τα πρότυπα απόδοσης υποδεικνύουν ότι ένας πράκτορας εξυπηρέτησης πελατών πρέπει να διατηρήσει ικανοποίηση 85 τοις εκατό για τα σχόλια των πελατών, ένας υπάλληλος του οποίου η βαθμολογία είναι μόλις 60 τοις εκατό πρέπει να βελτιωθεί. Οι τομείς βελτίωσης μπορεί να περιλαμβάνουν δεξιότητες επικοινωνίας, διαδικασίες βοήθειας πελατών και πιθανώς δεξιότητες διαπραγμάτευσης και επίλυσης συγκρούσεων.
Συζητήστε τα δυνατά σημεία του υπαλλήλου και πώς να χρησιμοποιήσετε αυτές τις δεξιότητες για να βελτιώσετε τους τομείς στους οποίους η απόδοσή του πρέπει να βελτιωθεί. Για παράδειγμα, ένας εργαζόμενος που επιδεικνύει εξαιρετική επάρκεια στην παροχή βοήθειας πελατών μέσω τηλεφώνου μπορεί να εργαστεί για τη μεταφορά αυτών των καλών δεξιοτήτων επικοινωνίας όταν βοηθά τους πελάτες στην προσωπική αλληλεπίδραση. Ζητήστε από τον υπάλληλο τη συμβολή του σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα μπορούσε να βελτιωθεί, όπως κατάρτιση δεξιοτήτων εργασίας ή καθοδήγηση ενός σε ένα από έναν επόπτη ή έναν έμπειρο υπάλληλο.
Καθορίστε τομείς για βελτίωση σύμφωνα με την προτεραιότητά τους. Οι κρίσιμες περιοχές έρχονται πρώτα, ακολουθούμενες από περιοχές στις οποίες ο εργαζόμενος μπορεί να κάνει μεταγενέστερες βελτιώσεις ή μικρές προσαρμογές. Εξετάστε το ενδεχόμενο να ενσωματώσετε μικρές προσαρμογές για βελτίωση εάν είναι σχετικά εύκολες διορθώσεις που ο εργαζόμενος μπορεί να επιλύσει αμέσως.
Καταγράψτε τα σχόλια των εργαζομένων και τις συστάσεις του επιβλέποντος. Κατασκευάστε ένα γραπτό σχέδιο που αναφέρει ελλείψεις απόδοσης, σύμφωνα με τα πρότυπα απόδοσης. Επιπλέον, καταγράψτε τις δραστηριότητες που θα λάβει ο εργαζόμενος για τη βελτίωση και τους πόρους που απαιτούνται για βελτίωση.
Προγραμματίστε ορόσημα για την παρακολούθηση της προόδου στο σχέδιο βελτίωσης της απόδοσης. Για παράδειγμα, εάν η διάρκεια του σχεδίου είναι 45 ημέρες, τα εβδομαδιαία συνέδρια παρακολούθησης με έναν επόπτη θα πρέπει να αποκαλύπτουν βελτιώσεις.
Δηλώστε τις συνέπειες της μη τήρησης των όρων του σχεδίου βελτίωσης της απόδοσης. Ανάλογα με τις περιοχές και τα είδη βελτίωσης, η απομάκρυνση από τη θέση ή ακόμα και ο τερματισμός θα μπορούσε να προκύψει από το γεγονός ότι ένας υπάλληλος δεν ολοκλήρωσε τους όρους του σχεδίου.
Αποκτήστε συμφωνία από τον υπάλληλο σχετικά με τους όρους και τις προϋποθέσεις του σχεδίου βελτίωσης της απόδοσης. Παρέχετε στον υπάλληλο αντίγραφο του σχεδίου και ζητήστε του να τον υπογράψει για ένδειξη ότι κατανοεί τις απαιτήσεις και τις συνέπειες.
Επισυνάψτε ένα αντίγραφο του τρέχοντος σχεδίου αξιολόγησης απόδοσης στο σχέδιο βελτίωσης της απόδοσης και καταθέστε και τα δύο έγγραφα στο αρχείο προσωπικού του υπαλλήλου.
